Online marktplaatsen populair voor externe inhuur

Ze schieten als paddenstoelen uit de grond: online marktplaatsen voor de inhuur van tijdelijke professionals. Maar hoe werkt inhuur van personeel via een online systematiek?

En waarom zou je hier gebruik van maken? Een gesprek over de ins en outs met beleidsadviseur inkoop Wolter van der Vlist van Agentschap NL en Roderick Timmermans, directeur van inkoopdienstverlener Het NIC.

De vraag naar en het aanbod van flexibel personeel is nog nooit zo groot geweest, becijferde UWV in 2011. Maar liefst een derde van de Nederlandse arbeidsmarkt werkt op flexibele basis: via een tijdelijke arbeidsovereenkomst, via uitzend- of detacheringsbureaus of als ZZP’er. Organisaties kunnen niet meer zonder deze ‘flexibele schil’.

Om het inhuren van externen in goede banen te leiden, zijn er steeds meer online marktplaatsen. Vooral overheden zijn er volop mee bezig. Maar hoe is de populariteit ervan te verklaren? Wolter van der Vlist, beleidsadviseur inkoop bij overheidsorganisatie Agentschap NL, ziet ten minste vier redenen:

1) verbeteren van de efficiency en de kwaliteit van interne processen;

2) terugdringen van de kosten;

3) toenemende behoefte aan transparantie ;

4) zeker stellen van de rechtmatigheid rond externe inhuur door de overheid.

Rechtmatigheid

“Door de complexiteit van veel overheidsorganisaties is het in de praktijk enorm moeilijk om als inkoopafdeling grip te krijgen op externe inhuur”, stelt Van der Vlist. “Er zijn maar weinig organisaties die je precies kunnen vertellen hoeveel zij er op dit moment aan uitgeven. En als dát onduidelijk is, is het maar de vraag of het allemaal volgens de regels gebeurt. Dat is natuurlijk geen wenselijke situatie.”

In de afgelopen jaren raakten diverse organisaties met een publieke verantwoordingsplicht in opspraak vanwege de inhuur van interimmers. Rechtmatigheid blijkt dan ook een belangrijke drijfveer om via een online marktplaats volgens een duidelijke systematiek de externe inhuur te regelen. Dat gold ook voor Agentschap NL. “Voorheen zou je nog wel eens vraagtekens kunnen zetten bij de objectiviteit tijdens het inkoopproces. Nu is het objectief, transparant en non-discriminair. En wij krijgen minimaal hetzelfde, maar voor minder geld”, vertelt Van der Vlist. 

Dynamisch systeem

Een jaar geleden is men bij Agentschap NL een pilot gestart voor de inhuur van ICT’ers, financieel specialisten en communicatieprofessionals. De aanbieders zijn preferred suppliers; in eerste instantie geselecteerd via een Europese aanbesteding. In de online marktplaats vinden vervolgens mini-competities plaats tussen de aanbieders van tijdelijke krachten. Van der Vlist koos voor deze selectie voor de e-Cartotheek van Het NIC, een zogeheten dynamisch inkoopsysteem en geschikt voor de inkoop van zowel producten als diensten. “Met dit systeem kunnen we ook het contractmanagement heel goed regelen. Dat is een belangrijk verschil met veel andere systemen.” De online marktplaats wordt geheel op maat geconfigureerd.

Interne processen

De inkoopdienstverlener begeleidde Agentschap NL bij de invoering van de e-Cartotheek. Volgens directeur Roderick Timmermans is het realiseren van de besparingen niet de belangrijkste winst van de online oplossing.

“Als je voor een dergelijke toepassing kiest moet je een duidelijke inkoopstrategie hebben. Dat is één. Ook dwingen organisaties zichzelf hiermee een duidelijke opdrachtomschrijving op papier te zetten. Maar het belangrijkste is dat de e-Cartotheek centraal zicht op inhuur geeft. Er is één kanaal waar alle opdrachten doorheen gaan. Daarmee hangen ook weer andere dingen samen, zoals een duidelijk intern proces, tijdsbesparing, verantwoording die goed geregeld is, enzovoorts.”

Hobbels

Van der Vlist herkent zich in de schets van Timmermans. Voordat het bij Agentschap NL zover was, waren er de nodige hobbels te nemen. “Wie gaat over wat: dat is een van de vragen die aan bod kwamen bij de voorbereiding van de pilot. Is het de afdeling HRM die verantwoordelijk is voor externe inhuur? Zijn dat de mensen in de lijn? Of hebben ze beiden een rol, en zo ja, hoe zit dat dan precies?

Door dergelijke vragen te beantwoorden, creëer je al veel duidelijkheid. Interne processen worden op tal van punten verbeterd, en uiteindelijk is dat volgens mij de echte toegevoegde waarde van een online marktplaats”, concludeert de beleidsadviseur inkoop.