Complexe inkooptrajecten blijken geregeld een te grote uitdaging. Dat kan beter, ziet kennisnetwerk NEVI. Het eerste advies van een serie: kies voor maximale waarde op alle fronten.
– Special Inkoop & Aanbesteden –
De Noord-Zuidlijn, een nieuw ICT-systeem, de HSL. De
problemen met dit soort projecten komen niet uit de lucht vallen, verklaart
hoogleraar Purchasing and Supply Management Arjan van Weele. “Recent onderzoek
leert dat de overheid haar inkoop- en aanbestedingsbeleid primair richt op
tendering en het realiseren van de laagste prijs”, zegt Van Weele, die ook lid
is van een denktank van NEVI. “Bij lange termijnverbindingen geeft dit
problemen.”
Contractmanagement
Eerst de achtergronden. De overheid is de grootste inkoper
van het land, gemeenten kopen het meeste in en steeds meer inkooptrajecten
worden uitbesteed. Dit betekent een verschuiving van interne organisatie naar
contractbeheer, ziet NEVI. Projecten worden complexer en de regels lezen niet
als een kinderboek.
Wat moet de focus zijn? In goed Nederlands: best value for the tax payer’s
money. Die maximale waarde komt tot uiting in betere producten, innovatie,
duurzaamheid, betere marktwerking binnen het overheidsinkopen en beter
samenwerking met private partijen. Enfin, kost dat meer geld?
Bezuinigen
Nee, volgens Van Weele. Het is juist goed te combineren met
besparingen als gemeenten slimmer gaan inkopen. “Sterker, de focus op maximale
waarde levert op termijn lagere prijzen op.” Van Weele wijst op het onderzoek
waaruit blijkt dat een goede samenwerking tussen inkopers en aanbieders
uiteindelijk tot een lager prijs. Juist door samen te werken aan de kwaliteit
van producten of diensten.
Weg met de laagste prijs dus, maar welke waarden moeten dan
wel leidend zijn tijdens een inkooptraject? Dit is te verdelen in drie
componenten:
- Klantwaarde. De gemeenten krijgt, als klant, de beste
oplossing voor een probleem. Daarom wordt ondermeer gebruik gemaakt van de
expertise in de markt. - Maatschappelijke waarde. Gemeenten moeten van haar
leveranciers eisen dat zij bijdragen aan het beperken van CO2-uitstoot of aan
een leefbare samenleving, bijvoorbeeld. - Prijs-waardeverhouding. Zoek binnen het budget naar de
beste haalbare oplossing. De besparing zit in het zo goed mogelijke product
voor het besteedbare geld.
Het begint met een scherpe kijk op de zaak. “De Europese regels zijn prima te
gebruiken voor een doelmatig inkoopbeleid, maar dat vraagt wel eerst om een
visie”, stelt Van Weele. “Zonder een dergelijke visie verzanden de regels in
een bureaucratie.” Een voorbeeld: in Engeland wordt de visie voorop gesteld en
zijn de regels ervoor om die visie rechtmatig te realiseren.
Dit is het eerste
advies voor slimmer inkopen van NEVI. Het tweede advies staat volgende week
woensdag op Gemeente.nu.
Eerder verschenen in de Special Inkoop & Aanbesteden:
Wat doen wij prive?, kopen wij altijd producten voor de laagste prijs? Nee, wij informeren naar de kwaliteit, kijken naar de maatschappelijke betrokkenheid van het merk of kiezen juist voor het milieubewuste product. De overheid zou dus niet altijd op prijs moeten hoeven gunnen. Want hoe komen de innovatieve (duurdere) kwaliteits producten anders ooit op de markt? De ambtenaar moet de mogelijkheid hebben om te gunnen op basis van deze alternatieve criteria, en dient dit dan te onderbouwen in een rapportage met marktonderzoek en conclusies zodat vastligt waarom er gekozen is voor deze kwaliteit en niet de laagste prijs.
Dat willen we natuurlijk allemaal wel!
Maar dan nu nog even de vertaling in een gunningssysteem.