‘Informatiehuishouding overheid niet op orde’

De overheid moet meer aandacht geven aan de eigen informatiehuishouding. Dat concluderen de Raad voor het openbaar bestuur en de Raad voor Cultuur in hun gezamenlijke advies: ‘Het puberbrein van de overheid – informatiebeheer in ketensamenwerking’

Burger en overheid de dupe
Overheidsorganisaties hebben hun informatie niet op orde. Daarvan hebben ze, volgens beide instanties, niet alleen zelf last, ook burgers worden hiervan de dupe. Als overheden met elkaar of met maatschappelijke organisaties in ketens samenwerken, worden de problemen nog groter. Dat constateren de Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur in hun gezamenlijke advies: ‘Het puberbrein van de overheid – informatiebeheer in ketensamenwerking’ dat afgelopen dinsdag is overhandigd aan minister Bussemaker.

De kern van het probleem is volgens de raden dat de overheid te weinig zicht heeft op het belang van informatie, informatiemanagement en informatiebeheer. Bij de inrichting van samenwerkingsprocessen moet informatiebeheer daarom het vertrekpunt zijn, niet het sluitstuk. En er moet hierover tussen de betrokken partijen voldoende afstemming zijn, zeker ook over de Teevendeal
waardering en selectie van informatie.

Zij waarschuwen dat informatie van de overheid onbruikbaar wordt als verwijzingen doodlopen, omdat de bijbehorende gegevensbestanden zijn vernietigd of onvindbaar zijn. Hoe schadelijk deze link rot kan zijn voor het functioneren van en vertrouwen in bestuurders en overheidsorganen, zij geven hier als voorbeeld de veelbesproken ‘Teevendeal’.

Overarchivering
Tegelijkertijd ligt ook ‘overarchivering’ op de loer: juist omdat er zo weinig aandacht is voor informatiemanagement, worden er geen afgewogen keuzes gemaakt over archiveren en wordt er meer bewaard dan nodig en toegestaan is. Dat leidt tot extra kosten voor opslag en beheer. Bovendien werkt ‘overarchivering’ ongeoorloofd gebruik in de hand van gegevens die er eigenlijk niet meer horen te zijn.

Advies
In hun advies doen de raden aanbevelingen om de problematiek rondom het beheer van keteninformatie beter in beeld en onder de aandacht te brengen. Ook doen zij suggesties om waardering en selectie van overheidsinformatie in ketens beter te faciliteren. Hiervoor is een nauwe samenwerking tussen de ministeries van OCW en BZK noodzakelijk, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau.