Gemeenten hebben het zwaar met de bezuinigingen. De afgelopen tien jaar hebben veel gemeenten hun interne processen fors gestroomlijnd. Aan vet valt weinig meer te halen.
– VISIE – Piet van Mourik
Maar nu gaan moderne gemeenten regisseren. Minder zelf en meer door anderen betekent stroomlijnen van processen met andere organisaties. Processen dus die de gemeente deelt met anderen. Deze ‘regiecontrol’ wordt de nieuwe manier van kosten verlagen, kwaliteit versterken en operaties versnellen.
Of het nu beleid dat sport, jeugd, ouderen, cultuur, volksgezondheid, veiligheid en ga maar door betreft. Onze constatering rondom samenwerking is dat het meestal een rotzooitje is. Jawel, gegevens worden soms min of meer uitgewisseld maar het werk wordt toch los van elkaar uitgevoerd. Dezelfde informatie wordt herhaaldelijk in verschillende systemen ingevoerd, dezelfde gesprekken worden overal gevoerd, dezelfde procedures worden herhaald.
Als activiteiten en data een sprong maken naar andere organisaties ontstaan misverstanden, fouten en inconsistentie. U begrijpt het al: nog meer verspilling.
Hoe moet dat dan?
In plaats van inefficiëntie af te doen als onvermijdelijk gevolg van samenwerken met anderen is actie nodig. Iedereen snapt dat het belangrijk is eerst de verschillende processen in één computersysteem te verbinden. Dat is de technische oplossing. De werkelijke managementuitdaging ligt in het ontdekken van nieuwe en betere werkwijzen. Om te beginnen kunnen activiteiten over de gemeentelijke ‘organisatiegrens’ worden getild. Als bijvoorbeeld een particuliere bewakingsfirma een taak beter kan vervullen dan de politie dan moet deze dat ook doen.
Door dit beginsel op alle samenwerkingsfronten door te voeren verdwijnt een leger mensen die nu verspreid bij uiteenlopende samenwerkingspartners werken.
Het zal een kunst zijn om het complete netwerk te integreren en het samengebundelde proces te coördineren, maar het leidt wel tot informatie delen en zodanig werken dat er in het hele netwerk zo laag mogelijke kosten en zo groot mogelijke productie tot stand kan komen.
En er is haast bij. Alle tekenen wijzen erop dat, naast bedrijven en instituties ook de burger zelf deel gaat uitmaken van het netwerk. Cocreatie staat voor de deur, waarbij gemeenten, samenwerkende partners en burgers informatie en activiteiten gaan delen. Burgers zullen lopende het proces steeds meer hun plaats opeisen en in een vroeg stadium mee willen beslissen.
Voor gemeenteambtenaren en de medewerkers van de samenwerkende instituties betekent het een ingrijpende verandering in hun manier van doen. Het traditionele denken “als jij me iets levert dan ben ik de klant en jij mijn leverancier” moet rigoureus van tafel.
Actief aan de gang
Laten we wel wezen. Het opzetten van ‘regiecontrol’ valt niet mee. Heel wat beslissingen moeten vooraf worden genomen. En snel. Hiervoor is naast een stuurgroep een klein deskundig ontwerpteam nodig onder leiding van een expert op het gebied van gemeentelijk regievoeren en met verstand van herontwerpen van processen.
De principes die het team moet volgen zijn ‘het hogere doel staat voorop’, ‘het proces moet als eenheid worden ontworpen’, ‘geen enkele activiteit mag meer dan één keer worden uitgevoerd’, ‘werk wordt gedaan door de partner die dit het beste kan’ en last but not least de informatie en documentatie moet voor de samenwerkende partners transparant en toegankelijk zijn. En zonder gezeur samen in een organisatieontstressend informatiesysteem is dan levensbelang!
Mooi verhaal; helemaal eens; maar laten de verantwoordelijke bestuurders in gemeenteland zich w?l realiseren wat dit allemaal betekent voor hun eigen organisatie. En hun leiderschap. Wellicht een idee om eens te gaan buurten bij Rijkswaterstaat die sinds een jaar of 7 echt actieff met PPS aan de slag is. Een mooi voorbeeld van een transitie van een pure uitvoerings- naar een regieorganisatie. En dat gaat zeer zeker niet zonder veel bloed, zweet & tranen. En zijn de gemeentelieders daar wel tegen opgewassen?