• Skip to primary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
  • Contact
  • Nieuwsbrief

Gemeente.nu

Nieuws voor gemeenten

  • Bedrijfsvoering
    • Aanbestedingen
    • Belastingen
    • Big data
    • Burgerzaken
    • Communicatie
    • Digitalisering
    • Financiën
    • Ondernemersbeleid
    • Organisatie
    • Privacy
    • Vergunningen
  • Sociaal
    • Bijstand
    • Decentralisatie
    • Integratie
    • Jeugdzorg
    • Onderwijs
    • Ouderen
    • Schuldhulp
    • Sport
    • Werk
    • Wmo
  • Veiligheid
    • Boa
    • Cybersecurity
    • Evenementen
    • Handhaving
    • Ondermijning
    • Openbare orde
  • Ruimte & Milieu
    • Afval
    • Bodem
    • Bouw
    • Duurzaamheid
    • Energie
    • Infrastructuur
    • Leefomgeving
    • Omgevingswet
    • Smart city
  • Loopbaan
    • Cao
    • Integriteit
    • Leiderschap
    • Mobiliteit
    • Ontwikkeling
    • Pensioen
  • Bestuur
    • College
    • Gemeenteraad
    • Participatie
    • Samenwerking
    • Raadsledennieuws (archief)
  • Partners
    • Centric
    • Segment
    • TAUW
    • Sdu VIND
    • Sdu VIND Inkoop en Aanbesteding
  • Whitepapers
  • Opleidingen

Toenemende noodzaak contractmanagement voor facilities

18 november 2011 door Nico van Wijk

Steeds meer facilitaire diensten worden uitbesteed aan bedrijven die er hun kernactiviteit van maken. Moeten gemeenten hiervoor dan ook maar uitbesteden?

Het uitbesteden van dagverse salades in de bedrijfskantine, schoon sanitair, de nieuwste printvoorzieningen. Voor facility managers betekent dat meer aandacht voor het managen van contracten met leveranciers. Tijdrovend werk waarbij specifieke ervaring beslist een pré is.

In 2011 concludeerde onderzoeksbureau Integron dat werknemers de kwaliteit van facilitaire services als minder goed waarderen als deze zijn uitbesteed. Dit geldt voor diensten als schoonmaak, beveiliging, receptie en de bedrijfscatering.

Jean-Pierre Schuurmans, sales consultant van Integron, licht het toe met een voorbeeld: “Kijk bijvoorbeeld naar de schoonmaak. Voor eindgebruikers maakt het in de beleving groot verschil of een collega dit doet, of een extern bedrijf. Die collega kan je makkelijk aanspreken en je bent waarschijnlijk vergevingsgezind als het een keer tegenvalt. Iemand die je als professional inhuurt, reken je eerder af op resultaat.”

Goed fundament

In gesprek gaan met de ingehuurde professionals over de dienstverlening blijkt in de praktijk iets waar organisaties tegenaan hikken, weet Sandy Knollenburg. Hij is business unit manager van Het NIC, een adviesbureau op het gebied van onder meer inkoop, contractbeheer en –management. “Zolang opdrachtgever en opdrachtnemer voldoen aan de contractueel gemaakte afspraken is er formeel niets aan de hand. Het draait dan om de overeengekomen indicatoren, ongeacht de beleving.” Maar vaak gaat het volgens Knollenburg op dit punt al mis.

“Goed contractmanagement begint met het leggen van een goed fundament in de vorm van een doordacht inkoopproces. De volgende stap is het gestructureerd genereren van bruikbare managementinformatie uit alle contracten. Pas daarna kun je deze informatie actief gebruiken om in gesprek te gaan en verbetering te realiseren. Het kost tijd om dit in te regelen, maar die investering levert gegarandeerd extra kwaliteit en besparing op.”

Contracten inzichtelijk maken

Actief beheer van de contracten is een voorwaarde voor elke volgende stap. Onderzoeksbureau Integron concludeerde in februari 2011 dat de prestaties van facilitaire diensten in de helft van de gevallen niet worden gemonitord. Onvoldoende sturing op de kwaliteit, budgetoverschrijdingen door onvoorzien meerwerk en onvoldoende benutting van schaalvoordelen zijn een paar van de mogelijke gevolgen.

Knollenburg: “Veel organisaties zien op tegen de administratieve belasting van elektronische contractbeheerssystemen. Vaak weten ze de output ervan onvoldoende te benutten. De toegevoegde waarde van adequate registratie is daardoor beperkt.” Ook registreren op zich niet voldoende. “Stel je voor: in het contract staat dat schoonmaak minimaal beoordeeld moet worden met een kwaliteitscijfer zeven en bij de controle komt er een vijf uit. Wat doe je dan? Als daarover niets is vastgelegd heb je onvoldoende houvast om verbetering te realiseren.”

