Nee, dit is zeker niet de eerste top tien met tips voor Het Nieuwe Werken (HNW). Het is een verzameling van adviezen die nog weinig zijn geland binnen veel gemeentelijke organisaties.
Dit geldt overigens niet alleen voor gemeenten. Werkplekkenhandelaar Regus ondervroeg bijna 17.000 werknemers in 80 landen. Uit de enquête blijkt dat ruim 72 procent van de ondernemingen het idee heeft dat alleen leidinggevenden in staat zijn flexibeler te werken, terwijl ook blijkt dat juist het management vaak behoefte heeft aan een vaste werkplek. Het sleutelwoord is vertrouwen, concludeert het rapport.
Tien adviezen:
- Kijk wie geschikt is voor HNW
De werkwijze geeft meer ruimte aan het personeel en vraagt daarmee om discipline. Niet iedereen kan dit aan; vooral jongere medewerkers missen dan begeleiding bij hun werk.
Ook is niet iedere functie geschikt voor HNW. Een baliemedewerker kan moeilijk tijd- en plaatsonafhankelijk gaan werken, natuurlijk. Al met al ligt hier een taak voor werkgevers en werknemers. Het is de bedoeling het evenwicht te vinden tussen persoonlijke competenties en de praktische uitvoering van het werk.
- Begin klein
Op deze website over het onderwerp staan vijf tips voor starters. Een voorbeeld. Veel kantoormedewerkers krijgen veel e-mail. Die berichten moeten (niet allemaal) worden gelezen en vaak ook worden beantwoord. Vaak staan deze medewerkers in de file of in een volle sprinter tijdens de spits voordat zij toekomen aan hun inbox. De tip: werk de e-mail thuis vast weg. Dat scheelt reistijd en waarschijnlijk ook wat ergernis.
- Schrijf thuis
Een ander voorbeeld van dezelfde website gaat over lange rapporten. Dat vraagt om concentratie en is over het algemeen een solitaire bezigheid. Schrijf dit soort documenten lekker thuis, is het andere advies voor beginners.
- Zorg voor de juiste apparatuur
HNW vraagt om een goede balans tussen werk en privé. Bereikbaarheid is daarbij van groot belang. Technologische middelen helpen daarbij, maar het is de vraag of de standaard middelen voor gemeenteambtenaren wel voldoende zijn. Een budget voor smartphones en laptops is overigens niet uniek. Ook een timmerman kiest zijn eigen hamer uit.
- Houd contact
Enthousiasmeren is heel belangrijk, maar niet genoeg. Leidinggevenden moeten ook luisteren, contact houden. Niet om ze continu te controleren; wel om te zien of het doel in zicht komt. Mensen die veel thuis werken, of op een flexibele werkplaats, kunnen zich geïsoleerd voelen van hun collega’s. Probeer dus ook contactmomenten in te plannen. Laat mensen niet zwemmen.
- Adviseer over een goede werkplaats thuis
Dit wordt nog wel eens vergeten. Toch kunnen thuiswerkers ook uren achter computers zitten. Op het werk komt iemand de benodigdheden vaak ergonomisch instellen. Thuis is het vaak anders, en ook daar geldt de Arbowet.
- Bepaal wat virtueel kan
Even bij elkaar zitten is niet altijd nodig. Vaak niet zelfs. De techniek maakt het mogelijk om bijvoorbeeld conference calls te houden. Ook met meerdere mensen. Via Skype is dat bijvoorbeeld nog gratis ook. Kies wel bewust. Soms blijft het goed elkaar fysiek te zien. Evalueer dan ook wat de resultaten van virtuele bijeenkomsten zijn geweest.
- Wees helder over beschikbaarheid
Goed, je werkt dus niet persé van negen tot vijf tussen collega’s, maar het is belangrijk dat ze weten wanneer je bezig bent en dat je dan bereikbaar bent. Je begint graag later om dan ook langer door te gaan? Dat hoeft geen punt te zijn, maar zet het bijvoorbeeld wel in de voor iedereen toegankelijke, digitale agenda.
- Bundel taken
Wie voor bepaalde taken fysiek aanwezig moet zijn op het gemeentehuis kan die taken beter bundelen. Dat scheelt reistijd, wekelijks. Dat is dan weer beter voor het milieu. En daar zijn ook weer handige hulpmiddelen voor, zoals deze website.
- Zie het niet als een blauwdruk
Het Nieuwe Werken kent geen blauwdruk waaraan de organisatie zich moet aanpassen. Het een sociaal gebeuren. Het gaat stap voor stap en de ene gemeente zal verder lopen dan de andere.
Een belangrijke doel van HNW is dat mensen meer plezier in hun werk hebben, ook omdat ze de ruimte krijgen hun werk als professional te doen. Het gaat uiteindelijk om motivatie.
Video
Deze vrij lange, maar boeiende lezing – ondersteund met animaties – geeft een mooie indicatie van de relevantie van werkplezier:
Goede tips, helaas is er geen 1 toegepast in de gemeente waar ik werk.
Beste Kees,
Eens wat betreft de persoonlijke eigenschappen. Het gaat inderdaad verder dan tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Eigenaarschap lijkt me zeker de crux van het verhaal.
Als het gaat om HNW voor baliemedewerkers verras je me. Ken jij gemeenten waar dit al gebeurt?
Nico, ik denk dat de tips helemaal afhangen van wat je onder HNW verstaat. Is dat plaats- en tijdonafhankelijk werken of gaat het veel verder? In jouw eerste advies zeg je dat bijvoorbeeld een baliemedewerker niet mee kan doen. Dat dachten ze bij een grote gemeente ook. Zelfs op het gebied van tijd- en plaatsonafhankelijk werken bleek dat voor 30% van de werkzaamheden prima te kunnen. Volgens mij kan elke functie deelnemen, maar vormen de persoonlijke punten (kan ik het wel en wil ik het wel) de belangrijkste barri?re of iemand meedoet. Realiseer je daarnaast dat HNW niet hetzelfde is als telewerken 2.0 maar dat persoonlijk eigenaarschap ook een belangrijk aspect van HNW is of kan zijn.