Als het gaat om overheidsinkopen wordt in Nederland op heel veel plaatsen van de overheidsinkoop hetzelfde gedaan. Dat is een overbodige verspilling van tijd en geld. Hoe kan het beter?
– Advies – Special Inkoop & Aanbesteden
Gemeenten, waterschappen en andere publieke organisaties hebben allemaal papier, PC’s, copiers nodig. Hun inkopers doorlopen allemaal dezelfde processen en doen dezelfde dingen. Dat is veel dubbel werk (ook voor de aanbieders, trouwens) zonder de aggregatievoordelen die de gezamenlijkheid zou kunnen bieden. Bovendien hebben al deze inkopers geen detailverstand van al deze producten op het gebied van specificaties en prijsvorming.
Hetzelfde geldt voor specifieke inkoopdeskundigheid: op de ene plek is die er wel, op de andere minder. Ondanks deze evidente nadelen heeft de overheid ooit toch gekozen voor dit decentrale model, vanuit onvrede met het vorige extreem centrale model: het Rijksinkoopbureau.
Voorstel
NEVI stelt dat de meeste winst in het midden is te halen, en wordt hierin bevestigd door voorbeelden in het buitenland. Het voorstel is als volgt:
- Zet een vrijwillig samenwerkingsmodel op tussen overheidsinkopers dat aan lokale inkopers raamcontracten aanbiedt.
- Maak de keuze om hiermee te werken facultatief, wat verplicht was bij het Rijksinkoopbureau.
- Maak van de raamcontracten geen mega-contracten voor alle aanbestedende diensten, maar worden in stukjes opgedeeld, bijvoorbeeld naar productsoort (papiersoort) en/of naar regio van inkopende organisaties.
- Laat een service-organisatie per productgroep raamcontracten opstellen met drie tot vijf aanbieders.
- Laat de individuele instellingen vervolgens nog kiezen uit de gecontracteerde aanbieders via een mini-competitie. Dit kan – vanwege de raamcontracten – een relatief simpele en snelle procedure zijn.
- Geef individuele instellingen die niet willen werken met de reeds contracteerde aanbieders de mogelijkheid zijn eigen procedure starten, maar dan moet hij wel van voren af aan de hele procedure doorlopen.
Vaststellingen
Deze aanpak leidt tot de volgende vaststellingen:
- Er komen geen massacontracten waardoor alleen de grotere aanbieders zich zouden kunnen kwalificeren; ook het MKB heeft kansen op een van de vele kleinere raamcontracten
- Er kan geprofiteerd worden van een service organisatie met de juiste kennis om goede aanbestedingen uit te schrijven en vervolgens goede raamcontracten te sluiten.
- Er is keuze tussen de contractanten, maar ook een keuze om niet van een raamcontract gebruik te maken. Bijvoorbeeld als er specifieke eisen zijn aan het product of omdat men een lokale aanbieder voor een specifieke aankoop alsnog een kans wil geven (in het kader van een compleet nieuwe aanbestedingsprocedure). In dat geval zal de inkopende organisatie zelf een aanbesteding moeten organiseren.
Hoe het elders werkt
In de EU-lidstaten Portugal en Engeland, alsmede in de VS, wordt momenteel gewerkt met varianten van het bovenstaande systeem, en met zeer goed resultaten.
In Portugal neemt een aantal departementen het voortouw in de zin dat deze zich verplicht hebben om de raamcontracten te gebruiken. Dit genereert een zekere omzet waarop het systeem kan ‘leunen’. De kleinere organisaties zijn vervolgens vrij om al dan niet voor een raamcontract te kiezen.
In Engeland zijn de aanbestedende diensten helemaal vrij om van het systeem (Buying Solutions) gebruik te maken.
In de VS worden de raamcontracten niet afgesloten door een centrale organisatie, maar worden ze door steeds andere ‘voortrekkers’ afgesloten (overheidsdiensten, staten, steden, universiteiten). Een centrale organisatie (US Communities) regisseert deze voortrekkers.
In alle gevallen wordt bij de aanbesteding van de raamcontracten wel een lijst verschaft van de soorten instellingen die de contracten zouden kunnen gebruiken. Daarmee is naar de mening van gezaghebbende juristen en de betreffende overheden de opdracht ‘voldoende bepaald’. Potentiële aanbieders hebben hiermee voldoende informatie om de mogelijke omvang van de opdracht te kunnen inschatten.
De resultaten
Dergelijke systemen hebben rechtstreeks invloed op de hoeveelheid werk die moet worden gedaan door (kleinere) aanbestedende diensten. Kleinere aanbestedende diensten hoeven niet iedere keer een hele zware juridische procedure te doorlopen. Dat is al een belangrijke besparing/verbetering. Dat er als gevolg van dit systeem ook nog eens betere contracten worden afgesloten is misschien niet het primaire doel, maar wel een belangrijk extra resultaat.
Om de populariteit van deze systemen aan te geven kan men simpelweg kijken naar het gebruik. In Portugal maken drie jaar na ingebruikname van het ANCP systeem honderden overheden gebruik van het systeem wat inmiddels vele tientallen raamcontracten bevat.
Samenwerking
In Nederland zie je beperkt en op ad hoc basis samenwerking ontstaan. De ministeries zijn hier bijvoorbeeld behoorlijk ver mee met de invoering van categoriemanagement. Ook de samenwerking tussen gemeentes vindt op circa tien plaatsen in het land plaats, daar is het ook bestuurlijk verankerd. Andere samenwerkingsactiviteiten vinden vaak tijdelijk en op basis van bepaalde inkooppakketten plaats.
Jan Telgen is hoogleraar inkoopmanagement en lid van een denktank van het kennisnetwerk van NEVI.
Eerder verschenen in de special Inkoop & Aanbesteden:
Geef een antwoord