Onaangename verrassingen

Sven Schmitz is hoofd facilitaire dienst van Mundium College in Roermond, onderdeel van de Stichting Onderwijs Midden Limburg (SOML). Zo’n 2.000 leerlingen bevolken dagelijks de verschillende schoolgebouwen. Als de schoonmaakwerkzaamheden ook maar een paar dagen te wensen overlaten, is de situatie al snel verslechterd, weet Schmitz.

In 2010 is de schoonmaak Europees aanbesteed omdat SOML aanbestedingsplichtig is. “We hebben vooraf heel goed nagedacht over de inhoud van het bestek. Hierbij hebben we ons laten bijstaan door specialisten op dit terrein. Wat vragen we exact van het schoonmaakbedrijf, en wat niet? Hoe willen we dat de rapportages plaatsvinden, hoe vinden de kwaliteitscontroles plaats? We hebben dit gedetailleerd vastgelegd in het beschrijvend document en uiteindelijk dus ook in de contracten.”

Zere plek

Toch leert de praktijk dat er ondanks duidelijke afspraken problemen kunnen ontstaan. Omdat we er zo bovenop zitten, konden we al snel de vinger op de zere plek leggen”, vertelt hij. “Zo ontdekten we dat de schoonmakers níet beschikken over werkprogramma’s, terwijl dat wel was afgesproken. Dit is het soort onaangename verrassingen waarop je veel invloed kunt uitoefenen als je het voortraject zorgvuldig aanpakt. Al blijft het natuurlijk een proces van continu leren en bijsturen”, geeft Schmitz toe. 

Om de informatie die uit het monitoren van de afspraken komt goed te benutten is expertise nodig. Het is de belangrijkste reden dat steeds meer organisaties ook het contractmanagement uitbesteden. Dat kan in zijn geheel, maar ook op onderdelen, zoals de inspecties of het contractbeheer. Sven Schmitz van Lyceum Schöndeln noemt als voordelen de specialistische kennis die een externe contractmanager meebrengt, bijvoorbeeld op het gebied van schoonmaak. “Bovendien”, zo zegt hij, “vindt het schoonmaakbedrijf het ook prettig als er een externe deskundige aan tafel zit.” Contractmanagement betekent dus een verbetering van de klanttevredenheid. Daar word je als facility manager vrolijk van!”

Contractmanagement?

Contractmanagement omvat het gehele uitbestedingsproces: van inventarisatie van de behoefte en de aanbesteding tot en met het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. Omdat steeds meer activiteiten worden uitbesteed, neemt het belang hiervan toe. Diverse onderzoeken die in 2011 zijn uitgevoerd onderschrijven deze conclusie. Specifiek op het gebied van facilitaire diensten willen organisaties ook steeds meer uitbesteden. FMN concludeerde dat de uitbestedingsgraad steeg van 61 procent naar 63 procent.

Filed Under: Aanbestedingen

Reageer
Vorige artikel
‘Aanbestedingswet kan niet regelen wat maatwerk is’
Volgende artikel
‘Aanbestedingwet verwijst naar oude bijlagen’

Reader Interactions

VIND-Banners_VIND-Inkoop-en-Aanbesteding

GERELATEERD

Opinie Het antwoord dat u niet wilt horen?

Tijdens de vergadering ervoer ik het als betuttelend, de dag erna als bizar bovendien. Raadsleden mochten van de voorzitter niet informeren naar de antwoorden op eerdere schriftelijke vragen. De raadselachtige reden hiervoor lag in antwoorden die de raad niet zou willen horen… Bij de voorbereidende raadsvergadering – die bij ons dialoogvergadering heet – hadden we... lees verder

Bonus asielplekken: eerste ronde 2500 euro, daarna 1500

Gemeenten die zich meteen melden om extra opvangplekken voor asielzoekers te realiseren, krijgen een hogere uitkering dan gemeenten die dat pas later doen. Dat staat in de uitwerking van de spreidingswet, die na goedkeuring door de ministerraad aan de Tweede Kamer is gestuurd. In de eerste landelijke ronde van drie maanden waarin gemeenten vrijwillig extra... lees verder

Meer mensen met hoger inkomen vragen schuldhulp

In 2022 meldden zich meer mensen met modale en bovenmodale inkomens voor schuldhulpverlening. Dit schrijft branchevereniging NVVK in hun jaarverslag. De stijging wordt toegeschreven aan de hoge energieprijzen en stijgende inflatie. De vereniging noemt het positief dat ook hogere inkomens de weg naar schuldhulp bij de gemeente vinden. Uit het jaarverslag over 2022 blijkt dat er... lees verder

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primary Sidebar

GEMEENTEVACATURES

Data-analist – Gemeente Gouda

Senior beleidsadviseur Regionale Inkoop Sociaal Domein – Gemeente Gouda

Wijkboa – Gemeente Gouda

Meer vacatures

LAATSTE ARTIKELEN

Opinie Het antwoord dat u niet wilt horen?

