Ook gemeentelijke opdrachtgevers hebben een hekel aan de post Onvoorzien in een offerte. Terwijl dit juist waardevol is om een opdracht goed uitgevoerd te krijgen.
– COLUMN – Michiel Louweret
Vorige week kregen wij reactie op een offerte. Onze relatie kon zich –met een paar mits en maren- vinden in ons voorstel, doch eiste met nadruk dat de post Onvoorzien uit de offerte werd verwijderd. Dit is een bekende eis. Opdrachtgevers houden niet van Onvoorzien. Aangezien wij de opdracht erg aantrekkelijk vinden was onze eerste reactie om met de eis in te stemmen.
Toch voelde dat niet goed. Wij hebben immers niet voor niets een post Onvoorzien opgevoerd. Het adviestraject waarvoor wij hebben geoffreerd kent een aantal haken en ogen, voetangels en onzekerheden: het is kortom niet helemaal duidelijk hoeveel tijd wij precies aan de verschillende activiteiten moeten besteden. Het hangt er zogezegd allemaal vanaf…
Van alles en nog wat
Deze situatie is waarschijnlijk goed herkenbaar. De post Onvoorzien helpt. Deze post is bedoeld om activiteiten te bekostigen die van tevoren niet zijn in te schatten, maar die gedurende het traject wel belangrijk zijn. Dat kan van alles en nog wat zijn, daarom is het juist onvoorzien.
Wij kennen collega’s die hun post Onvoorzien versleutelen over de verschillende offerteposten. Zij verhogen alle posten met een bepaald percentage. Hoe begrijpelijk ook, aangezien aanbod ook de vraag bepaald, en uren altijd opgaan, leidt dit onvermijdelijk tot een verhoging van de uiteindelijke advieskosten. Onvoorzien is een post waarover opdrachtgever en opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht aanvullende afspraken kunnen maken. Als dit niet mogelijk is, dan verdwijnt de tegenkracht en nemen de kosten ‘automatisch’ toe. Dat zal toch niet de bedoeling zijn?
Onvoorzien wegstrepen
Alternatief is het ‘wegstrepen’ van de post Onvoorzien. Dit haalt de flexibiliteit uit de begroting. Discussies over meerwerk zijn onvermijdelijk. Aangezien deze discussies niet het leukste zijn van het vak en opdrachtgevers soms rigide optreden, is het gevolg minderwerk en daardoor minder kwaliteit. Het komt immers uit de lengte of de breedte. De opdrachtgever moet minderwerk zelf compenseren.
Opdrachtnemers zijn daartoe niet bereid. Waarom zouden zij ook? Als gevolg van het ontbreken van Onvoorzien beperken zij zich tot uitvoeren van de (nauwkeurig omschreven) activiteiten uit de offerte. Het moge duidelijk zijn dat dit de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer niet ten goede komt.
Onvoorzien is transparant
Waarom hebben opdrachtgevers een hekel aan de post Onvoorzien? Het leven kent talrijke onvoorziene omstandigheden. Onvoorzien hoort er toch bij? Zijn zij bang dat adviseurs en andere opdrachtnemers misbruik maken? Dat is natuurlijk denkbaar. Misbruik komt vast voor.
Maar als de opdrachtgever beheerder wordt van de post Onvoorzien, dan moet de opdrachtnemer zijn beroep op deze post van tevoren verantwoorden, sowieso transparant zijn over kosten en prestaties en worden zij samen verantwoordelijk voor het resultaat. Dat is toch veel waardevoller dan de effecten van simpelweg schrappen?
Wij gaan overigens voor de krappe begroting. Hopelijk is de relatie met de opdrachtgever daartegen bestand.
Misschien is het een beter idee om ipv het kopje meerwerk een kopje “stelposten” in uw offertes op te nemen. Zo houdt u fleibiliteit maar weet/denkt de klant beter de weten waar hij/zij aan toe is.
Ik denk inderdaad dat Michel helemaal gelijk heeft, mits aan de voorwaarden in de op een na laatste alinea. En misschien moet de post anders worden genoemd, omdat het tegenwoordig niet meer een post is om uiteindelijk beter werk te leveren, maar een uitgeholde term om het offertebedrag te verhogen.
Het gaat bij hem namelijk niet om een post overzien als volstrekt onbekende en onvoorziene kosten, maar onderwerpen die al min of meer benoembaar zijn. En daar zijn dus al afspraken over te maken, bijvoorbeeld in de vorm van tariefafspraken voor uren, bijeenkomsten etc..
En in feite is zijn invulling in de op een na laatste alinea een vorm van meerwerkenbeheer die in feite niets meer met onvoorzien heeft uit te staan.