• Skip to primary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
  • Contact
  • Nieuwsbrief

Gemeente.nu

Nieuws voor gemeenten

  • Bedrijfsvoering
    • Aanbestedingen
    • Belastingen
    • Big data
    • Burgerzaken
    • Communicatie
    • Digitalisering
    • Financiën
    • Ondernemersbeleid
    • Organisatie
    • Privacy
    • Vergunningen
  • Sociaal
    • Bijstand
    • Decentralisatie
    • Integratie
    • Jeugdzorg
    • Onderwijs
    • Ouderen
    • Schuldhulp
    • Sport
    • Werk
    • Wmo
  • Veiligheid
    • Boa
    • Cybersecurity
    • Evenementen
    • Handhaving
    • Ondermijning
    • Openbare orde
  • Ruimte & Milieu
    • Afval
    • Bodem
    • Bouw
    • Duurzaamheid
    • Energie
    • Infrastructuur
    • Leefomgeving
    • Omgevingswet
    • Smart city
  • Loopbaan
    • Cao
    • Integriteit
    • Leiderschap
    • Mobiliteit
    • Ontwikkeling
    • Pensioen
  • Bestuur
    • College
    • Gemeenteraad
    • Participatie
    • Samenwerking
    • Raadsledennieuws (archief)
  • Partners
    • Centric
    • Segment
    • TAUW
    • Sdu VIND
    • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)
    • Sdu VIND Inkoop en Aanbesteding
  • Whitepapers
  • Opleidingen

Van frustratie naar innovatie

21 oktober 2014 door joostvalkhoff

Het papieren projectenboek moest digitaal. Hoe een simpel idee en veel daadkracht de werkwijze van een hele organisatie kan veranderen.

Frustratie is een prima bodem voor innovatie. Als niemand iets als een probleem ervaart zal er ook niet veel veranderen. En in het gemeentehuis van Leidschendam-Voorburg was er genoeg frustratie, hoofdpijn misschien zelfs van de carrousel rond de rapportage van de gemeentelijke projecten. Zoveel projecten, zoveel manieren van rapporteren. Ieder met zijn eigen dynamiek

Het klinkt misschien leuk dat je dan als projectcontroller als spin het web fungeert, maar in de praktijk is de georganiseerde chaos zeker geen ‘walk in the park‘. Eigenlijk is niemand van de betrokkenen echt tevreden over het hele proces en de uitkomst. Toch zie je dan vaak dat de situatie blijft voortduren. Totdat er een paar individuen opstaan die zich niet meer willen schikken, maar verandering willen. En daarbij niet gaan zitten wachten tot een baas een opdracht geeft, maar zelf aan de slag gaan.

In Leidschendam waren het Leon de Bakker, Glenn Boere en Jeanet Rintjema die opstonden. Op basis van hun ervaring en kennis met projecten, it en informatiebeheer. In een klein kamertje in het nieuwe gemeentehuis leggen ze uit hoe ze in een paar maanden een kleine revolte veroorzaakten in de manier van projectrapportage.

Controle

“Het proces zat vol met controles op controles en controleurs pasten de inhoud aan. Gevolg: de werkelijk verantwoordelijken voelden zich niet meer verantwoordelijk”, controller Léon de Bakker omschrijft een klassiek bureaucratisch proces dat in de meeste gemeentehuizen usance is. Naast dat niemand zich echt eigenaar voelde was het systeemtechnisch niet goed georganiseerd. “Over hetzelfde project werd in drie verschillende systemen gerapporteerd. Elk systeem had een eigen procedure en doorlooptijd”, aldus afdelingshoofd Boere.

Het probleem was helder, de oplossingsrichting lag voor de hand. Het projectenboek moest digitaal worden, in één systeem beheerd en eigendom van alle belanghebbenden zijn, niet de controller maar de projectteams moesten de verantwoordelijk krijgen en nemen. “De drie-eenheid van projectleider, ambtelijk opdrachtgever en bestuurlijk opdrachtgever moest verantwoordelijk worden voor de inhoud. Zij moeten direct in het systeem kunnen werken zonder tussenkomst van controllers”, aldus controller De Bakker die tevreden wijst naar het nieuwe schema van de projectenrapportage. In plaats van in het midden, staat hij nu aan de zijkant ingetekend.

