• Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Contact
  • Nieuwsbrief

Gemeente.nu

Nieuws voor gemeenten

  • Bedrijfsvoering
    • Aanbestedingen
    • Belastingen
    • Big data
    • Burgerzaken
    • Communicatie
    • Digitalisering
    • Financiën
    • Ondernemersbeleid
    • Organisatie
    • Privacy
    • Vergunningen
  • Sociaal
    • Bijstand
    • Decentralisatie
    • Integratie
    • Jeugdzorg
    • Onderwijs
    • Ouderen
    • Schuldhulp
    • Sport
    • Werk
    • Wmo
  • Veiligheid
    • Boa
    • Cybersecurity
    • Evenementen
    • Handhaving
    • Ondermijning
    • Openbare orde
  • Ruimte & Milieu
    • Afval
    • Bodem
    • Bouw
    • Duurzaamheid
    • Energie
    • Infrastructuur
    • Leefomgeving
    • Omgevingswet
    • Smart city
  • Loopbaan
    • Cao
    • Integriteit
    • Leiderschap
    • Mobiliteit
    • Ontwikkeling
    • Pensioen
  • Bestuur
    • College
    • Gemeenteraad
    • NIEUW Raadsledennieuws
    • Participatie
    • Samenwerking
  • Partners
    • Wagner
    • Centric
    • Loyalis
    • OSR juridische opleidingen
    • Segment
    • Sdu VIND Handhaving
    • Sdu VIND Inkoop en Aanbesteding
  • Whitepapers

Toenemende noodzaak contractmanagement voor facilities

18 november 2011 door Nico van Wijk

Steeds meer facilitaire diensten worden uitbesteed aan bedrijven die er hun kernactiviteit van maken. Moeten gemeenten hiervoor dan ook maar uitbesteden?

Het uitbesteden van dagverse salades in de bedrijfskantine, schoon sanitair, de nieuwste printvoorzieningen. Voor facility managers betekent dat meer aandacht voor het managen van contracten met leveranciers. Tijdrovend werk waarbij specifieke ervaring beslist een pré is.

In 2011 concludeerde onderzoeksbureau Integron dat werknemers de kwaliteit van facilitaire services als minder goed waarderen als deze zijn uitbesteed. Dit geldt voor diensten als schoonmaak, beveiliging, receptie en de bedrijfscatering.

Jean-Pierre Schuurmans, sales consultant van Integron, licht het toe met een voorbeeld: “Kijk bijvoorbeeld naar de schoonmaak. Voor eindgebruikers maakt het in de beleving groot verschil of een collega dit doet, of een extern bedrijf. Die collega kan je makkelijk aanspreken en je bent waarschijnlijk vergevingsgezind als het een keer tegenvalt. Iemand die je als professional inhuurt, reken je eerder af op resultaat.”

Goed fundament

In gesprek gaan met de ingehuurde professionals over de dienstverlening blijkt in de praktijk iets waar organisaties tegenaan hikken, weet Sandy Knollenburg. Hij is business unit manager van Het NIC, een adviesbureau op het gebied van onder meer inkoop, contractbeheer en –management. “Zolang opdrachtgever en opdrachtnemer voldoen aan de contractueel gemaakte afspraken is er formeel niets aan de hand. Het draait dan om de overeengekomen indicatoren, ongeacht de beleving.” Maar vaak gaat het volgens Knollenburg op dit punt al mis.

“Goed contractmanagement begint met het leggen van een goed fundament in de vorm van een doordacht inkoopproces. De volgende stap is het gestructureerd genereren van bruikbare managementinformatie uit alle contracten. Pas daarna kun je deze informatie actief gebruiken om in gesprek te gaan en verbetering te realiseren. Het kost tijd om dit in te regelen, maar die investering levert gegarandeerd extra kwaliteit en besparing op.”

Contracten inzichtelijk maken

Actief beheer van de contracten is een voorwaarde voor elke volgende stap. Onderzoeksbureau Integron concludeerde in februari 2011 dat de prestaties van facilitaire diensten in de helft van de gevallen niet worden gemonitord. Onvoldoende sturing op de kwaliteit, budgetoverschrijdingen door onvoorzien meerwerk en onvoldoende benutting van schaalvoordelen zijn een paar van de mogelijke gevolgen.

Knollenburg: “Veel organisaties zien op tegen de administratieve belasting van elektronische contractbeheerssystemen. Vaak weten ze de output ervan onvoldoende te benutten. De toegevoegde waarde van adequate registratie is daardoor beperkt.” Ook registreren op zich niet voldoende. “Stel je voor: in het contract staat dat schoonmaak minimaal beoordeeld moet worden met een kwaliteitscijfer zeven en bij de controle komt er een vijf uit. Wat doe je dan? Als daarover niets is vastgelegd heb je onvoldoende houvast om verbetering te realiseren.”

Onaangename verrassingen

Sven Schmitz is hoofd facilitaire dienst van Mundium College in Roermond, onderdeel van de Stichting Onderwijs Midden Limburg (SOML). Zo’n 2.000 leerlingen bevolken dagelijks de verschillende schoolgebouwen. Als de schoonmaakwerkzaamheden ook maar een paar dagen te wensen overlaten, is de situatie al snel verslechterd, weet Schmitz.

In 2010 is de schoonmaak Europees aanbesteed omdat SOML aanbestedingsplichtig is. “We hebben vooraf heel goed nagedacht over de inhoud van het bestek. Hierbij hebben we ons laten bijstaan door specialisten op dit terrein. Wat vragen we exact van het schoonmaakbedrijf, en wat niet? Hoe willen we dat de rapportages plaatsvinden, hoe vinden de kwaliteitscontroles plaats? We hebben dit gedetailleerd vastgelegd in het beschrijvend document en uiteindelijk dus ook in de contracten.”

Zere plek

Toch leert de praktijk dat er ondanks duidelijke afspraken problemen kunnen ontstaan. Omdat we er zo bovenop zitten, konden we al snel de vinger op de zere plek leggen”, vertelt hij. “Zo ontdekten we dat de schoonmakers níet beschikken over werkprogramma’s, terwijl dat wel was afgesproken. Dit is het soort onaangename verrassingen waarop je veel invloed kunt uitoefenen als je het voortraject zorgvuldig aanpakt. Al blijft het natuurlijk een proces van continu leren en bijsturen”, geeft Schmitz toe. 

Om de informatie die uit het monitoren van de afspraken komt goed te benutten is expertise nodig. Het is de belangrijkste reden dat steeds meer organisaties ook het contractmanagement uitbesteden. Dat kan in zijn geheel, maar ook op onderdelen, zoals de inspecties of het contractbeheer. Sven Schmitz van Lyceum Schöndeln noemt als voordelen de specialistische kennis die een externe contractmanager meebrengt, bijvoorbeeld op het gebied van schoonmaak. “Bovendien”, zo zegt hij, “vindt het schoonmaakbedrijf het ook prettig als er een externe deskundige aan tafel zit.” Contractmanagement betekent dus een verbetering van de klanttevredenheid. Daar word je als facility manager vrolijk van!”

Contractmanagement?

Contractmanagement omvat het gehele uitbestedingsproces: van inventarisatie van de behoefte en de aanbesteding tot en met het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. Omdat steeds meer activiteiten worden uitbesteed, neemt het belang hiervan toe. Diverse onderzoeken die in 2011 zijn uitgevoerd onderschrijven deze conclusie. Specifiek op het gebied van facilitaire diensten willen organisaties ook steeds meer uitbesteden. FMN concludeerde dat de uitbestedingsgraad steeg van 61 procent naar 63 procent.

Vorige artikel
‘Aanbestedingswet kan niet regelen wat maatwerk is’
Volgende artikel
‘Aanbestedingwet verwijst naar oude bijlagen’

Categorie: Aanbestedingen

Lees Interacties

GERELATEERD

Invoeringsdatum Omgevingswet onzeker

Nog veel vraagtekens rond invoering Omgevingswet

De aankomende Omgevingswet blijft gemeenten voor problemen stellen. De invoeringsdatum van 2022 is nog niet definitief, de ICT achter de wet niet op orde. Het onderzoek naar de kosten en baten van de wet laat tot april op zich wachten. Vorige week kon minister Ollongren de Eerste Kamer niet overtuigen van de noodzaak de wet... lees verder

Wijdemeren blijft bij terugvorderen bijstand om boodschappen

De gemeente Wijdemeren blijft erbij dat een inwoonster ruim 7.000 euro aan onterecht ontvangen bijstand moet terugbetalen. De kwestie kreeg veel aandacht, omdat de gemeente de vrouw zou ‘straffen’ voor het feit dat ze gratis boodschappen van haar moeder kreeg. Maar volgens de gemeente, die het dossier nog eens heeft bekeken, gaat het om een... lees verder

Duurzame successen: van groen dak tot gratis warmtefoto’s

Op verschillende plekken worden successen geboekt met groene en duurzame initiatieven, zoals energie besparen, groene daken en luchtkwaliteit. Zo doet de Utrechtse subsidieregeling voor groene daken het goed, verbeterde in Rotterdam de luchtkwaliteit en zijn de gratis warmtefoto’s in Hof van Twente niet aan te slepen. Subsidiesucces in Utrecht De Utrechtse subsidie voor aanleg van... lees verder

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primaire Sidebar

TOPVACATURES

Docent Burgerzaken (gegevens & privacy) – Segment

Teammanager Administratie – Gemeente Den Haag

Assistent rioolbeheerder – Gemeente Gouda

Uw Topvacature op Gemeente.nu

Meer vacatures

LAATSTE ARTIKELEN

Invoeringsdatum Omgevingswet onzeker

Nog veel vraagtekens rond invoering Omgevingswet

21 januari 2021

Wijdemeren blijft bij terugvorderen bijstand om boodschappen

21 januari 2021

Duurzame successen: van groen dak tot gratis warmtefoto’s

21 januari 2021

‘Gele boekje inzetten voor registratie coronavaccinatie’

21 januari 2021

Schulden van gedupeerden kinderopvangtoeslag kwijtgescholden

20 januari 2021

Footer

Snel naar

  • Aanbestedingen
  • Big data
  • Financiën
  • Handhaving
  • Integriteit
  • Leefomgeving

Meer Gemeente.nu

  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Events

Help

  • Adverteren
  • Contact
  • Spelregels

Powered by Sdu

SDU

 

Het laatste nieuws van Gemeente.nu in je mail?

Meld je aan voor de algemene nieuwsbrief of een van de themanieuwsbrieven van Gemeente.nu.

Aanmelden

×