Acht adviezen voor MKB-vriendelijke inkopen

Gemeenten kunnen de kansen voor regionale MKB-bedrijven flink vergroten zonder dat er oneerlijke situaties hoeven te ontstaan. “De inkoper die alleen maar roept dat het niet mag, doet zijn eigen organisatie te kort.”

MKB Nederland en haar lokale afdelingen zijn al flink wat jaren bezig met een stevige lobby om de kansen voor midden- en kleinbedrijven om overheidsopdrachten uit te voeren sterk te vergroten. Vooral rond de nieuwe Aanbestedingswet is de invloed van deze belangengroep duidelijk te merken, ziet senior consultant Hans Dussel van DPA supply chain.

“Naast deze lobby worden steeds meer inkopers bij gemeenten ook door anderen binnen de gemeente op dit onderwerp bevraagd”, zegt Dussel. “De wethouder economische zaken die zich afvraagt of het vestigingsklimaat van de gemeente niet verbeterd kan worden door bij lokale ondernemers te kopen, bijvoorbeeld. Of de wethouder sociale zaken die graag ziet dat de gemeente via haar inkoop bijdraagt aan het op peil houden van de werkgelegenheid. Budgethouders die aangeven dat ze nog wel iemand uit de buurt weten die het heel goed kan en ook wel capaciteit beschikbaar heeft. Of de gemeenteraad die simpelweg aan het college vraagt wat de gemeente op het vlak van MKB-vriendelijk inkopen voor beleid heeft.”

Onvriendelijk?

Zijn gemeenten dan zo MKB- onvriendelijk? “Het antwoord is ja en nee”, stelt Dussel. “Nee in absolute zin, het overgrote deel van de opdrachtnemers van gemeenten zijn MKB-bedrijven, en zelfs 80 procent van de aanbestedingen wordt door een MKB-bedrijf gewonnen. Ja, als je kijkt naar totale inkoopwaarde, dan kopen veel gemeenten toch voor zeer substantiële bedragen bij grote leveranciers of multinationals in.”

Voor een deel gebeurt dit bewust, “omdat de dienst of het product dit in de ogen van de opdrachtgever vereist”. Toch gebeurt dit ook vaak onbewust. Volgens Dussel omdat procedures complex, niet proportioneel en onvoldoende transparant kunnen zijn, waardoor veel kleinere bedrijven geen kans maken of er niet eens aan beginnen. “Met een aantal eenvoudige stappen in het inkoopproces kan je als gemeente je markt van aanbieders verruimen en bijdrage aan het stimuleren van het MKB leveren zonder wet- en regelgeving te overtreden.”

Proportionaliteit

“Het woord waar het om draait, in de nieuwe aanbestedingswet en ook in de discussie met het MKB, is proportionaliteit. Welke eisen aan product of dienst, technische bekwaamheid, geschiktheid, selectie-eisen, bewijslast maar ook de te hanteren procedure zijn proportioneel in verhouding met de opdracht die een gemeente te vergeven heeft?”

Dussel stelt de volgende, retorische vraag. “Is het bijvoorbeeld proportioneel om een Europese Aanbestedingsprocedure te starten voor het bestraten van een weg en hiervoor vier, in een door de gemeente voorgeschreven format, getekende klantreferenties op te vragen als onderdeel van de technische bekwaamheid voor een opdracht van € 50.000?”

De senior consultant hoopt dat iedere inkoper hierop nee zegt. “Dit is niet proportioneel namelijk, maar toch gebeurt het nog dagelijks, misschien op een iets minder gechargeerde manier, dat er een hele starre inkoopprocedure wordt gestart die niet het optimale inkoopresultaat levert. Meer proportioneel denken, evenwicht brengen in welke garanties en bewijzen je vraagt en hoeveel concurrentie je wilt, versus de last die inschrijven voor leveranciers met zich meebrengt kan voor een veel beter inkoopresultaat zorgen.”