[([001_399_rb-image-1625760.jpeg])]

Uitreiking Innovatie Award

Leidschendam-Voorburg is genomineerd voor de PinkRoccade Innovatie Award van Gemeente.nu. Deze wordt op 28 oktober uitgereikt tijdens de Grote Dag van de Kleine Gemeenten. U kunt deze dag gratis bijwonen, meer informatie >>

Een idee hebben is natuurlijk één, het realiseren is een ander. Met steun van de gemeentesecretaris, een beperkt budget en tijd ging men aan de slag. “Ik kende een leverancier waarvan ik wist dat die dit kon, daarmee zijn we snel om tafel gegaan. Die was enthousiast en bereid om op onze manier, bij ons in huis heel flexibel te werken”, aldus Jeanet Rintjema.

En zo werkte een klein projectteam in twee maanden de ideeën uit tot een concrete tool. Dat dit slaagde heeft er alles mee te maken dat het idee op het juiste moment, de juiste groep mensen ontmoette. “Dat kan je toeval noemen”, zegt Rintjema. “Misschien is dat ook wel zo, aan de andere kant zoek je elkaar ook wel op. Is het misschien niet toevallig dat we alle drie ook een achtergrond hebben bij het bedrijfsleven.” Enthousiasme wakkert enthousiasme aan. Dé basis om een project succesvol te maken. Daarnaast hielp het ook dat de enthousiaste mensen ook nog competent waren en dat de juiste leverancier werd gevonden om te ondersteunen.

Interne communicatie

Naast de ontwikkeling was de grootste uitdaging om ook ‘de rest’ mee te krijgen. Zoals bij veranderingen vaak het geval is stuitte men ook hier op weerstand. “Je moet de organisatie langzaam masseren om ze ook mee te krijgen voor het idee”, is de ervaring van Boere. “Veel praten en uitleggen waar  je mee bezig bent, transparant zijn naar iedereen op wie het invloed heeft”, vult Rintjema aan. En natuurlijk hielp het hier enorm dat directie en wethouder zich achter het idee hebben geschaard.

Vooral de voordelen benadrukken. Boere: “Want het oude proces werkte uiteindelijk voor iedereen frustrerend.”  De oude rapportages werden ervaren als een soort corvee en waarin te veel mensen vooral druk waren met te veel dozen heen en weer te schuiven. En dat is nu veranderd. “Het aantal betrokkenen is gedaald en de doorlooptijd is teruggedrongen van 6 weken naar 1 week. Het actualiseren kan in 1 dag, en soms zelfs in een uur.” Dat komt doordat het onderliggende proces verregaand is vereenvoudigd en de organisatie in een simpel voor iedereen te gebruiken systeem werkt.

Indirecte verbeteringen

De directere manier van werken zorgt er ook voor dat de sfeer en samenwerking verandert. De Bakker is trots op die bijkomstigheid: “Er ontstaat, soms met vallen en opstaan, meer besef dat we het met elkaar doen. Projectleiders, bestuurlijke opdrachtgevers en ambtelijke opdrachtgevers voelen en gedragen zich als eigenaars. Het is een echte drie-eenheid geworden.”

Minder tijd en minder systemen bespaart frustratie en geld en daar wordt een organisatie natuurlijk blij van. Maar ook de output, daar waar het uiteindelijk toch om draait, is sterk verbeterd. Door eenvormige en heldere rapportage is alle informatie veel beter te vinden voor bestuur en burger. Daarnaast ziet iedereen in één oog opslag hoe het er met de diverse gemeentelijke projecten voor staat. Het is dus niet meer eindeloos zoeken naar het de informatie die jou aan gaat om je vervolgens door een woud van ambtelijke en wollige taal te moeten slaan. Nee, in één oog opslag geven iconen aan hoe de voortgang is.

