Opinie Communicatie voor gevorderden?

Je bent best wel taalvaardig, denk je. Totdat het Hoogheemraadschap de moeite neemt om je per brief op de hoogte te stellen van… Ja, waarván eigenlijk?

– blog – Peter Castenmiller

Het is niet elke dag dat ik een brief krijg van het Hoogheemraadschap. Een tikkeltje nieuwsgierig scheurde ik de envelop open en begon te lezen. Nu trof ik de brief pas aan na een lange dag werk. Het kan daardoor best aan het ietwat late tijdstip, gecombineerd met enige vermoeidheid, hebben gelegen, maar bij eerste lezing begreep ik er geen woord van. Volstrekt gedesillusioneerd in mijn eigen vermogen tot begrijpelijk lezen, besloot ik eerst maar eens te gaan slapen.

Beter uitgerust zette ik mij de volgende ochtend opnieuw aan de, naar ik ondertussen wist, lastige taak. Ik las dat het Hoogheemraadschap mij wilde laten weten dat ze ‘de legger’ hadden geactualiseerd. Jammer dat ik nooit van het woord ‘legger’ had gehoord. Gelukkig had het Hoogheemraadschap een bijlage van maar liefst twee kantjes bijgevoegd om alle ‘moeilijke begrippen’ toe te lichten. Aan de omschrijving van ‘de legger’ werd een volle alinea besteed, die begon met de zin: “In de legger is omschreven waaraan waterstaatswerken naar ligging, vorm, afmeting en constructie moeten voldoen.’ Het begon mij te dagen, het Hoogheemraadschap ging mijn polder anders beheren. En ik werd nu in de gelegenheid gesteld om te reageren op de voorgenomen wijzigingen.

Elk waterschap, en dus ook die van mij, houdt van kaarten. In de brief verwees het Hoogheemraadschap naar een websiteadres waar ik de kaart kon opvragen om de wijzigingen te zien. De link besloeg anderhalve regel. En, omdat ik alleen een brief voor mijn neus had, restte mij geen andere mogelijkheid dan om het websiteadres zorgvuldig over te typen. Dat kostte wat moeite, maar ik werd beloond met moderne kaart, waar ik op kon klikken om precies te zien wat er ging veranderen. En wat bleek, voor mijn slootje bleef alles bij het oude. ‘Much ado about nothing.’

Goed, ik geef toe, ik weet genoeg van de overheid in het algemeen en waterschappen in het bijzonder om te begrijpen wat hier nu aan de hand was. Als het Hoogheemraadschap overgaat tot een ander beheersregime, dan moeten betrokkenen in staat worden gesteld om daarop in te spreken. De brief was daar de uitnodiging voor. Maar het ging mij toch echt niet makkelijk af om mij door de in uiterst technische en formele termen gestelde brief heen te werken. Woorden als ‘percelen’, ‘kadastrale gemeente’, ‘watersysteem’ ‘zienswijze’ zijn wellicht begrijpelijk voor iemand die, zoals ik, dagelijks wel te maken heeft met een overheid. Ik heb zelfs nog de moeite genomen om de brief met bijlagen net zo lang te bestuderen totdat ik begreep wat mij werd medegedeeld. Hoewel ik echt goede buren heb, zie ik ze dat niet allen doen. Eerlijk gezegd heb ik toch het vermoeden dat negentig procent van de ontvangers na vluchtige lezing de brief, volstrekt onbegrepen, in de oud papierbak heeft gegooid.

Het is mooi dat het Hoogheemraadschap betrokkenen netjes een brief stuurt. Maar echt, doe toch wat meer moeite om er een aansprekende en begrijpelijke mededeling van te maken.

Over de auteur: Peter Castenmiller is adviseur bij PBLQ

Tagged With: communicatie Filed Under: Blog, Communicatie