Gemeentelijke aanbestedingen zijn soms zo opgezet dat geen enkele ondernemer zich eraan wil wagen. ‘Dan wordt het tijd om eens goed te kijken wat er misgaat,’ zegt Matthijs Huizing, aanjager van het overheidsprogramma Beter Aanbesteden.
Talloze regels gelden er voor aanbesteden. Helaas voorkomt dat niet dat er weleens iets ontspoort: opdrachten die helemaal niet van de grond komen, die niet het gewenste resultaat opleveren, of veel meer kosten dan begroot. Het chagrijn over aanbestedingen leeft aan beide kanten – zowel bij inkopers als bij bedrijven. ‘Ik ken ondernemers die zeggen: ik begin er gewoon niet meer aan,’ zegt Huizing.
Actieagenda voor gemeenten
Het voormalige VVD-Kamerlid kwam in februari op de proppen met de Actieagenda Beter Aanbesteden. Een stuk dat vooral gericht is op lokale overheden ‘omdat vooral bij kleinere aanbestedende diensten (gemeenten) nog veel te winnen valt’, zo valt erin te lezen. De actieagenda bevat 23 punten verdeeld over 12 thema’s, ‘zoveel mogelijk op volgorde van de verschillende fasen in het aanbestedingsproces’.
Niet alles wat Huizing daarin aankaart, is geheel nieuw voor wie een beetje met de problematiek bekend is. ‘Er zijn mensen die zeggen: dit wisten we allemaal al. Ik denk dat dat klopt: veel was al bekend voor mensen in het aanbestedingsveld. Maar wij hebben dat vertaald in concrete acties, met naam en rugnummer. Als je vindt dat de kennis van de markt te laag is, hoe ga je die dan bijvoorbeeld vergroten? Daarvoor gaan we marktdagen organiseren. VNO-NCW neemt dat op zich, waarbij we natuurlijk hopen dat gemeenten aanhaken.’
Onvoldoende bewustzijn
De belangrijkste conclusie uit het rapport, volgens Huizing zelf, ‘is dat een heleboel van de praktische problemen voortkomen uit onvoldoende bewustzijn over hoe je met inkoop en aanbesteding moet omgaan’. Bijna de helft van de gemeentelijke budgetten wordt via aanbestedingen gespendeerd, benadrukt hij. ‘Zie ik dat ook terug in de plek, kwaliteit en omvang van de inkooporganisatie? Heel vaak niet, helaas.’
Wat betekent dat concreet? ‘De inkopers worden te laat ingezet bij het formuleren van ambities en inzet. Vaak pas in de uitvoeringsfase bedenken de inhoudelijke experts of bestuurders zich: o ja, we moeten ook nog even langs inkoop. Het gevolg: die afdeling rent hijgend van de ene naar de andere aanbesteding. Zonder tijd om zich in algemene zin te oriënteren op de markt of voor het selecteren van de beste procedure, laat staan om te evalueren.’
Drie zaken evalueren
Huizing drukt gemeenten op het hart om drie zaken te evalueren. ‘Om te komen tot beter aanbesteden, moet je naar drie dingen kijken. Eén: hoe is de procedure intern gegaan? Twee: hoe hebben ondernemers de procedure ervaren? En drie: hebben we gekregen wat we hebben gevraagd?’
Met intern kijken bedoelt de aanjager bijvoorbeeld: voldoet het aantal inschrijvers aan de verwachting. ‘Dat wil nog weleens tegenvallen. Sterker, ik ken voorbeelden van grote aanbestedingen waar geen enkele inschrijving op kwam. Dan wordt het tijd om eens goed te kijken wat er misgaat. Wat bijvoorbeeld gebeurt, is dat alle risico’s bij de markt worden gelegd of dat een opdracht veel te groot in de markt is gezet, waardoor die gewoon niet behapbaar is voor bedrijven.’
Vergoeding tenderkosten
Een van de aanbevelingen uit de actieagenda luidt dat gemeenten moeten nadenken of een tenderkostenvergoeding voor bedrijven op zijn plaats is. Een aanbeveling die niet direct tot enthousiaste reacties bij lokale overheden leidt, geeft Huizing toe. ‘Dan houd ik ze graag dit voor: die vergoeding betaal je niet omdat je die ondernemer zo aardig vindt, maar voor jezélf. Dat doe je namelijk om meer en een betere kwaliteit inschrijvingen te krijgen. Al die ondernemers die nu niet meedoen, zijn gemiste kansen.’
Maar Huizing vindt ook dat het bedrijfsleven niet alleen maar moet klagen. ‘Zo wordt er vaak geroepen: het midden- en kleinbedrijf komt niet aan bod. Maar het doel van aanbesteden is niet om het mkb overeind te houden. Nee, we moeten zorgen dat mkb’ers een eerlijke kans krijgen, maar die moeten vervolgens gewoon laten zien dat ze de beste zijn. Want een overheidsorgaan heeft een eerste plicht richting de belastingbetaler.’
Niet lokaal aanbesteden
Lokaal aanbesteden, gericht op stimulering van het eigen mkb, kan Huizing niet bekoren. ‘Je ziet in veel plaatsen partijen daarvoor pleiten en er ook daadwerkelijk uitvoering aan geven. Maar als je alleen bedrijven uit je eigen gemeente uitnodigt, zijn we echt aan het suboptimaliseren. We willen toch ook graag een beetje concurrentie in stand houden.’ Ook hier geldt dat je het lokale mkb een eerlijke kans geeft door ze mee te laten doen.
Het vergroten van het bewustzijn, de belangrijkste opdracht volgens Huizing, moet de komende tijd onder meer gebeuren door expertisecentrum PIANOo actief de boer op te laten gaan. ‘Zij gaan gericht op regiobijeenkomsten lokale bestuurders en ambtenaren benaderen om de praktijk te verbeteren. Bijvoorbeeld door een jaarplan en een inkoopkalender te maken en goed na te denken over de vraag hoe en waarvoor je inkoop wilt gebruiken.’
Verder is een landelijke sectorkalender ook handig. Nu staan er soms teveel aanbestedingen tegelijk op de kalender waardoor kwaliteit van inschrijvingen daalt en er veel minder inschrijvingen zijn dan gewenst.
Bij het evalueren zou ik nog willen toevoegen: hebben we gekregen waar we behoefte aan hadden ? Want dan evalueer je ook nog eens of je de uitvraag goed hebt gespecificeerd en geformuleerd.