Overal in Nederland gaat da lokale overheid aan de slag met shared service centers bedrijfsvoering, soms over de volle breedte, soms op één terrein, zoals ict. Waarom kiezen gemeenten hiervoor?
Als directeur van het Platform shared services bij de overheid is Henriëtte van den Heuvel de coördinator van dit kennisnetwerk maar ook direct betrokken bij de centra. Het Platform is een netwerkorganisatie gericht op kennisuitwisseling via de website, nieuwsbrieven en publicaties. Ook ondersteunt het platform gemeenten bij het opzetten van shared services en wordt onder meer samengewerkt met de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken als het gaat om intergemeentelijke samenwerking.
Het realiseren van een shared service center (ssc) vergt een flinke tijdsinvestering en het duurt al gauw een paar jaar voordat het werkelijk wat oplevert. Dus nogmaals de vraag: waarom? “De kwaliteit gaat omhoog” , weet Van den Heuvel. “Ook is er sprake van minder meerkosten.”
Samenwerking: Noodzaak, vertrouwen en tijd
Ook tijdens de onlangs georganiseerde Grote Dag van de Kleine Gemeenten was intergemeentelijke samenwerking het belangrijkste thema. Vertrouwen bleek daar een sleutelwoord. De directeur van het platform beaamt dit: “Samenwerking is geen doel op zich, dus er moet een noodzaak zijn, en een zekere urgentie. Wil het werken dan moet er vertrouwen zijn, en ze moeten elkaar wat gunnen.”
Als verschillende partijen de noodzaak voelen om een taak vanuit een ssc te laten uitvoeren, is het belangrijk dat ze voldoende tijd hebben om van het project een succes te maken. Het is bij het opzetten van de samenwerking van belang niet ieder punt te willen winnen, en het speelveld te vergroten. “Breng als secretarissen de verschillende samenwerkingsvraagstukken die er binnen een bepaalde groep gemeenten spelen in één mandje bijeen, bijvoorbeeld ISD en milieu.”
Zo ontstaat meer onderhandelingsruimte en kan je wat uitruilen. “Je hoeft dan niet per samenwerkingsvraagstuk op alle punten compromissen moet sluiten.” Van den Heuvel vergelijkt het met de huidige coalitiebesprekingen, waar dit ook de inzet lijkt te zijn.
Obstakels
Waar kan het fout gaan? Drie kwesties vragen om een productief evenwicht, zegt van den Heuvel:
– Standaardisatie en maatwerk
– De rolverdeling tussen eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer
– De relatie tussen grote en kleinere gemeenten
“Waar ligt de knip?” is ook een belangrijke vraag. Wie gaat over welke onderwerpen. Het is van belang te bepalen wat je als gemeente zelf wil blijven doen en wat je neerlegt bij het ssc. Dat leidt tot allerlei inhoudelijke keuzen. “Als het gaat om HR moet je bijvoorbeeld de vraag stellen of je de adviesfunctie binnen de gemeente houdt, of deze onderbrengt bij het ssc en bijvoorbeeld met vooruitgeschoven posten werkt.”
Uiteindelijk gaat het erom dat de gemeente haar organisatie zo inricht dat ze het best kan inspelen op de maatschappelijke vraag. En dat de bedrijfsvoering daaraan bijdraagt.
Wat hebben ze nodig? Een shared service center moet het middel zijn om hun doelen te bereiken. Het voordeel van een goed werkend ssc is de grote mate van professionalisering. De continuïteit van het werk wordt steviger verankerd en minder kwetsbaar.
Vragen
Binnenkort kunnen gemeenten terecht op de jaarlijkse werkconferentie, georganiseerd in samenwerking met het Platform directeuren shared services. Het is een bijeenkomst voor en door managers ssc bedrijfsvoering, waar discussies worden gevoerd over de belangrijkste sturingsvragen. Opdrachtnemerschap, financiële sturing, ontvlechting, invlechting en de nieuwe ontwikkeling: interbestuurlijke shared services, waaraan ook de provincies deelnemen.
Van den Heuvel staat open voor handige, vernieuwende ideeën. Vandaar een dringende oproep inzendingen te sturen die meedingen voor de innovatieprijs van de platforms, die wordt uitgereikt tijdens de werkconferentie. “Het gaat om een innovatieve projecten waardoor de gemeentelijke organisatie efficiënter en effectiever wordt.” De winnende gemeente staat in het zonnetje en wint een geldbedrag van 2.500 euro. “Wie zijn kennis wil delen is meer dan welkom.”
‘Kan zelluv’. Ook al is het verscheidene jaren geleden dat onze oudste dochter (inmiddels zelf moeder) met een gezond portie eigenwijsheid deze woorden sprak, ik kom deze nog regelmatig tegen als adagium. ‘Kan zelluv’ is een gezonde basishouding om zaken onder de knie te krijgen en eigen te maken. Te snel zijn in het verleden taken en verantwoordelijkheden ‘over de muur’ gegooid, omdat ze te moeilijk waren, of te weinig interessant of dat men dacht dat een ander het beter kon. Daar waar gemeenten nu intensief bezig zijn met het inrichten van shared services centers en elkaar hebben gevonden in het samen doen, blijft het van belang dat bij iedere deelnemende gemeente toch nog voldoende ‘kan zelluv’ overblijft. Iedere gemeente blijft immers zelf de regisseur van hetgeen onder haar verantwoordelijkheid moet gebeuren. Dat stuk kun je niet uit handen kunt geven, ook al is het (alleen maar) om er voor te zorgen dat de mogelijke synergie niet verloren gaat in discussies van ‘bij ons doen we het zo en dat willen we graag zo houden’. ‘Kan zelluv’, ook in het samenwerken!