Opinie Vijf valkuilen op weg naar begrijpelijk schrijven

Het blijft voor veel ambtenaren een grote uitdaging om in duidelijke taal te schrijven. Terwijl het belang daarvan inmiddels stevig tussen ieders oren zit. Wat maakt begrijpelijk schrijven dan zo lastig?

Zeker acht ambtenaren

buigen zich over een nota voordat deze de lezer onder ogen komt. Er is lang geschreven,

uitbundig geschrapt, heftig gediscussieerd, kwistig toegevoegd en even royaal weer

doorgehaald. En nog komt de boodschap te vaak niet bij de lezer over.

Vijf valkuilen bij het op papier

zetten van beleid:

1. Ingewikkelde zinnen

•  U
  
  schrijft: Wij doen u twee voorstellen,
  
  waarbij het eerste voorstel, dat meer de diepte ingaat, waardoor het een beter
  
  fundament legt voor een vervolgtraject, duidelijk onze voorkeur geniet.
• Beter
  
  is: Wij doen u twee voorstellen. Het
  
  eerste voorstel gaat meer de diepte in. Daardoor legt het een beter fundament
  
  voor een vervolgtraject. Dit voorstel geniet dan ook duidelijk onze voorkeur.

Zinsdelen

die bij elkaar horen, moeten zoveel mogelijk bij elkaar staan. Dat is in de

eerste, lange zin niet het geval. Na de woorden waarbij het eerste voorstel wordt een zijweg ingeslagen. Pas bij

het woord duidelijk komen we terug op

het hoofdpad. Voor een lezer is dit verwarrend, want zijn kortetermijngeheugen

wordt er onnodig door belast. Je moet namelijk eerst een onafgemaakt deel

onthouden. Vervolgens moet je daar een nieuw gedeelte bij opstapelen en pas

daarna krijg je de informatie die aansluit bij het beginstuk. Dit soort

ingewikkelde zinnen moet je twee keer lezen voordat ze duidelijk zijn.

In het verbeterde tekstje

staat bij elkaar wat bij elkaar hoort. Bovendien bevat elke zin maar één

kernboodschap. Zo kan de lezer de informatie in kleine, afgeronde brokken

verwerken.

2. Aartsvoorzichtige taal

•  U
  
  schrijft: De vraag zou mogelijk gesteld
  
  kunnen worden of het niet wenselijk moet worden geacht om de voorwaarden voor
  
  huurtoeslag verder aan te scherpen.
• Beter
  
  is: We kunnen de vraag stellen of we de
  
  voorwaarden voor huurtoeslag verder moeten aanscherpen.

Met

woorden zoals zou, mogelijk, kunnen en wenselijk kunt

u een uitspraak nuanceren. Dat is soms belangrijk om te doen, maar lang niet

altijd. Sommige schrijvers zwakken uit gewoonte hun uitspraken af. Dit maakt op

lezers een onzekere indruk. Bovendien wordt een tekst er vaag en ondoorzichtig

van. De lezer heeft namelijk alle ruimte om een genuanceerde tekst te begrijpen

zoals hij zelf wil. Dat kan vervelende gevolgen hebben.

Schrijf

dus zo direct mogelijk en breng nuanceringen bewust en goed doordacht aan.

3. De passieve vorm met worden

• U
  
  schrijft: Eind van dit jaar wordt de
  
  onderbouwing voor het reorganisatieplan beoordeeld. De lezer denkt: Wie gaat dit dan doen?
• Beter
  
  is: Eind van dit jaar beoordeelt de sectordirecteur
  
  de onderbouwing voor het reorganisatieplan.

De

eerste voorbeeldzin staat in de passieve vorm. Dit betekent dat niet te zien is

wie iets gaat doen of wie verantwoordelijk is. De passieve vorm maakt een zin dan

ook onduidelijk en onpersoonlijk. De lezer weet bijvoorbeeld niet bij wie hij

moet zijn als hij het er niet mee eens is. Ook komt hij niet in actie als hij

zelf iets moet doen, want hij voelt zich niet direct

aangesproken. Iets ‘wordt’ immers gedaan? Passieve zinnen leiden in de

praktijk daarom vaak tot misverstanden.

De

tweede voorbeeldzin staat in de actieve vorm. Het saaie werkwoord wordt heeft plaatsgemaakt voor het dynamische

werkwoord beoordeelt. Ook is te zien wie beoordeelt.

De

actieve vorm maakt een zin duidelijker en persoonlijker. Kies daarom standaard

voor de actieve vorm. Gebruik de passieve vorm alleen ter afwisseling. Of als het

niet van belang is dat de lezer weet wie iets doet of moet doen.

4. Uitdrukkingen zoals ten aanzien van, met betrekking tot en in het

kader van

• U
  
  schrijft: De wettelijke eisen ten aanzien van de naleving van het
  
  rookverbod zijn verzwaard.
• Beter
  
  is: De wettelijke eisen aan de naleving van het rookverbod zijn
  
  verzwaard.

Uitdrukkingen

zoals ten aanzien van, met betrekking tot en in het kader van zijn erg geliefd in

ambtenarenland. Ze staan op de plaats van gewone, gemakkelijk te begrijpen

voorzetsels, zoals aan, over en bij. Uitdrukkingen zoals ten

aanzien van maken een zin moeilijker dan nodig is. Lezers begrijpen niet

altijd precies wat ze betekenen. Dat komt doordat ze er op latere leeftijd mee

in aanraking zijn gekomen.

Ook

maken deze uitdrukkingen uw zinnen vaag, want ze hebben meer dan één betekenis.

Ten aanzien van kan bijvoorbeeld

betekenen: op, over, voor, bij, van

of aan. Een lezer moet soms gissen

welke van die betekenissen u voor ogen hebt. De context helpt echt niet altijd.

Vermijd deze lastige uitdrukkingen dus en gebruik voorzetsels die iedereen

begrijpt.

5. Formele, moeilijke

woorden

• U
  
  schrijft: De periode is dientengevolge te
  
  kort om de aan de orde zijnde problematiek te analyseren en genoegzaam aan te
  
  pakken.
• Beter
  
  is: De periode is daarom te kort om de problemen
  
  te begrijpen en goed aan te pakken.

Woorden

die je van jongs af gebruikt, zijn het gemakkelijkst te begrijpen. Dit zijn onze

normale omgangswoorden. Ambtenaren vermijden deze woorden vaak, omdat ze vrezen

daarmee niet professioneel over te komen. Ze denken dat hun nota een bepaalde

status krijgt als er formele, moeilijke termen in staan. Maar een lezer is niet

geïnteresseerd in een nota met status. Die wil alleen maar de boodschap

begrijpen, het liefst zonder dat het veel moeite en tijd kost. Laat formele en

moeilijke termen dus achterwege. U komt bij een lezer pas echt professioneel

over als u ingewikkelde zaken in eenvoudige taal kunt uitleggen.

Tot slot

Bij

het schrijven van een nota hebben ambtenaren vooral oog voor de inhoud, niet

voor de lezer. Maar als een lezer uw nota niet begrijpt, is het schrijven pure

tijdverspilling geweest. Zet uw lezer daarom centraal en schrijf met een grote

boog om de vijf valkuilen heen.

De auteur

Mariët

Hermans is manager Communicatie bij Boertiengroep

Volg Gemeente.nu via Twitter >>

Tagged With: fusie Filed Under: Blog, Organisatie