Burger

“Uiteraard willen burgers dan ook meer weten over de projecten die worden uitgevoerd en ze willen weten hoe ze invloed kunnen uitoefenen. En dat kunnen ze zien in het projectenboek”,  aldus De Bakker. Ideaal dus ook voor verantwoording en informatie van de belastingbetaler. “De volgende stap is dat we er voor zorgen dat het projectenboek nog nuttiger wordt voor inwoners en ondernemers. De eerste grote stappen zijn nu wel gezet, het digitale projectboek is ontwikkeld en organisatie en bestuur omarmen het.”
En dat allemaal uit de heilige overtuiging van ‘dit moet toch beter en eenvoudiger kunnen’, de drijfveer om verandering te veroorzaken.

[([002_40_rb-image-1625770.jpeg])]

Kom gratis op 28 oktober naar de Grote Dag van de Kleine Gemeente.

Dé ontmoetingsplaats voor kleine(re) gemeenten. Inschrijven kan hier >>

Tagged With: innovatie, Leidschendam, project, Voorburg Filed Under: Bestuur

Reageer
Vorige artikel
Miljoenen extra voor Werkbedrijven
Volgende artikel
VNG: Plasterk doe je huiswerk

Reader Interactions

GERELATEERD

Startups

Rotterdam steunt snelgroeiende ondernemers

Rotterdam gaat ondernemers die willen groeien, oftewel start-ups en scale-ups, beter ondersteunen. De gemeente zegt onder meer ‘snellere toegang tot talent, financiering en internationale markten’ te bieden.  Rotterdam kondigt hiervoor het programma Up!Rotterdam aan. Dat gaat een ‘springplank bieden naar wereldwijd succes’, aldus wethouder economie Barbara Kathmann. Rotterdam wil zichzelf daarbij profileren als ‘dé thuishaven voor... lees verder

Opinie De contracterende overheid 2.0

In haar geroemde boek The Entrepreneurial State toont Mariana Mazzucato overtuigend aan dat maatschappelijke vooruitgang zeker niet altijd alleen uit de markt komt. Dit klopt ook als een bus voor gemeenten: zonder financiële steun komen veel projecten binnen de gemeentegrenzen niet van de grond. Integendeel, juist de overheid staat vaak aan de bakermat van grote... lees verder

Bedrijf betaalt voor innovatie-uren ambtenaren

Gemeenteambtenaren hebben tijdens hun werk veel te weinig tijd om te innoveren. Dat stelt het bedrijf Ynnovate, dat hiervoor een plaagstootje richting de overheid uitdeelt: het gaat uit eigen zak snipperdagen betalen die ambtenaren kunnen inzetten voor innovatie. De actie geldt niet voor iedereen, maar alleen voor ambtenaren die hebben deelgenomen aan een training van... lees verder

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primary Sidebar

GEMEENTEVACATURES

Meer vacatures

LAATSTE ARTIKELEN

Na de energietoeslag zitten gemeenten met de tekorten

26 januari 2023

Grootste stijging lokale heffingen

Gemeenten begroten 12,2 miljard uit heffingen

26 januari 2023

De helft van alle gemeenten is druk bezig met vergroenen

25 januari 2023

Volgende maand cao-acties in ’tal van gemeenten’

25 januari 2023

Effectief communiceren met ondernemers over energietransitie

24 januari 2023

GEMEENTE.NU PARTNERS

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen
  • Centric

Opinie Standaardisatie nodig om Common Ground van de grond te krijgen

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 
  • Segment

Nieuw: Leergang adviseur integrale gebiedsontwikkeling 

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden
  • Centric

Opinie Common Ground moet breder gedragen worden

Zomerkorting bij Segment! 
  • Segment

Zomerkorting bij Segment! 

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 
  • Segment

Nieuw personeel in een financiële functie snel inwerken 

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden
  • Segment

Vermijd de valkuil van niet integer handelen door raadsleden

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen
  • Segment

Modules Burgerzakendiploma’s in Noord- en Zuid-Nederland te volgen

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou
  • Segment

Beleidsadviseur onderwijs? Deze nieuwe cursus is voor jou

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld
  • Segment

Compleet juridisch cursusprogramma voor de waterschapwereld

Risico’s en kansen van Common Ground
  • Centric

Risico’s en kansen van Common Ground

Maak medewerkers bewust van cybersecurity
  • Centric

Maak medewerkers bewust van cybersecurity

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’
  • Centric

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties
  • Centric

Centric en Arda vergroten securitybewustzijn binnen organisaties

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten
  • Centric

Centric en DiVault, voor duurzaam toegankelijke gemeenten

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 
  • Centric

‘Co-creatie’ betekent nog niet vanzelf maatwerk 

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground
  • Centric

Digitale terinzagelegging volgens Common Ground

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes
  • Centric

Blog – Delen die data: Omgevingswet is niet gebaat bij eilandjes

‘Kredieten niet klakkeloos verstrekken, maar ook niet blind afwijzen’
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

‘Kredieten niet klakkeloos verstrekken, maar ook niet blind afwijzen’

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen
  • Centric

Blog – Gebruiksgemak is ook werk uit handen nemen

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?
  • Centric

Voorbereid op de piek in Bbz-aanvragen?

Er is een nieuwe Schulden Monitor!
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

Er is een nieuwe Schulden Monitor!

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie
  • Segment

Podcast – Rechtmatigheid implementeren in de organisatie

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam
  • Centric

Blog – Nuchter innoveren met Rotterdam

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren
  • Centric

Strategische samenwerking Energiemissie en Centric rond e-factureren

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert
  • Centric

Blog – Innovatie die echt meerwaarde levert

‘Uitfilteren loos alarm maakt vroegsignalering schulden efficiënter’
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

‘Uitfilteren loos alarm maakt vroegsignalering schulden efficiënter’

Vroegsignalering: de eerste ervaringen
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

Vroegsignalering: de eerste ervaringen

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving
  • Segment

Kijk terug: BOA Webinar over groei van de handhaving

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’
  • Centric

Innovaties Burgerzaken: ‘Meer gemak voor inwoners en professionals’

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden
  • Centric

Auditbare veiligheid op het gebied van wachtwoorden

Stichting BKR ziet afname aantal kredieten en betalingsproblemen
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

Stichting BKR ziet afname aantal kredieten en betalingsproblemen

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector
  • Segment

Podcast 25 jaar opleiden in de publieke sector

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart
  • Centric

Súdwest-Fryslân zet de kracht van data op de kaart

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’
  • Centric

‘Een nieuw paspoort is geen boek dat je even koopt’

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten
  • Segment

Opleidingen Omgevingswet voor Twentse gemeenten

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal
  • Centric

Digitale dienstverlening met de burger echt centraal

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel
  • Segment

‘Hybride’ les laat deelnemer kiezen tussen fysiek of virtueel

Met de Meetfiets de gemeente in
  • Centric

Met de Meetfiets de gemeente in

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar
  • Centric

Centric stelt software inburgeringswet vrij beschikbaar

Schaamte houdt financiële problemen te lang achter de voordeur
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

Schaamte houdt financiële problemen te lang achter de voordeur

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT
  • Centric

Jongeren als IT’er aan het werk voor Centric via 2TestIT

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente
  • Centric

AI-assistent verbetert interactie burger met gemeente

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips
  • Segment

Beteugel agressie tegen publieke medewerkers – drie tips

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg
  • Centric

Business intelligence helpt bij goede ambulancezorg

Provinciale Reservepool met stembureauleden
  • Segment

Provinciale Reservepool met stembureauleden

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers
  • Centric

Centric en Gripvol vergemakkelijken Bbz-aanvraag ondernemers

‘Coronaschade zit verstopt in een zwarte doos’
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