Adviezen

Dussel geeft acht adviezen waarmee gemeenten aan de slag kunnen:

1. “Zoek een procedure die proportioneel is. Onder de Europees vastgestelde drempelbedragen is een overheid in principe vrij om te kiezen hoe ze iets in de markt zet. Vaak heeft een gemeente hiervoor een eigen inkoopbeleid geformuleerd. Stel in dit beleid bijvoorbeeld dat kleinere bedragen enkelvoudig onderhands uitgevraagd mogen worden, bijvoorbeeld bij lokale bedrijven, meervoudig onderhands bij iets grotere bedragen, waar bij de gemeente zelf bepaalt wie ze benadert met een vraag om een offerte in te sturen. Gebruik de openbare- en EU- Aanbestedingsprocedure allen als deze toegevoegde waarde heeft voor de Gemeente of als ze verplicht is. Op deze manier maken MKB-Bedrijven een goede kans op opdrachten van de gemeente;
2. Houdt het simpel! Werk met eigen verklaringen in plaats van (gewaarmerkte) bewijsstukken, beperk de set eisen en wensen, vraag om een referentie in plaats van vier, vraag alleen om financiële garantstellingen en inzicht in omzet en resultaatscijfers als ze essentieel zijn voor de uitvoering van de opdracht; 
3. Als een opdracht groot is, sta dan werken met onderaannemers of in combinatie toe of deel de opdracht in percelen in, zodat ook kleinere bedrijven een kans maken;   
4. Schrijf helder of functioneel op wat je wilt kopen. Te vaak nog moet een inschrijver een aanbestedingsdocument van tientallen pagina’s doornemen die vooral uit procedurele zaken bestaat maar waar niet kernachtig staat geformuleerd wat er nu eigenlijk geleverd/gerealiseerd moet worden;
5. Houdt de kosten en omvang van de procedure zo laag als mogelijk. Iedereen is gebaat bij zo laag mogelijke administratieve lasten en een snel resultaat. Probeer dit als inkoper te facilliteren in plaats van te frustreren met onnodige procedurele obstakels;
6. Gun op Economisch Meest Voordelige Inschrijving in plaats van laagste prijs en sta innovatieve oplossingen toe. Innovatieve oplossingen worden vaak door specialistische bedrijven voorgesteld, en specialisten zijn bijna altijd MKB-Bedrijven;
7. Zorg dat ook het contract, in bijvoorbeeld aansprakelijkheid en intellectueel eigendom, redelijk is voor beide partijen en dat dit niet op zich al een belemmering is voor MKB-Bedrijven om in te schrijven;
8. Communiceer pro-actief. Gebruik de gemeentelijke website voor het aankondigen van toekomstige inkooptrajecten en informeer MKB-Bedrijven over de (inkoop) wensen die de gemeente heeft.”

Een passende procedure met proportionele eisen levert een grotere kans op goede leveranciers op, stelt Dussel. “Het verhoogt de kans op innovatie, versterkt meestal de concurrentie en daarmee een goede prijs/kwaliteit verhouding en mocht die goede leverancier toevallig een MKB-Bedrijf uit de regio zijn versterkt het het lokale ondernemerschap en werkgelegenheid.

Waarom?

Er zijn volgens Dussel drie goede redenen om meer aandacht aan de proportionaliteit van de inkoop te kijken:

• “De gemeenteraad, het college, een vakwethouder of budgethouder vraagt dit van je of gaat het binnenkort doen;
• Bij de inwerkingtreding van de nieuwe aanbestedingswet, al dan niet met een verplichte toepassing van de gids proportionaliteit wordt een gemeente verplicht om na te denken over proportionaliteit en moeten de gemaakte keuzes aan potentiële leveranciers kunnen worden toegelicht en verdedigd;
• Het verhogen van de kans dat er een goede leverancier met een prima prijs/kwaliteitverhouding wordt geselecteerd zou al reden genoeg moeten zijn om proportioneel in te kopen.”