Een gemeente levert elk kwartaal cijfers aan. Aan een toezichthouder, aan het Rijk, aan het CBS. Grotendeels dezelfde gegevens, alleen vraagt elke partij ze net iets anders uit, bijvoorbeeld in een ander format, met andere veldnamen of een andere definitie. Voor degene die de aanlevering verzorgt, is het een herkenbaar ritueel: exporteren, kolommen omzetten, ontbrekende velden aanvullen, controleren en versturen.
Door al die, vaak handmatige, handelingen loopt data-uitwisseling zelden echt vast. De processen draaien, de foutmeldingen blijven uit, en op het eerste gezicht lijkt alles onder controle. Dat komt doordat medewerkers de fouten opvangen voordat een systeem ze tegenkomt. Aangeleverde data wordt vaak eerst met de hand nagekeken en rechtgezet. Een storing blijft daardoor uit, maar het probleem is verplaatst naar het handwerk van die medewerkers.
Een kwestie van taal en eigenaarschap
Het is verleidelijk om dit handwerk op te vangen met een betere koppeling of een nieuw systeem. Maar de koppelingen zijn er meestal al. Systemen zijn technisch verbonden, maar spreken elkaars taal nog niet. De ene organisatie noemt iemand pas een inwoner na inschrijving, de andere telt hem al mee bij de aanvraag. Zulke verschillen lijken klein, maar maken uit in een rapportage. Bij elke uitwisseling moet iemand de gegevens met de hand naar de juiste betekenis omzetten, en elke handmatige correctie brengt het risico op fouten met zich mee.
Achter dat taalprobleem schuilt een bestuurlijk probleem. Het ontbreekt aan eigenaarschap. Als er iets misgaat, kijkt iedereen in de keten elkaar aan en wijst de ene partij naar de andere. Uit onderzoek blijkt dat zes op de tien organisaties dat beeld herkent en ziet dat niemand het dataprobleem echt oplost. Het blijft liggen in het grijze gebied tussen organisaties, precies daar waar geen van beide zich verantwoordelijk voelt. En zolang partijen op elkaar wachten, gebeurt er niets.
Een dataprobleem kan pas worden opgelost als duidelijk is welke partij in de keten aan zet is. Wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van data die wordt aangeleverd, en wie ingrijpt als het niet klopt. Daarvoor heb je heldere governance en escalatieprocedures nodig, zodat een probleem niet tussen partijen blijft zweven maar aan een van hen wordt toegewezen. Zulke afspraken komen zelden vanzelf tot stand. Meestal is er een partij nodig die het voortouw neemt en de anderen om de tafel haalt. Vaak is dat de overheid, simpelweg omdat zij als enige boven de keten staat. De overheid vraagt de gegevens doorgaans zelf uit en kan afspraken uiteindelijk verankeren in regelgeving.
Het kan: leren van wat al werkt
Dit soort afsprakenstelsels, waarin partijen samen vastleggen welke gegevens ze uitwisselen, wat die precies betekenen en wie waarvoor verantwoordelijk is, bestaan al. Wie belastingaangifte doet of een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel indient, levert die gegevens aan volgens Standard Business Reporting. Daarin ligt vast hoe elk gegeven benoemd, gelabeld en gecontroleerd moet worden. Omdat alle partijen, en hun systemen, dezelfde taal spreken, gaat die data rechtstreeks van het ene systeem naar het andere, en is het direct verwerkbaar.
In de zorg gebeurt iets vergelijkbaars met KIK-V, waarin zorgaanbieders en andere partijen samen afspraken maken over eenduidige gegevensuitwisseling. Dat traject begon bewust klein, bij de verpleeghuiszorg, en werd van daaruit stap voor stap opgebouwd. Juist die samenwerking maakt het verschil: een afsprakenstelsel krijgt alleen draagvlak als publieke en private partijen er samen aan bouwen.
Standaardisatie is dus zeker mogelijk, als er uitvoerbare afspraken zijn en als iemand de partijen niet alleen bijeenbrengt, maar ook eigenaarschap neemt om de afspraken te bewaken.
Waar te beginnen
Datakwaliteit hoort daarom op de bestuurstafel. Voor de CIO, de informatiemanager of de directeur bedrijfsvoering van een gemeente ligt de belangrijkste stap niet in de techniek. Die ligt in de afspraken die aan de uitwisseling voorafgaan. Deze vijf richtingen helpen om die stap te zetten.
- Behandel datakwaliteit als een governance-vraag. De IT-afdeling is niet als enige verantwoordelijk voor deze klus. Het gaat over afspraken en verantwoordelijkheid tussen ketenpartners.
- Beleg eigenaarschap expliciet in ketenafspraken. Leg vast welke partij verantwoordelijk is voor de kwaliteit van wat zij aanlevert, en wie ingrijpt als dat niet klopt. Zonder die afspraak blijft een probleem tussen organisaties zweven.
- Begin klein en behapbaar. Wacht niet op een allesomvattend stelsel. Stelsels als KIK-V laten zien dat een pilot de weg vrij kan maken voor iets groters.
- Bouw voort op bestaande afsprakenstelsels. SBR en KIK-V hebben het voorwerk al gedaan, over structuur, governance en de manier waarop je ketenpartners meekrijgt.
- Durf als overheid de aanjager te zijn van afspraken over gegevensuitwisseling. Dat betekent niet dat je alles zelf bouwt, maar dat je partijen om de tafel haalt en het proces op gang brengt.
Een gedeelde taal en helder eigenaarschap zijn geen technische details die je aan specialisten kunt overlaten. Het zijn bestuurlijke keuzes. En zolang die keuzes blijven liggen in dat niemandsland tussen organisaties, blijft er iemand data met de hand rechtzetten. Gaat dat een keer mis, dan is het de inwoner die het merkt.
Sander ’t Hoen is Lead Taxonomy Development & Tooling bij SureSync
Geef een reactie