Information governance geeft kennis in het functioneren van de gemeentelijke organisatie en kan die machine beter laten draaien. Toch heeft slecht 41 procent van de gemeenten het informatiebeheer goed op orde, blijkt uit een landelijke benchmark.
De benchmark van adviesbureau VHIC toont aan dat er nog veel werk is te verzetten. Bij slecht 49 procent van de gemeenten die meewerkten aan het onderzoek leeft het idee dat stevig informatiebeheer van essentieel belang is, maar waarom is het zo belangrijk dan?
Information governance
Volgens het bureau is het beheren van informatie essentieel voor de verantwoording van organisaties. Het kan zo helpen de inwoners meer vertrouwen te geven in het werk van de gemeente. Information governance is meer dan het invoeren van regels en een nieuwe benadering van informatiemanagmenent, die informatie gebruikt om doelen te bereiken. Daar wil iedereen zich wel hard voor maken, toch?
Nou nee. Het leeft dus niet. Bij 83 procent van de deelnemers aan de benchmark wordt de beschikbare informatie niet genoeg gebruikt en gedeeld binnen de ambtelijke organisatie; bijna de helft van de gemeenten heeft onvoldoende beleid als het gaat om de informatiehuishouding. Dit terwijl het programma Egem (elektronische gemeenten) van stichting ICTU al sinds 2003 bedoeld is de zaken op orde te krijgen.
Schokkend
Uit het onderzoek: “Schokkend is de uitspraak dat slechts in 12 procent van de deelnemende organisaties voldoende kennis aanwezig is van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen over het beheer van informatie en dat de richtlijnen die er zijn, onvoldoende worden toegepast in 72% van de organisaties.”
Tijd voor actie, concludeert VHIC. Tijd voor en strategie die gericht is op het krijgen van een helder overzicht van de informatiegebruikers, de bronnen van kennis en de systemen. Zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie moet vervolgens worden ingezien wat de meerwaarde is van dit betere informatiebeheer.
Ik en mijn organisatie willen dit onderdeel heel graag op orde brengen. De behoefte is er wel degelijk. Waar kan ik richtlijnen en goede voorbeelden vinden om te komen tot information governance?
Bij driekwart (!!) van de gemeenten ontbreekt een prestatie gerichte cultuur. Normen en targets worden niet regelmatig ge?valueerd en bijgesteld.
Daarom hebben we een gebruikersgroep opgericht vanuit het Managementinformatiesysteem Cognos.
Een gebruikersgroep van en voor ambtenaren.
we zijn te vinden op
http://www.cognosvoorambtenaren.nl
momenteel zijn 132 gemeenten aangesloten
50% van de 30.000 + gemeenten zijn lid
21% van de 0-30.000 gemeenten zijn lid
(zegt ook wel iets)
Voor de automatisering ging er wel eens iets verkeerd, nu gaat het automatisch verkeerd. Overheidsinstanties trappen in de valkuil om door automatisering de basis op orde te krijgen. Beter is eerst de basis op orde en daarna pas automatiseren. Gemeentes investeren miljoenen in ICT met als gevolg verstoring van werkprocessen en dalende kwaliteit van dienstverlening.
Schokkend ? In wat voor zin en voor wie ? Misschien voor de managers van deze wereld, maar niet voor de mensen in het werkveld. Die weten namelijk allang dat het niet alleen gaat om visionair, utopisch denken, maar ook praktisch vomgeven. Zolang de visie niet wordt afgestemd op wat praktisch haalbaar is, en er dus ook voldoende middelen voor de praktische middelen beschikbaar worden gesteld zal het informatiebeheer inderdaad niet echt goed van de grond komen in de digitale storm.