Zaken tussen overheid en bedrijfsleven gaan in de nabije toekomst steeds meer digitaal, zo wil het Rijk. Maar hoe ga je als gemeente mee in deze ontwikkeling?
Alle gemeenten zijn al aangesloten op een tool die dit mogelijk maakt: de Berichtenbox voor bedrijven. De Berichtenbox digitaliseert het berichtenverkeer tussen ondernemers en overheden. De tool is speciaal opgezet om (bedrijfs)gevoelige informatie veilig en soepel uit te wisselen. Hiermee kunnen ondernemers gemakkelijker en sneller procedures afhandelen. Zo leidt de berichtenbox tot administratieve lastenverlichting voor bedrijven en tot een betere overheidsservice.
Dienstenwet
De berichtenbox bestaat sinds eind 2009. “Toen ging de Europese Dienstenrichtlijn van kracht, in Nederland vastgelegd in de Dienstenwet”, vertelt Laura Ouwehand, projectleider van de berichtenbox bij Antwoord voor bedrijven. “Doel is om het Europese dienstverleners, dus ook Nederlandse, mogelijk te maken hun zaken met de Nederlandse overheid volledig digitaal af te wikkelen.”
Wettelijke verplichting
Ondernemers hoeven niet gebruik te maken van de Berichtenbox voor bedrijven, stelt Ouwehand. “Maar als zij er voor kiezen een bericht te sturen via de berichtenbox, dan ben je als gemeente wel verplicht de hele procedure af te wikkelen via de berichtenbox, mits het gaat over een onderwerp waarvoor de berichtenbox wettelijk is bedoeld.” Het gaat daarbij ten minste om gemeentelijke regelingen binnen de Dienstenwet.
Online aanvraagformulier
“Gemeenten zijn verplicht om voor procedures binnen de Dienstenwet, zoals de aanvraag voor een drank- en horeacavergunning, ten minste het aanvraagformulier op hun website te plaatsen”, benadrukt Ouwehand. “Zo kan de ondernemer dit via de berichtenbox insturen. Handig is dan om expliciet op je website te vermelden voor welke procedure je de berichtenbox inzet en een link te plaatsen naar de landingspagina van de berichtenbox.”
Besparingen en verbeteringen
Volgens Ouwehand biedt de Berichtenbox voor bedrijven vooral veel kansen. “Door het berichtenverkeer te digitaliseren bespaar je op portokosten, briefpapier en enveloppen. Bovendien verbeter je als overheid de dienstverlening door een extra, digitaal kanaal open te stellen. Geen overbodige luxe met de Wet Elektronisch Zakendoen die nu in voorbereiding is en waarin zal staan dat vanaf 2017 bedrijven het recht hebben om hun overheidszaken digitaal af te handelen.” Deze stap naar digitaal berichtenverkeer zet je gemakkelijk, omdat je dan geen eigen applicatie hoeft te bouwen. Ouwehand: “Je neemt het kant-en-klaar en gratis af.”
Veilig en zeker
Minstens zo belangrijk is de betrouwbaarheid en veiligheid van de tool, vindt Ouwehand. “De berichtenbox garandeert dat berichten zonder aantasting van de inhoud tijdig op het juiste adres aankomen. En vergis je niet in e-mail: dat is absoluut geen veilig systeem voor het afhandelen van procedures. De berichtenbox is dat wel.”
Voor alle procedures
De Berichtenbox voor bedrijven is ontwikkeld voor de Dienstenwet, maar ook voor procedures die daar buiten vallen kan de tool worden gebruikt. Een voorbeeld is de provincie Noord-Brabant die de berichtenbox heeft opengesteld voor bijna alle provinciale diensten voor bedrijven. Ouwehand: “Gemeenten kunnen de berichtenbox nog breder inzetten door met de berichtenbox al hun post digitaal te versturen. Ze sturen berichten naar ondernemers die hun berichtenboxnaam in het Handelsregister hebben laten opnemen.”
Geef een reactie