Inkopen? Ga eerst met leveranciers om tafel

Innovatie klinkt goed, maar wat betekent dat inkopen nieuwe stijl eigenlijk?

– Special Inkoop & Aanbesteden –

Jacques Reijniers, hoogleraar inkoopmanagement aan Nyenrode Business Universiteit en directievoorzitter van Het NIC, geeft adviezen om beter in te kopen.

Het begint bij informeel overleg, stelt Reijniers. “Ga in een vroeg stadium om de tafel met leveranciers, maar haal er ook veel eerder een aanbestedingsjurist bij. Marktconsultatie. Dit kan heel goed en zorgt ervoor dat je toekomstige problemen kunt voorkomen. We moeten af van het angstsyndroom, dat idee van: als we maar geen fouten maken.”

Ben je dan niet aan het onderhandelen?
“Nee”, antwoordt Reijniers. “Je hoeft niet bang te zijn dat je in onderhandeling bent, als je om informatie vraagt. Daar heb je als gemeente alle ruimte voor, tot het bestek op tafel ligt en de opdracht publiekelijk is gemaakt, maar dat zijn maar twee van de zeven stappen in het inkoopproces.”

Waarom is een dialoog met leveranciers zo belangrijk?
“Als aankopende partij heb je bij redelijk wat vraagstukken geen kennis van zaken; leveranciers lopen vooruit op de ontwikkelingen. Het is dan wel de bedoeling welke leveranciers aan de toekomst van het inkopen werken. Klassiek specificeren is gebaseerd op historische informatie!”

En die kennis ontbreekt?
“Er zijn al best wat stappen gezet, maar we zijn er nog lang niet. Goede inkopers zijn mensen die verstand hebben van het product of dienst, van alle criteria voor het inkopen, de juridische kant van het verhaal, de markt van leveranciers, etc. Dat moet je managen. Van dat proces moet je de regisseur zijn: een ondenemende, bedrijfskundige inkoper.”

Dat is niet mis…
“Het is vooral goed te doen als je op tijd begint. Maak gebruik van de kennis van anderen en betrek ze bij het voortraject. Op die manier kan je ook veel meer rekening houden met de kwaliteit van je inkopen. Het is de vraag of je het lef hebt om de in verhouding tussen prijs en kwaliteit de kwaliteit voor bijvoorbeeld zeventig procent te laten prevaleren in de beoordeling.”

Waarom wordt dan nog steeds vooral naar de laagste prijs gekeken?
“Dat is eenvoudiger en veiliger. Zeker als de personele inkoop bezetting krap is, wordt al snel gekozen voor het laagste prijs concept. Toch herhaal ik dat je dit soort problemen kunt voorkomen door vroeg te beginnen met informeel overleg. Dat hoor je ook van aanbestedingsjuristen. Die willen ook best eerder om de tafel, terwijl ze vaak pas op het allerlaatste moment worden gevraagd een ‘bestek’ te lezen.”

Hoef je dan nooit naar de laagste prijs te kijken?
“Jawel hoor. Als het bijvoorbeeld gaat om commodity-producten. Dan kan je vrij eenvoudig van te voren de kwaliteit en de prijs vergelijken. Dan kijk je vooral naar de prijs en dat is logisch.”

Hoe is het ontsporen van een rijdende inkooptrein te voorkomen?
“Er zou meer aandacht moeten zijn voor contractmanagement en –beheer. Dat is uiterst belangrijk, en ook hier moet je al tijdens de specificatiefase vastleggen wat de eisen zijn. Als je dat niet regelt, moet je de advocaten er op een gegeven moment weer bij halen. Maak dus heldere afspraken en houd een vinger aan de pols.  

Volg Gemeente.nu op Twitter.