De komende jaren ondergaat de informatiehuishouding van gemeenten een aantal ingrijpende wijzigingen. Wat komt op ze af?
– VISIE –
Gemeenten staan voor opgaven zoals de vorming van Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s), Veiligheidsregio’s en decentralisaties van taken van Rijk en provincies naar gemeenten. Ook de modernisering GBA en implementatie van het NUP stellen eisen aan, en hebben effect op, de bedrijfsvoering en de informatievoorziening van de lokale overheid. KING ondersteunt gemeenten met de informatiehuishouding. Centraal daarbij staat de integrale benadering, van procesinrichting tot en met de inrichting van de ICT-voorzieningen. Het resultaat is de huidige versie van het GEMeentelijk Model architectuur (GEMMA).
Concept
Het architectuurmodel is oorspronkelijk ontwikkeld als een samenhangende set van oplossingen en standaarden (producten en diensten) voor de verbetering van de elektronische dienstverlening bij gemeenten. Inmiddels is het een concept dat meeloopt met de informatiekundige veranderingen bij gemeenten, en als gevolg daarvan continue geactualiseerd wordt.
De huidige versie is ontwikkeld vanuit de vraag naar elektronische dienstverlening aan burgers, een vraag die door kostenbesparingen en de samenwerking in ketens, verandert. Hierdoor staan we aan de vooravond van een herziening van het huidige model, dat zijn beslag krijgt in GEMMA 2.0. Om de ontwikkeling gecontroleerd en in afstemming met gemeenten tot stand te laten komen, worden nieuwe producten gelanceerd. Eén van die producten is de ontwikkeling van de Basisgemeente. De Basisgemeente biedt standaarden voor procesinrichting, generieke functionaliteit en universele componenten, waarbij de nadruk ligt op integratie vanuit generieke gemeenschappelijke voorziening.
De veranderingen waarmee gemeenten in de komende jaren aan het werk gaan, zullen de werkwijze sterk veranderen en daarmee ook de informatiesystemen die dit ondersteunen. Op hoofdlijnen kenmerken de veranderingen zich door een toename aan samenwerking vanuit het oogpunt van kostenbesparing. Daarnaast wordt dienstverlening steeds meer als onderdeel van een keten geleverd. Deze laatste ontwikkeling heeft zijn weerslag op de gemeentelijke bedrijfsvoering, die geïllustreerd wordt door de decentralisaties.
Nieuwe taken
Decentralisaties vereisen van gemeenten dat zij burgers aanzetten tot zelfredzaamheid, en het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Dit vraagt een nieuwe organisatorische setting, en een nieuwe taakverdeling in de samenwerking tussen burgers, bedrijven en gemeenten. Met gevolgen voor gemeentelijke processen, informatievoorziening en ICT. De uitdaging wordt te blijven redeneren vanuit de dienstverlening aan burgers en bedrijven, en processen, producten en diensten, oplossingen en informatievoorziening, daarbij te laten aansluiten.
Basisgemeente
Ontwikkelingen als de decentralisaties brengen complexe informatiekundige vragen boven tafel. Inrichtingsprincipes als ‘zelforganisatie’, ‘één gezin, één plan, één regisseur’, en steeds intensievere (keten-)samenwerkingen, leiden tot een verdergaande complexiteit in de gemeentelijke procesinrichting en informatiehuishouding.
Gemeenten vragen om ‘ontzorging’, door middel van reductie van de complexiteit in de gemeentelijke bedrijfsprocessen. Op die manier komen gemeenten gemakkelijker tot samenwerking, en krijgen ze capaciteit om hun dienstverlening te optimaliseren en zich te richten op hun kerntaken. De Basisgemeente beoogt gemeenten te ondersteunen bij:
• Het beteugelen van de toenemende complexiteit op het gebied van hun proces en informatievoorziening;
• Het bieden van een solide en gemeenschappelijke basis voor het herinrichten van nieuwe taken;
• Het realiseren van (keten-)samenwerking en kostenefficiëntie;
• Het benutten van nieuwe mogelijkheden als het afnemen van hun informatievoorziening als een dienst vanuit de Cloud.
De grote uitdaging is het blijven ontwikkelen van GEMMA. Zodanig dat het blijft aansluiten bij de bedrijfsmatige ontwikkelingen waar gemeenten voor staan én haar toegevoegde waarde binnen de decentrale overheid behoudt.
Over de auteurs:
Joost Broumels is projectleider basisgemeenten en Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein bij KING, Marc Maas is projectleider E-Diensten bij KING
Het is een illusie te veronderstellen dat je een optimale ict architectuur kunt invoeren wanneer de processen die moeten worden ondersteund niet stabiel en op orde zijn. Hoewel in GEMMA de samenhang en afstemming tussen de procesinrichting en de inrichting van de ICT voorzieningen is opgesloten blijkt in de praktijk dat dat vaak maar moeizaam kan worden vertaald in werkbare en voor alle gebruikers transparante werkwijzen. Ik vraag mij steeds vaker af of we niet te ambitieus zijn en te veel nadruk leggen op de integraliteit van de oplossingen. Hoeveel mensen, ambtenaren en burgers begrijpen nog wat er feitelijk gaande is. Ontwikkeling gaan snel, technologie ontwikkelt continu, maar de menselijke maat legt het daarbij af.
Het boeiende is dat we alles goed willen organiseren en beheersen, maar juist door dat streven haken meer en meer mensen af en groeit de kwetsbaarheid van het systeem eerder dan dat ze kleiner wordt. Voeg daarbij het idee dat vernieuwing ook besparing moet opleveren en zie daar: een boeiende cocktail van uitdagingen die nog maar door weinigen wordt overzien. Misschien toch tijd voor een weloverwogen pas op de plaats?
Het stuk van Joost en Marc staat wel heel vol ‘jargon’ en gemeenplaatsen.
Eenvoudig gezegd moet ict de primaire processen binnen een gemeente optimaal, eenvoudig en voor alle betrokkenen begrijpelijk ondersteunen. Daarbij moet gebruiksvriendelijkheid en doelmatigheid niet teloor gaan in de complexiteit van een ict systeem dat ‘alles’ wil kunnen en koppelen, de massaliteit van nauwelijks te begrijpen interfaces en/of door ict afgedwongen onlogische handelingen en procedures.
Ict instrumenten moeten doen waar ze voor gemaakt zijn zoals klanten beheren, processen bewaken, financiën transparant maken en mensen aan werk helpen. Dat moet mogelijk en makkelijk zijn met behulp van logische en eigentijdse interfaces die iedereen begrijpt en die een plezier zijn om mee te werken.
Gemeentes kunnen daarbij veel inspiratie opdoen op internet waar complexe ict-systemen achter webshops, social media sites en communitytoepassingen worden gecombineerd met zeer communicatieve, aansprekende en uitdagende interfaces.
Het kan echt!
Cees Morsch, CASE Builders