Opinie Verantwoordelijkheid zet ambtenaar op scherp

Het gaat niet om het bestraffen of afrekenen, het gaat over duidelijkheid, transparantie, maar ook over het gevoel dat het oplevert: als je ergens verantwoordelijk voor bent, doe je net een stapje harder.

In de discussies en opvattingen over organiseren komen we continu zaken tegen die een sterke band hebben met het fenomeen ‘verantwoordelijkheid’. Toch wordt er over verantwoordelijkheid als organisatieprincipe weinig tot geen aandacht geschonken. Dat is vreemd. In het volgende stuk ga ik proberen uiteen te zetten waarom de aandacht voor verantwoordelijkheid veel groter zou moeten zijn.

Verantwoordelijkheid binnen een organisatie is belangrijk omdat duidelijk is wie ergens voor staat, wie je moet aanspreken over dat onderwerp, bij wie je je zorgen en ideeën kunt uiten. Uiteraard is de verantwoordelijke ook degene die het op zijn bordje krijgt als het niet goed is gegaan, maar dat is niet de kern.

Het gaat niet om het bestraffen of afrekenen, het gaat over duidelijkheid, transparantie, maar ook over het gevoel dat het oplevert: als je ergens verantwoordelijk voor bent, doe je net een stapje harder, denk je er net iets dieper over na, ben je er gewoon net wat meer mee bezig. Verantwoordelijkheid zorgt er dus ook voor dat je lekker ‘scherp’ bent, en als je op scherp staat, ben je op je best. Bovendien is het krijgen van verantwoordelijkheid ook een uiting van herkenning en erkenning van je kwaliteiten als professional. Ook is het een teken van waardering en van vertrouwen in het feit dat je het aankunt. Het ‘voelt’ dus ook gewoon lekker.

Command en Control

In de huidige command en control organisatie is het minimaliseren van risico cruciaal en is de reflex van de meeste managers op deze situatie dat ze alles zelf in de hand willen houden. Managers houden daarom verantwoordelijkheden dicht bij zich (zij zijn eindverantwoordelijk en worden op de resultaten aangesproken).

Paradoxaal gooien ze aan de andere kant zaken nogal eens ‘over de schutting’, onder de mededeling dat het ‘nu jouw verantwoordelijkheid is’. Hierbij wordt vaak niet onderzocht of besproken of ‘het slachtoffer’ wel bereid en in staat is om de verantwoordelijkheid te dragen.

Fouten en verantwoordelijkheid

Als er in kleine organisaties is mis gaat, is dat klein nieuws. Als er in grote organisaties is mis gaat, is dat groot nieuws. En in de grote organisaties gaat nogal eens iets mis. Dat wordt nieuws en vervolgens moet het aangepakt worden. De schuldigen moeten worden gestraft, want het kan niet zo zijn dat iemand die verantwoordelijk is, daar niet op wordt aangepakt. En er moeten maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat het ooit nog eens kan gebeuren.
Als er dus nieuws is over verantwoordelijkheid, dan heeft het te maken met dingen die fout zijn gegaan en met het straffen van de verantwoordelijke.

Onjuist omgaan met verantwoordelijkheid

In organisaties gebeurt het helaas regelmatig dat iets bij een medewerker wordt neergelegd met de mededeling “Het is nu jouw verantwoordelijkheid, veel succes ermee”. Dit voelt niet als positief, als erkenning, maar als het probleem bij een ander neerleggen. Hierbij moet een medewerker maar zien hoe een oplossing gevonden kan worden. Of de medewerker hiertoe de mogelijkheden heeft, zowel persoonlijk als qua hulpmiddelen (waaronder bevoegdheden), is hierbij niet onderzocht en veelal ontbreken de middelen gewoon.

De manager zegt dan: ik leg het in handen van de professional, en nou is het weer niet goed! Inderdaad, het is niet goed. Het is een variant op een andere ‘over de schutting actie’, die meestal eindigt met de verontwaardigde uitspraak: “maar dat hadden we toch afgesproken!”. In de meeste gevallen was er echter geen sprake van een afspraak tussen 2 personen, maar van een eenzijdige uitspraak van de manager, die hij ten onrechte interpreteert als een afspraak.

Hoe dan wel

• 
  Veiligheid
  
  
  Bij het verlenen van verantwoordelijkheid hoort geen harde afrekencultuur, wat niet betekent dat het vrijblijvend is. Vertrouwen vormt de basis.
• 
  Afstemming
  
  
  Met degene die de verantwoordelijkheid gaat dragen moet goed worden afgestemd of dit wel past in het huidige takenpakket en andere omstandigheden die een rol spelen. Resultaatafspraken moeten dat ook zijn: echte afspraken tussen twee partijen.
• 
  Zorgvuldigheid
  
  
  Stel zorgvuldig vast wat er nodig is om van de taak een succes te kunnen maken en of aan die omstandigheden is voldaan. Maak afhankelijkheden en hun gevolgen inzichtelijk en voorkom daarbij dat gedeelde verantwoordelijkheid ontstaat.
• 
  Steun
  
  
  Duidelijk moet zijn dat de medewerker altijd bij de manager kan aankloppen voor overleg of ondersteuning: verantwoordelijkheid betekent niet dat je er alleen voor staat.
• 
  Aandacht
  
  
  Ook als de medewerker niet komt voor afstemming, neemt de manager het initiatief om te volgen hoe het loopt. De scheidslijn tussen ‘controle’ en ‘er boven op zitten’ versus aandacht hebben is een moeilijke en gevoelsmatige, die veel EQ van de manager vereist.
• 
  Verantwoording
  
  
  Last but not least: de verantwoordelijke heeft niet alleen de plicht om zich te verantwoorden, maar heeft daar ook recht op: zorg er voor dat dit ook echt gebeurt.

Als we verantwoordelijkheid weer op een zorgvuldige manier gaan gebruiken dan zal dit een enorm positieve uitwerking hebben op werkbeleving en resultaten, zonder nieuwe organisatieconcepten of reorganisaties. Gewoon, door mensbewust te organiseren.

Tagged With: organisatie, reorganisatie Filed Under: Blog, Organisatie