Angst voor ict-zeperds werkt averechts

Ict-projecten zijn notoir vanwege de kans op mislukking. Hoe koop je als gemeente slim in? Erken dat de markt het beter weet, sluit contracten af in jip-en-janneketaal, en zet je over de angst voor een flop heen.

Deze tips geeft Wim Nieland, directeur van inkoopbureau AevesBenefit, in een toelichting op het whitepaper voor de kennisbank VIND Inkoop en Aanbesteding. Hierin zet Nieland een aantal vuistregels voor inkopende overheden op een rij in een. De cijfers die hij memoreert uit het eindrapport van de Commissie Elias zijn huiveringwekkend.

Mislukte megalomane projecten

Voor wie het vergeten was: bijna de helft van alle ict-projecten bij het Rijk wordt niet succesvol afgerond. Van de zeer grote projecten is slechts 7 procent een succes. ‘Dan hebben we het over megalomane projecten, bijvoorbeeld bij de Belastingdienst. En dit zijn échte mislukkingen, simpele budgetoverschrijdingen tellen hierin niet mee,’ weet Nieland.

Misschien gaat het bij gemeenten veel beter. We weten het niet, want naar de praktijk bij lokale overheden is dergelijk onderzoek niet gedaan. Maar dat het merendeel hier vlekkeloos verloopt, zou opzienbarend zijn. Met regelmaat halen ook ict-zeperds bij lokale overheden de media.

Gebrek aan kennis

Wat wellicht scheelt, is dat gemeenten kleinschaliger werken. ‘Maar een middelgrote stad heeft één inkoopcoördinator in dienst, die vaak niet de benodigde kennis heeft van ict, geen aanbestedingsrecht heeft gestudeerd, en naast inkoop andere werkzaamheden heeft,’ zegt Nieland. ‘Ik chargeer, maar het punt is: er is een gebrek aan kennis.’

Dus je haalt de interne ict’ers erbij? ‘Dat kan, maar daarmee is het een beetje oppassen. Meestal zijn die specialisten helemaal idolaat van een bepaald systeem of merk. Met het risico dat de focus volledig daarop komt te liggen, in plaats van op de beste oplossing. Dan is het eerder raadzaam om er externe specialisten bij te halen.’

(Lees verder onder de advertentie)

Politiek die doordrukt

Er is, beklemtoont Nieland, voldoende expertise van buiten beschikbaar om het goed te doen. ‘Hoe komt het dan dat enorme projecten toch zo verschrikkelijk mislopen? Dat probleem zit vaak niet op inkoopgebied, maar bij de politiek die dingen doordrukt. Dat wil zeggen: onvoldoende rekening houdt met de druk die al op een organisatie ligt en de verandercapaciteit.’

Maar tussen een fiasco en een daverend succes ligt nog een heel gebied waarbij de inkoop er zeker toe doet. Kostenoverschrijdingen zijn geen bijzonderheid in de ict. ‘Dat is normaal, hoor je om je heen. Maar waarom eigenlijk? Als ik twintig bureaustoelen bestel, dan is een kostenoverschrijding van 30 of 50 procent ook niet normaal.’

Opportunisme uitlokken

Belangrijk is hoe je de vraag formuleert. ‘Gebruik jip-en-janneketaal. Als je heel gedetailleerd alles opschrijft en je gaat alleen maar voor de scherpste prijs, dan lok je opportunisme uit,’ aldus Nieland. ‘Dan worden de bureaustoelen voor de deur afgeleverd, maar ze moeten nog naar de vierde verdieping en het trapgat is te klein, zodat er een bijzondere oplossing moet worden gezocht.’

Zo is de kale levering van hard- of software ook vaak onvoldoende om ermee uit de voeten te kunnen. ‘Aan de inbedding zitten bijna altijd haken en ogen, en die leverancier weet dat. Zijn kennisniveau is per definitie hoger. Erken dat om te beginnen.’

Het gaat om functionaliteit

‘Functioneel aanbesteden’, bijvoorbeeld met behulp van ‘best value procurement’, is een methode die dan om de hoek komt kijken. Oftewel: zeg als gemeente wat de producten moeten kunnen, in plaats van bladzijden vol technische specificaties. ‘Dat levert meer passende en eerlijke aanbiedingen op, maar ook innovatie.’

Juist de vrees dat het uitdraait op een grote mislukking staat deze manier van aanbesteden in de weg, paradoxaal genoeg. ‘De neiging om maar zoveel mogelijk risico’s af te dekken, zorgt ervoor dat je alleen gebaande paden durft te betreden. Niet dat leveranciers altijd zo netjes zijn, maar de oplossing ligt dus zeker ook bij gemeenten zelf.’