Door een beperkte expertise van het lokale bestuur wordt jaarlijks ruim een miljard verspild aan stroperige bedrijfsvoering en matig inkoop- en contractmanagement, volgens onderzoek in 171 gemeenten.
De verantwoordelijken kijken vooral naar de kerntaken, ziet
managing director Wim Nieland van ADC Performance Improvement, waardoor ze bepalen wat minimaal
gedaan moet worden. Dit terwijl een gedragsverandering nodig is. Beter,
sneller, goedkoper. Anders werken dus, maar hoe?
Dat is toch belangrijk, die kerntakendiscussies?
“Vaak wordt op deze manier bepaald hoe de kaasschaaf
selectiever wordt ingezet”, antwoordt Nieland. “Als gemeenten daarna echt gaan
snijden, gaat het mes bijvoorbeeld in de bibliotheken, logopedie voor jongeren
of het groenonderhoud.”
Waar ligt de echte winst dan?
“Bij de bedrijfsvoering, en dat gemeentebreed.”
Zijn gemeenten daar niet mee bezig dan?
“Van de 171 gemeenten die wij hebben onderzocht is slechts een
handjevol bezig met het stroomlijnen van de processen. Het gaat om niet meer
dan 10 procent.”
Wat doet de rest dan?
“Zij zeggen: oké, we krijgen minder geld. Dan gaan we minder
doen… Zij bouwen hun dienstverlening af.”
Wat zou de top drie van winstposten zijn?
“Je moet als gemeente kritischer zijn op de uitgaven aan
leveranciers. Je moet onder meer een scherp oog hebben voor de tarieven. Het
tweede punt is dat gemeentelijke organisaties efficiënter kunnen werken, maar
zet de overcapaciteit dan in voor andere taken.
Het ontslaan van ambtenaren
loont niet. In ieder geval niet op de korte termijn, terwijl je op de langere
termijn weer mensen nodig hebt. Denk aan het uitvoeren van taken binnen de
AWBZ, de jeugdzorg, maar ook aan het grote aantal mensen dat met pensioen gaat.
Uitbestede taken kan je ook weer in huis halen. Laat dit werk uitvoeren door
een anders wat miserabele pool boventallige medewerkers.
De derde winstpost is
vraagbeïnvloeding bij het inkopen.”
Vraagbeïnvloeding?
“Je kijkt dan niet naar tarieven, naar wat je per uur
betaalt, maar naar de hoeveelheid uren die echt nodig zijn voor een taak. Dit
geldt dus niet voor een nodig aantal kilometers weg, maar wel voor mensen die
gedetacheerd worden bij gemeenten. Vaak worden zij voor te veel uren ingeboekt.
Maar je kan ook kijken naar de schoonmaak van het gemeentehuis. Moeten de
vuilnisbakjes naast je bureau vijf dagen per week worden geleegd, of is drie
keer ook voldoende?”
En dan?
“Contractmanagement. De grootste winst in te halen door
beter contractmanagement. De gemeente is nu vooral een doorgeefluik voor geld.
Wij hebben berekend dat lokale overheden gemiddeld 900 euro per inwoner per
jaar uitgeeft aan inkopen. Dat zijn beïnvloedbare kosten, maar inkoopafdelingen
zijn vooral gericht op rechtmatigheid, terwijl het moet gaan om doelmatigheid.”
Want hoe gaat het dan in de praktijk?
“Op een gegeven moment is er een contract afgesloten.
Vervolgens gaat een leverancier aan de slag, maar de afdeling inkoop managet
dat contract niet meer. Dit terwijl je permanent, dus niet alleen als het
contract afloopt, moet zien of het beter kan. Krijg je waar voor je geld? Kan
een leverancier betere diensten verlenen voor de inwoners? Als je dit soort
vragen beantwoord, is minder betalen zeker mogelijk. Een voorzichtige schatting
leert dat het zeker om 750 miljoen euro aan besparingen gaat. Jaarlijks.
Waar zit de winst in de bedrijfsvoering?
“Ik kijk naar de processen. Sluiten die aan, of zitten er
knelpunten. Kunnen mensen effectief werken, of moeten ze fouten van anderen
corrigeren of wachten? Verder is de populatie van mensen met financiën op
kaartje erg fors. Medewerkers controleren elkaar te veel. Tegelijkertijd is het
lastig sluitende begrotingen te maken.”
Waar ligt dat aan?
“De inkomsten kunnen maandelijks fluctueren. Iedereen zat met smart te
wachten op de decembercirculaire. Nu is de hoop gevestigd op de meicirculaire,
en de VNG laat al weten daar ook niet te veel van moeten verwachten. Het zou
gemeenten enorm helpen als het Rijk met duidelijke cijfers komt.”
De zin: “Laat dit werk uitvoeren door een anders wat miserabele pool boventallige medewerkers” klinkt behoorlijk laatdunkend!
Open deuren en roeptoeteren…….(en niet perse in die volgorde).