Opinie Het hardnekkige misverstand bij samenwerken

Gaat het bij operationaliseren van succesvolle samenwerkingsvormen nou om centralisatie of om decentralisatie?

Dit alles om te voorkomen dat goedbedoelde samenwerkingsinitiatieven alsmaar uitmonden in een droevige opeenstapeling van verstikkende bureaucratie.

Met in de hoofdrol klassieke discussies over structuren, organogrammen en posities. Wie de chief wordt en waar het hoofdkantoor komt te staan. Of welke merknaam nou leidend moet worden. Ver weg in ieder geval van het primaire proces. Laat staan van de gebruiker of afnemer. Oud denken!

Er is immers as we speak een stille revolutie gaande. Waarbij we in rap tempo afscheid nemen van het traditionele topdown denken vanuit die verticale zuilen. Om zo de slag te maken naar horizontale netwerken, gebaseerd op onderlinge gelijkwaardigheid. Met andere en wisselende samenwerkingsvormen. Die we snel weten te operationaliseren. Georganiseerd rondom een concreet vraagstuk. Over de grenzen van afzonderlijke organisaties heen. In cocreatie met gebruikers of stakeholders. Gestuurd door waarden, gemeenschappelijke doelen, vertrouwen en verbinding.

Synchroon
Mooi gezegd, maar nu even terug naar het dilemma centraal of decentraal. Volgens mij gaat het niet om de keuze, maar juist om de combinatie. Want het moet enerzijds gaan om concentreren (nadrukkelijk dus niet centreren!) en anderzijds om decentraliseren. Tegelijkertijd wel te verstaan.

Huh… synchroon? Wat is dat nou voor prietpraat hoor ik je denken. Ik leg het je uit. De grondgedachte achter deze denkwijze is Stephen Covey’s win/win aanpak. Om die delen van werkprocessen die niet of nauwelijks enige impact hebben op het onderscheidende vermogen van je organisatie te uniformeren en te standaardiseren. Op een zodanige wijze dat de gebruiker er geen last van heeft.

Behalve dan dat het efficiënter verloopt. En als het dan is gestandaardiseerd, dan kan het ook relatief simpel vanuit één punt worden aangeboden. Voor alle participerende onderdelen natuurlijk. Liefst vanuit die omgeving waar men over de beste assets beschikt ten aanzien van dat betreffende proces. Uiteraard in combinatie met de knowhow die nodig is om vloeiende koppelvlakken te organiseren met de andere lokale bedrijfsprocessen. Zo voorkom je dat je op meerdere plaatsen het wiel opnieuw wordt uitgevonden. Opdat je maximaal gebruik maakt van je schaal. Voorbeelden van zaken die geconcentreerd worden aangevlogen zijn niet alleen ondersteunende zaken zoals bedrijfsvoering en ICT, maar ook in toenemende mate gestandaardiseerde onderdelen van het primaire proces. In de praktijk veelal aangeboden via shared service achtige organisaties (SSO) met een dedicated assortiment.

En als je dan lokaal of regionaal wordt ontzorgd door zo’n SSO dan kun je je schaarse managementattentie besteden aan het toespitsen op die specifieke lokale wensen. Zoals ze binnen je regio leven. Domweg omdat je gebruikers daar behoefte aan hebben. Waar jij dus als organisatie op inspeelt om zo dat onderscheidende karakter ook daadwerkelijk zichtbaar en voelbaar te laten zijn. Zoals die bekende hotelketen dat predikt: ‘think global, but act local’. Idealiter middels een 80-20 proces: 80% is standaard, 20% is specifiek speelt in op lokale wensen.

Woordspel

Dan het verschil tussen centreren en concentreren. Lijkt een flauw woordenspelletje; maar dat is het niet. Want centreren heeft het karakter van een hoofdkantoor. Ver weg van de werkelijkheid. Waar mensen zitten met een iets te hoog ‘wij-weten-wel-wat-goed-voor-u-is’ gehalte. Bedacht van achter een glimmend bureau waar ‘a desk is the most dangerous place from which to view the world’ nog iets te veel praktijk van alledag is. Terwijl concentreren meer het karakter heeft van een coöperatie. Waarin je elkaar versterkt vanuit je sterke punten. Vanuit je bewezen assets. Als jij als regio goed bent in een specifiek werkproces, waarom zou je dat dan niet voor de rest gaan doen? Waarom benut je die beschikbare kennis dan niet breder, voor alle andere participanten?

Kort & goed: benader het vraagstuk vanuit een win/win filosofie. Waarbij je je als organisatie focust op je échte assets. Op je sterke punten. Om zo die dingen los te laten waar je als regio helemaal niet onderscheidend in bent voor die gebruiker of afnemer. Geef dat uit handen. Laat dat los. Maar zorg wel voor uitstekende koppelvlakken opdat er wel sprake is van één logisch geheel. Blijvend gefocust op het creëren van waarde voor je gebruiker of afnemer!