Ict-projecten zijn notoir vanwege de kans op mislukking. Hoe koop je als gemeente slim in? Erken dat de markt het beter weet, sluit contracten af in jip-en-janneketaal, en zet je over de angst voor een flop heen.
Deze tips geeft Wim Nieland, directeur van inkoopbureau AevesBenefit, in een toelichting op het whitepaper voor de kennisbank VIND Inkoop en Aanbesteding. Hierin zet Nieland een aantal vuistregels voor inkopende overheden op een rij in een. De cijfers die hij memoreert uit het eindrapport van de Commissie Elias zijn huiveringwekkend.
Mislukte megalomane projecten
Voor wie het vergeten was: bijna de helft van alle ict-projecten bij het Rijk wordt niet succesvol afgerond. Van de zeer grote projecten is slechts 7 procent een succes. ‘Dan hebben we het over megalomane projecten, bijvoorbeeld bij de Belastingdienst. En dit zijn échte mislukkingen, simpele budgetoverschrijdingen tellen hierin niet mee,’ weet Nieland.
Misschien gaat het bij gemeenten veel beter. We weten het niet, want naar de praktijk bij lokale overheden is dergelijk onderzoek niet gedaan. Maar dat het merendeel hier vlekkeloos verloopt, zou opzienbarend zijn. Met regelmaat halen ook ict-zeperds bij lokale overheden de media.
Gebrek aan kennis
Wat wellicht scheelt, is dat gemeenten kleinschaliger werken. ‘Maar een middelgrote stad heeft één inkoopcoördinator in dienst, die vaak niet de benodigde kennis heeft van ict, geen aanbestedingsrecht heeft gestudeerd, en naast inkoop andere werkzaamheden heeft,’ zegt Nieland. ‘Ik chargeer, maar het punt is: er is een gebrek aan kennis.’
Dus je haalt de interne ict’ers erbij? ‘Dat kan, maar daarmee is het een beetje oppassen. Meestal zijn die specialisten helemaal idolaat van een bepaald systeem of merk. Met het risico dat de focus volledig daarop komt te liggen, in plaats van op de beste oplossing. Dan is het eerder raadzaam om er externe specialisten bij te halen.’
(Lees verder onder de advertentie)
Whitepaper: Inkoop van ICT
Dit whitepaper geeft een beknopt overzicht van alles wat er bij de inkoop van ICT komt kijken. Met een toelichting op markttrends, adviezen en een waardevolle
risicoanalyse, maakt u van de inkoop van uw ICT-faciliteiten geen halszaak meer!
Politiek die doordrukt
Er is, beklemtoont Nieland, voldoende expertise van buiten beschikbaar om het goed te doen. ‘Hoe komt het dan dat enorme projecten toch zo verschrikkelijk mislopen? Dat probleem zit vaak niet op inkoopgebied, maar bij de politiek die dingen doordrukt. Dat wil zeggen: onvoldoende rekening houdt met de druk die al op een organisatie ligt en de verandercapaciteit.’
Maar tussen een fiasco en een daverend succes ligt nog een heel gebied waarbij de inkoop er zeker toe doet. Kostenoverschrijdingen zijn geen bijzonderheid in de ict. ‘Dat is normaal, hoor je om je heen. Maar waarom eigenlijk? Als ik twintig bureaustoelen bestel, dan is een kostenoverschrijding van 30 of 50 procent ook niet normaal.’
Opportunisme uitlokken
Belangrijk is hoe je de vraag formuleert. ‘Gebruik jip-en-janneketaal. Als je heel gedetailleerd alles opschrijft en je gaat alleen maar voor de scherpste prijs, dan lok je opportunisme uit,’ aldus Nieland. ‘Dan worden de bureaustoelen voor de deur afgeleverd, maar ze moeten nog naar de vierde verdieping en het trapgat is te klein, zodat er een bijzondere oplossing moet worden gezocht.’
Zo is de kale levering van hard- of software ook vaak onvoldoende om ermee uit de voeten te kunnen. ‘Aan de inbedding zitten bijna altijd haken en ogen, en die leverancier weet dat. Zijn kennisniveau is per definitie hoger. Erken dat om te beginnen.’
Het gaat om functionaliteit
‘Functioneel aanbesteden’, bijvoorbeeld met behulp van ‘best value procurement’, is een methode die dan om de hoek komt kijken. Oftewel: zeg als gemeente wat de producten moeten kunnen, in plaats van bladzijden vol technische specificaties. ‘Dat levert meer passende en eerlijke aanbiedingen op, maar ook innovatie.’
Juist de vrees dat het uitdraait op een grote mislukking staat deze manier van aanbesteden in de weg, paradoxaal genoeg. ‘De neiging om maar zoveel mogelijk risico’s af te dekken, zorgt ervoor dat je alleen gebaande paden durft te betreden. Niet dat leveranciers altijd zo netjes zijn, maar de oplossing ligt dus zeker ook bij gemeenten zelf.’
Voor bouwprojecten is dat blijkbaar geen argument terwijl daar ook behoorlijke budget overschrijdingen zijn. Recentelijk de sneltram in Utrecht.
Maar ligt dat aan de bouwer of aan de politiek? Vaak wordt het wat goedkoper voorgesteld om het voorstel er door te krijgen.
Bij ICT worden er grote projecten gestart waarbij halverwege de wet wordt gewijzigd en de software opeens iets anders moet doen.
Verder wordt er veel zelf ontwikkeld. Terwijl het vaak goedkoper is om het in te kopen en om te gaan met de afwijkingen die het gekochte systeem heeft in plaats van volledig op maat aan te passen.
Gemeente Utrecht start nu een blockchain project voor mensen met schulden zodat ze geen bank nodig hebben. Daarnaast wordt gedacht dat fraude en controle daarop niet nodig is.
De heilige graal blockchain voorkomt op een magische wijze blijkbaar fraude en geldtransacties gaan blijkbaar altijd goed als er blockchain wordt gebruikt.
Dit geeft maar aan hoe naïef gemeentes kunnen zijn.
Over een jaar of langer lezen we waarom het mislukt is. Gewoon een bankrekening openen met een financieel verantwoordelijke is ‘ouderwets’ volgens gemeente Utrecht. Tja je zou meteen kunnen beginnen zonder eerst allerlei dingen zelf te maken.
1. Informatie is en blijft het eigendom en de verantwoordelijkheid van de gemeenten
2. De specialisten zijn dus de NIET de ICT’rs
3. De verwerking van de informatie is en blijft de verantwoordelijkheid van de gemeenten
4. De specialisten zijn dus de NIET de ICT’rs
5. Technologie zou ten dienste moeten staan van de gebruikers/gemeenschap/gemeenten
6. Dit vraagt om een adequate kennis, oa om geen slachtoffer te worden van het verdienmodel van de ICT sector
7. Gelukkig/helaas is de overheid niet de enige van deze al 50 jaar bestaande locked-in strategie van de ICT leveranciers…dat is echter een schrale troost…
Meer weten over Functioneel specificeren en Best Value Procurement? Vraag vrijblijvend de gratis whitepapers aan: In 6 stappen naar professioneel functioneel specificeren en De 7 nieuwste inzichten best value via https://nevi.nl/content/whitepapers