‘Coronaschade zit verstopt in een zwarte doos’

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen
  • Segment

Verkiezingen in coronatijd: nervositeit en verscheurde stempassen

Diplomastelsel Burgerzaken verandert
  • Segment

Diplomastelsel Burgerzaken verandert

Masterclasses informatiebeveiliging
  • Segment

Masterclasses informatiebeveiliging

Meer jongeren in betalingsproblemen: de cijfers geduid
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

Meer jongeren in betalingsproblemen: de cijfers geduid

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!
  • Segment

BOA Webinar: Na corona – groei handhaving vasthouden!

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?
  • Segment

Hoe stel je financiële rechtmatigheid vast?

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap
  • Centric

Centric en ValidSign verstevigen partnerschap

Schuldenaanpak effectiever met vroegsignalering in de wet verankerd
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR)

Schuldenaanpak effectiever met vroegsignalering in de wet verankerd

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet
  • Centric

Friese voorlopers op weg naar Omgevingswet

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?
  • Segment

Collectief leren: juist in coronatijd, maar hoe dan?

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud
  • Centric

VNOG gaat voor financiën vanuit de cloud

Zo kom je tot een robuuste begroting
  • Segment

Zo kom je tot een robuuste begroting

Online training agressie voorkomen: kan dat?
  • Segment

Online training agressie voorkomen: kan dat?

Vijf redenen om voor Segment te kiezen
  • Segment

Vijf redenen om voor Segment te kiezen

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’
  • Segment

Online BRP-cursus: ‘Even wennen, maar veel geleerd’

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021
  • Centric

Centric presenteert Productbeleid Decentrale Overheid 2021

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – Archiveren voor gemeenten

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig
  • Segment

Jelly Frankes: jong, enthousiast en deskundig

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS
  • Centric

Whitepaper – Gemeenten ontzorgd met SaaS

Eerste Hulp bij Verkiezingen
  • Segment

Eerste Hulp bij Verkiezingen

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit
  • Segment

Juiste identiteitsvaststelling – belangrijker dan ooit

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik
  • Centric

BUCH-gemeenten nemen Centric Burgerzaken in gebruik

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening
  • Centric

Centric en Stratech bieden totaaloplossing schuldhulpverlening

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet
  • Centric

Centric en SNG werken samen aan rekenmodule beslagvrije voet

Eric Gubbels over online leren in coronatijd
  • Segment

Eric Gubbels over online leren in coronatijd

Digitale handhaving in het sociaal domein
  • Centric

Digitale handhaving in het sociaal domein

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid
  • Segment

Boa’s: kennis als schild tegen angst en onzekerheid

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer
  • Centric

Opinie ‘Kaders’ zijn de nieuwste kleren van de keizer

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers
  • Segment

BoAcademie lanceert opleiding niveau 4 voor handhavers

De Virtuele Inloopavond
  • Centric

De Virtuele Inloopavond

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt
  • Centric

Whitepaper Talentmatch – Meedoen op de arbeidsmarkt

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten
  • Centric

Whitepaper – De roadmap naar Office 365 voor gemeenten

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij
  • Segment

Aanvullende geweldsmiddelen boa’s horen erbij

De missie van Segment
  • Segment

De missie van Segment

Centric publiceert publieksverslag 2019
  • Centric

Centric publiceert publieksverslag 2019

Schuldenproblematiek door de coronacrisis
  • Segment

Schuldenproblematiek door de coronacrisis

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten
  • Segment

Vernieuwend opleidingsaanbod voor gemeenten


Footer

Snel naar

  • Aanbestedingen
  • Big data
  • Financiën
  • Handhaving
  • Integriteit
  • Leefomgeving

Meer Gemeente.nu

  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Events

Help

  • Adverteren
  • Contact
  • Spelregels

Powered by Sdu

SDU

Het laatste nieuws van
Gemeente.nu in je mail?

×