1 juni 2023

Bonus asielplekken: eerste ronde 2500 euro, daarna 1500

31 mei 2023

Meer mensen met hoger inkomen vragen schuldhulp

31 mei 2023

‘Kijk niet alleen naar problemen, maar ook naar hulpbronnen’

31 mei 2023

Goed voorbeeld – Kansenongelijkheid niet als gemeente alleen aanpakken

30 mei 2023

GEMEENTE.NU PARTNERS

Van bestemmingplan naar omgevingsplan
  • Segment

Van bestemmingplan naar omgevingsplan

Bereid je voor op extra paspoort- en ID-kaartaanvragen
  • Segment

Bereid je voor op extra paspoort- en ID-kaartaanvragen

Professioneel risicomanagement steeds belangrijker
  • Segment

Professioneel risicomanagement steeds belangrijker

Aan de slag met de Wet open overheid
  • Segment

Aan de slag met de Wet open overheid

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen
  • Centric

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 
  • Segment

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden
  • Centric

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden

Zomerkorting bij Segment! 
  • Segment

Zomerkorting bij Segment! 

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 
  • Segment

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden
  • Segment

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen
  • Segment

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou
  • Segment

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld
  • Segment

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld

Risico’s en kansen van Common Ground
  • Centric

Risico’s en kansen van Common Ground

Maak medewerkers bewust van cybersecurity
  • Centric

Maak medewerkers bewust van cybersecurity

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’
  • Centric

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties
  • Centric

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten
  • Centric

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 
  • Centric

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground
  • Centric

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes
  • Centric

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen
  • Centric

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?
  • Centric

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie
  • Segment

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam
  • Centric

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren
  • Centric

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert
  • Centric

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving
  • Segment

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’
  • Centric

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden
  • Centric

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector
  • Segment

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart
  • Centric

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’
  • Centric

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten
  • Segment

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal
  • Centric

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel
  • Segment

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel

Met de Meetfiets de gemeente in
  • Centric

Met de Meetfiets de gemeente in

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar
  • Centric

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT
  • Centric

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente
  • Centric

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips
  • Segment

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg
  • Centric

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg

Provinciale Reservepool met stembureauleden
  • Segment

Provinciale Reservepool met stembureauleden

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers
  • Centric

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen
  • Segment

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen

Diplomastelsel Burgerzaken verandert
  • Segment

Diplomastelsel Burgerzaken verandert

Masterclasses informatiebeveiliging
  • Segment

Masterclasses informatiebeveiliging

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!
  • Segment

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?
  • Segment

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap
  • Centric

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet
  • Centric

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?
  • Segment

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud
  • Centric

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud

Zo kom je tot een robuuste begroting
  • Segment

Zo kom je tot een robuuste begroting

Online training agressie voorkomen: kan dat?
  • Segment

Online training agressie voorkomen: kan dat?

Vijf redenen om voor Segment te kiezen
  • Segment

Vijf redenen om voor Segment te kiezen

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’
  • Segment

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021
  • Centric

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig
  • Segment

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS
  • Centric

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS

Eerste Hulp bij Verkiezingen
  • Segment

Eerste Hulp bij Verkiezingen

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit
  • Segment

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik
  • Centric

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening
  • Centric

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet
  • Centric

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet

Eric Gubbels over online leren in coronatijd
  • Segment

Eric Gubbels over online leren in coronatijd

Digitale handhaving in het sociaal domein
  • Centric

Digitale handhaving in het sociaal domein

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid
  • Segment

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer
  • Centric

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers
  • Segment

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers

De Virtuele Inloopavond
  • Centric

De Virtuele Inloopavond

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt
  • Centric

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij
  • Segment

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij

De missie van Segment
  • Segment

De missie van Segment

Centric publiceert publieksverslag 2019
  • Centric

Centric publiceert publieksverslag 2019

Schuldenproblematiek door de coronacrisis
  • Segment

Schuldenproblematiek door de coronacrisis

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten
  • Segment

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten


Footer

Snel naar

  • Aanbestedingen
  • Big data
  • Financiën
  • Handhaving
  • Integriteit
  • Leefomgeving

Meer Gemeente.nu

  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Events

Help

  • Adverteren
  • Contact
  • Spelregels

Powered by Sdu

SDU

Het laatste nieuws van
Gemeente.nu in je mail?

×