Een recent gehouden onderzoek naar wat de griffier anno 2016 allemaal doet, geeft de raad handvatten voor verdere ontwikkeling in een steeds complexer wordende netwerksamenleving.
Het onderzoek laat zien dat gemeenteraden heel veel meer profijt kunnen trekken uit de ondersteuning van hun raadsgriffie. Alle raadsgriffiers ondersteunen het werk van hun gemeenteraad. Zij organiseren, faciliteren en vertegenwoordigen (als ambassadeur) hun raad. Maar de grootte van de gemeente, de tijd die de griffier ter beschikking is gesteld en de omvang van de griffie zijn bepalend voor de mate waarin griffiers in de praktijk aan deze taken toekomen.
Van de raadsgriffiers houdt 47 procent zich alleen maar bezig met alle zaken rond gewone raadsbijeenkomsten. Dit geldt met name voor griffiers zonder inhoudelijke medewerkers. Bij 29 procent van de raadsgriffiers is sprake van substantiële faciliterende en adviserende taken, zoals bijeenkomsten van de raad met andere partijen in de samenleving en raadstrainingen. Slechts 24 procent van de raadsgriffiers is ook doende met kwaliteitsontwikkeling en strategische advisering. Daar staat tegenover dat de omvang van de gemiddelde griffie 2,85 fte is. Dat betekent dus dat de helft van de gemeenteraden het met nog minder moet doen!
Doorontwikkeling
De Vereniging van Griffiers (VvG) is nogal geschrokken van deze uitkomst. Een griffier die alleen maar aan het draaiende houden van het vergadercircuit toekomt, is niet meer van deze tijd. Een raad die daar genoegen mee neemt, doet zichzelf echt tekort.
De VvG ziet verdere doorontwikkeling van het vak van griffier als noodzakelijk voor de kwaliteit van het openbaar bestuur en de ontwikkeling van de lokale democratie. Gemeenteraden willen af van te veel vergaderen en te veel papier. Dat vraagt verbetering van de organisatorische en faciliterende kant van het griffiersvak: de formatie op peil, kwalitatief en kwantitatief. “Dat betekent meer capaciteit voor een bredere algemene ondersteuning, maar ook specifieke ondersteuning op bijvoorbeeld het vlak van communicatie en informatie”, aldus VvG-voorzitter Renée Wiggers.
Ten tweede kan de griffier een prominentere rol krijgen in het verbinden van raad, regio en maatschappij. Steeds meer beslissingen worden regionaal genomen, steeds meer beslissingen behoeven lokaal draagvlak en draagkracht. Griffiers zijn voor de verbinding daartussen de belangrijkste intermediair. Een recente ontwikkeling is bijvoorbeeld dat de griffiers in regionaal verband gesprekken aangaan met gemeenschappelijke regelingen over de wijze waarop gemeenteraden betrokken worden.
Het derde doel is de vernieuwing van de lokale democratie. Griffiers gaan als niet-politieke functionarissen voorop bij het gemeenteland bij het realiseren van burgerbetrokkenheid in de veranderde democratie.
Trainingen
Verdere toerusting en opleiding van de griffier is dus één kant van de zaak. De andere kant is de ambitie van de raad. De gemeenteraad moet samen met de griffier ruimte creëren om actief te zijn op al deze terreinen. Verdere positionering in de regio, strategische advisering en coaching van raadsleden, meer taken op het gebied van externe communicatie en contacten met maatschappelijke organisaties; het kan allemaal, maar moet wel in de beschikbare tijd en capaciteit passen.
Het onderzoek geeft aan dat sinds 2011 een kwart van de griffies in omvang is gekrompen, en dat terwijl de taken van de gemeenteraad alleen maar zijn toegenomen.
Raadslid.Nu en de VvG organiseren trainingen voor werkgeverscommissies. Omdat raadsleden uit meerdere gemeenten deelnemen, komen ook daar de onderlinge behoeften aan het licht. Wat de griffier allemaal doet, hoe groot de griffie is en wat de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad is, komen goed in beeld. Ook de wijze van aansturing van de griffier, door middel van een jaarplan of voortgangsgesprekken loopt erg uiteen. De werkgeverscommissies ontdekken dat een goede afstemming met de griffier de kwaliteit van het functioneren van de gemeenteraad ten goede komt. Het advies luidt dan ook: ga eens met de griffier in gesprek over wat de mogelijheden zijn, raadpleeg ook eens de buurgemeenten en ja, maak ook budget vrij voor een betere ondersteuning van je raadswerk!
Het volledige onderzoeksrapport ‘Griffier in de Gemeente Geschetst; het ambt anno 2016’ is te downloaden via: bit.ly/griffiersambt.
Hester Tjalma, bestuursadviseur Vereniging van Griffiers
Geef een antwoord