Wat te doen als het werk van medewerkers onoverzichtelijk is, zoals bij intergemeentelijke samenwerking?
– VISIE – Peter Schuttevaar & Jacqueline Wetzels
Het managementvak gaat over intermenselijke relaties. Organisaties zijn vaak zo opgebouwd dat de leidinggevende aan een overzichtelijke groep mensen leiding geeft. Zo’n groep noemen we dan een afdeling of een (management)team. Maar wat gebeurt er als die groep niet langer overzichtelijk is? Als die groep afdeling en organisatie overstijgt, zoals bij intergemeentelijke samenwerking?
We kunnen in zo’n geval de bestaande managementhandboeken en de vele bestsellers over leidinggeven net zo goed in de kast laten staan. Die geven namelijk geen antwoord op de chaotisch lijkende structuur van moderne (sociale) netwerken en organisatieoverstijgende samenwerking.
Samenwerking
Gemeenten die samen willen werken blijven daardoor maar al te vaak in een eindeloze spiraal van zich herhalende overleggen steken. Het overleg kan ineens vast komen te zitten en pas jaren later weer opstarten, om dan na maanden hard werken weer in dezelfde patstelling te belanden. Ondanks een aantal stevige onderzoeken naar de achterliggende oorzaken blijft het lastig om nu precies aan te wijzen waar hem dat in zit.
Een integraal afwegingskader voor samenwerking en groepsgedrag kan hier een eind aan maken. Met zo’n afwegingskader kan men op een meer professionele manier beoordelen of een bepaald overleg wel zinvol is. Of het wel effectief is vormgegeven. Of de juiste doelgroep er wel voor is geselecteerd. Of het onderwerp wel op de juist manier wordt aangesneden. Of de juiste interventietechnieken wel worden toegepast. Zo’n afwegingskader maakt, omdat het een integraal kader is, ook een einde aan de willekeur in het toepassen van instrumenten. Geen brainstorms meer als je al aan besluitvorming toe bent en geen besluitvormingstechnieken als men zich eerst nog moet oriënteren.
Met zo’n afwegingskader zet men het vak ‘samenwerkingskunde’ op een professionele bodem.
Onder de titel De Aggregatiemens verscheen deze maand een boek dat een dergelijk integraal afwegingskader geeft. Bij de aggregatiemens zijn groepsprocessen ‘aggregaten’ van gedragsprocessen zoals die bij u en bij mij voorkomen. Kennisvorming van een groep is bijvoorbeeld een ‘aggregaat’ van de begripsvorming van individuen. Kennisvorming ontstaat doordat individuen hun begrippen met elkaar uitwisselen en elkaar in hun begripsvorming versterken. En dat heet ‘aggregeren’.
De grote vondst van de aggregatiemens is dat de manier waarop groepsprocessen verstoord raken sterke overeenkomsten vertoont met de manier waarop psychologische processen van individuen verstoord raken. Groepen lijken net mensen en een groepsbrein werkt in grote lijnen hetzelfde al een individueel brein!
Groepsproces
De aggregatiemens zet alle relevante groepsprocessen systematisch op een rij. Daardoor ontstaan er uiteindelijk vier zogenaamde schuifjes die tezamen het integrale afwegingskader vormen. Elk schuifje beschrijft hoe een samenwerkingsproces naar twee kanten toe verstoord kan raken. Eén van die ‘schuifjes’ beschrijft bijvoorbeeld hoe de kennisvorming naar de ene kant toe verstoord kan raken door het te oppervlakkig vorm te geven en naar de andere kant toe juist door het te veel diepgang te geven. In intergemeentelijke samenwerking wil men nog wel eens te snel conclusies trekken.
Men denkt dan te snel dat men alle voor- en nadelen al op een rij heeft staan. Wie dat door heeft, kan maatregelen nemen om de kennisvorming te verdiepen, bijvoorbeeld door een sessie te beleggen waarin verschillende adviezen eens stevig met elkaar worden vergeleken. Een ander schuifje beschrijft hoe men de samenwerking naar de ene kant toe kan verstoren door het ofwel te pietluttig en met te veel tussenstappen vorm te geven en naar de andere kant door juist te voortvarend en te ongenuanceerd te werk te gaan.
Bij intergemeentelijke samenwerking wil men nog wel eens te veel stappen ineens of snel achter elkaar zetten. Wie dat in de gaten heeft, kan maatregelen nemen, bijvoorbeeld door het proces op een meer natuurlijke manier te faseren en door een fase beter en evenwichtiger af te sluiten.
Professionele bodem
De aggregatiemens biedt een afwegingskader dat zichtbaar maakt waar het proces verstoord is. Praktisch gezegd: het laat zien welke schuifjes in de verkeerde stand staan. En het geeft vervolgens ook richting aan de maatregelen die men kan nemen om een schuifje weer in de goede stand te krijgen. Met zo’n afwegingskader krijgt men dus meer inzicht in processen die anders een ongrijpbare en ondoorzichtige kluwen blijven.
De begeleiding van de samenwerking komt ermee op een meer professionele bodem te staan en de aard van de begeleiding wordt minder afhankelijk van de voorkeuren van de begeleider!
Dat is althans de belofte van de aggregatiemens. Met een aantal experts en met medewerking van het ministerie van binnenlandse zaken wordt de komende maanden uitgezocht of die belofte in het specifieke geval van intergemeentelijke samenwerking waargemaakt kan worden. In de loop van april zal daartoe de eerste expertmeeting gehouden worden.
Peter Schuttevaar & Jacqueline Wetzels zijn kenners op het gebied van samenwerkende organisaties.
Geef een reactie