Historisch gezien ontstonden onder grote druk vaak lucratieve samenwerkingsverbanden. Juist nu moeten we dus beter samenwerken. De tijd is er rijp voor.
– COLUMN –
Samenwerken zit Nederlanders
in het bloed. Onze staatsinrichting is er een toonbeeld van. We zijn in 1588
begonnen als Republiek der Zeven Verenigde Nederlanden. De handen werden ineen
en de Spanjaarden werden eruit geslagen. Het kenmerk van de Republiek was niet
eens zozeer politieke macht maar vooral een enorme economische macht. Mede door
dit samenwerkingsverband speelden de Nederlanders een hoofdrol op het
economische wereldtoneel gedurende de gouden eeuw. Een prachtvoorbeeld van waar
de wil tot samenwerking toe kan leiden.
Ook ‘s werelds eerste
multinational, de Vereenigde Oostindische Compagnie (VOC) geldt als voorbeeld
van geslaagde samenwerking. Het was raadspensionaris Johan van Oldenbarneveld
die het gepruts en de onderlinge rivaliteit van allerlei kleine compagnieën
niet langer kon aanzien en de Staten-Generaal opriep één grote compagnie op te
richten. Provincies, steden en particulieren financierden de schepen en
specerijenvaart niet meer zelf en in concurrentie met elkaar, maar bereikten
door samenwerking een schaalgrootte waar de Engelsen, destijds de grote
aartsrivaal, nog een puntje aan konden zuigen.
Grote druk
Wat zegt dit nu voor onze
tijd? De Republiek werd geboren onder grote politieke druk. De VOC is onder
politiek druk opgericht voor economisch gewin. Zonder al teveel te willen
dramatiseren, is er momenteel sprake van grote politieke druk, juist om economisch
gewin te behalen. Waarom dus heden ten dage niet meer nadruk op samenwerken?
Een inkoop a-b-c’tje.
Inkoopsamenwerking leidt tot volumebundeling en dat leidt weer tot betere
condities. Dit eerste a-b-c’tje wordt vaak uitgevoerd. Er zijn inmiddels veel
en heel verschillende inkoopsamenwerkingsverbanden. Gemeenten werken bijna
zonder uitzondering met elkaar samen in wisselend intensieve verbanden. De ziekenhuizen
kennen ook hun samenwerkingsverbanden. Het Rijk is bezig categoriemanagement in
te voeren, Hoge Scholen zijn met grote regelmaat met elkaar in gesprek,
Universiteiten zoeken elkaar op. The sky is the limit?
Ondanks de vele initiatieven
zijn er maar weinig geslaagde voorbeelden. Veel samenwerkingsverbanden blijven
steken in een gezamenlijke aanbesteding hier en een beetje kennisdeling daar.
Het succes van de samenwerking zit hem vaak meer in de duur van het
samenwerkingsverband dan in de concreetheid van opgeleverde resultaten. Inkoopsamenwerking
is nog zeker geen VOC succes verhaal.
De meeste
samenwerkingsverbanden ontstaan vanuit inkoperbehoeften. Weinig
samenwerkingsverbanden ontstaan doordat de klant, vaak de budgethouder, wordt
meegenomen in het samenwerkingsproces. Hierdoor boet de samenwerking in aan
draagkracht en dat is funest voor de te ontwikkelen slagkracht. Inkoopsamenwerking
gaat om méér dan alleen het bundelen van volumes.
Structuur
Bepaal vooraf de mate en de
wenselijkheid van de samenwerkingsvorm. Breng structuur aan, bijvoorbeeld door
te kijken naar inkoopsegmenten en stel doelstellingen vast. Stem die af met de
relevante stakeholders. Richt de samenwerking in en stel een gedegen
rapportageprotocol over voortgang en activiteiten op.
Ruim vierhonderd jaar geleden,
onder grote politieke druk, lieten Nederlandse provincies, steden en particulieren
zien dat draagvlak, gemeenschappelijk belang en wilskracht binnen een samenwerkingsvorm
uitzonderlijk profijtelijk kan zijn. In de woorden van Johan van Oldenbarnevelt,
het huidige gepruts en de vele onderlinge rivaliteiten overziend, wordt het
tijd voor wat meer VOC-mentaliteit binnen samenwerkend inkoopland.
Marc Prins is Senior Business Consultant bij DPA
Supply Chain.
Lees meer over inkoop en aanbesteden:
Onderstreept inderdaad dat inkoop meer gepositioneerd moet worden als een managementvraagstuk en niet als een geisoleerd onderdeel zijn eigen dingen doet. Ketengericht dus. Waarbij je niet achterin moet beginnen, maar bij het begin, bij de behoefte. Er is m.i. veel meer winst te behalen door de inkoopketen in eigen huis te optimaliseren dan door inkoopcontracten te bundelen tot draken van megacontracten!