Vensters voor een intelligent gesprek

Het is niet eenvoudig de bedrijfsvoering in een gemeente goed te monitoren. Zeker niet in een tijd waar voor alles minder geld is, maar de ambities hoog blijven. Hoe presteer je als gemeente goed, of eigenlijk hoe kan het nog beter ondanks de moeilijke achtergrond?

In Venlo heeft men te maken met een forse ambitie. Grote bouwprojecten voor een uitgebreide stadsvernieuwing zijn belangrijk maar trekken ook een behoorlijke wissel op de financiele huishouding en daarmee op de hele bedrijfsvoering. “Daarom is het belangrijk dat we de eigen organisatie goed tegen het licht houden”, zegt Roel Versleijen, afdelingshoofd bedrijfsvoering van de gemeente.

Er wordt kritisch naar binnen gekeken. “We zijn heel slank en willen toch doeltreffend blijven. Het draait allemaal om een zo efficient mogelijke bedrijfsvoering.” En dan gaat het zeker niet alleen maar om de kosten,  maar ook om zaken als een duurzame bedrijfsvoering, een klantgerichte bedrijfsvoering, een bedrijfsvoering die het primaire proces effectief ondersteund en een innovatieve bedrijfsvoering. Al die zaken die in een gezonde ambitie staan verwoord.

Vensters op bedrijfsvoering
Maar daar staat Venlo natuurlijk niet alleen in, meerdere, zo niet alle, gemeenten kampen met de dezelfde soort vragen en proberen die op te lossen. Op basis waarvan maak je strategische keuzes die je er toe brengen je doel te verwezelijken? Daarom heeft Venlo zich aangesloten bij Vensters op bedrijfsvoering. Een  initiatief van de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) voor een nieuw instrumentarium om de complexe problematiek inzichtelijk te maken.

KING, ICTU en FAMO hebben het initiatief omarmt en werken binnen Venster op bedrijfsvoering nauw samen. “Bijzonder nuttig, positief en heel bruikbaar”, is de ervaring van Versleijen met de Vensters. “Er wordt niet alleen gekeken naar feitelijke gegevens, maar ook naar de ambitie van de organisatie en de beleving van de medewerkers.” En dat gebeurt in Venlo volgens een zelfde methode als in zo’n dertig andere gemeenten die zich bij dit initiatief hebben aangesloten.

“Dan kom je altijd tot een paar nieuwe inzichten. Natuurlijk heb je zelf al een bepaald idee van hoe het werkt, maar dit is als extra aanvulling heel bruikbaar. Het brengt een groot aantal zaken goed in beeld.”

Leerking
Die bevindingen worden ook gedeeld in een leerkring die is opgezet tussen de verschillende deelnemende gemeenten. “Die zijn heel belangrijk, want daar zie je hoe je het doet ten opzichte van vergelijkbare gemeenten.” Voor Venlo kwam daar positief naar voren dat de gemeente de kwaliteit van de ict goed op orde heeft. “Daar stond tegenover dat we bijvoorbeeld op ziekteverzuim tamelijk hoog scoorden in de vergelijking. Over al die zaken (er zijn dertig aandachtsvelden/vensters, red) ga je toch met elkaar in gesprek over hoe de ander dat heeft geregeld en hoe je daar zelf dan mee verder kan.”

Nu zat Versleijen vooral nog aan tafel met Brabantse gemeenten, maar hij hoopt toch dat hij de komende jaren met Noord Limburgse gemeenten de vensters kan vergelijken. En daardoor ook in gesprek te komen hoe het anders kan, waar je van elkaar kan leren, maar ook waar verbindingen zijn te leggen om samen de bedrijfsvoering te verbeteren. “Voor de sturing op bedrijfsvoering helpen zowel de Vensters als de gesprekken met andere gemeenten.”

Inzichten
De uitkomsten en inzichten die door de Vensters naar voren komen zijn een middel die het maken van keuzes binnen de bedrijfsvoering uiteindelijk ‘eenvoudiger’ maken. Het geeft keuzes en richting meer onderbouwing en daardoor ook meer waarde en kracht. Of zoals Versleijen het verwoord: “De verschillende vensters brengen je in de positie om een intelligent gesprek over de bedrijfsvoering en de keuzes die je daar maakt te voeren. “