Gemeenten lijken soms om hulp te smeken bij aanbestedingsprocedures. De wettelijke grenzen van de richtlijnen worden opgezocht.
– COLUMN – Special Inkoop & Aanbesteden
Naleving van de sterk gereglementeerde Europese aanbestedingsrichtlijnen is geen sinecure. Interne opdrachtgevers en ook overheidsinkopers blijken vaak creatief en handige trucjes, om maar aan die vermaledijde aanbestedingsrichtlijnen te ontkomen, zijn nagenoeg bekend. De grenzen van de aanbestedingsrichtlijnen worden opgezocht en niet zelden overschreden.
Het lijkt vooral een sport om maar onder de drempelbedragen te blijven en dus niet te hoeven aanbesteden! Voorbeelden hiervoor zijn het opknippen van een grote opdracht in meerdere kleine opdrachten, aanvullingen op reeds bestaande contracten of zelfs het toepassen van verschillende opdrachtomschrijvingen bij facturatie.
Straf
Door de diverse vermeende aanbestedingsaffaires die afgelopen jaren in de media zijn verschenen is inmiddels bekend dat als ‘niet-naleving’ wordt ontdekt door een accountantsdienst of erger … een journalist, de aanbestedende dienst de consequenties moet aanvaarden. ‘Niet-naleven’ van de Europese aanbestedingsrichtlijnen wordt immers gezien als een economisch delict en kan afhankelijk van de ernst van het delict, oplopen tot een gevangenisstraf of een forse geldboete.
In de praktijk blijkt dat de soep vaak niet zo heet wordt gegeten maar dat vooral een afstraffing in de media toch vaak als het meest vervelend wordt ervaren. De suggestie van onbehoorlijk bestuur of vermeende integriteitschending is niet iets wat politici graag in hun dossier willen hebben staan.
Toch zijn er voldoende situaties denkbaar waarbij een procedure niet conform de geldende regels en voorschriften kan verlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan zeer geheime opdrachten of absolute spoed. Bij enkele overheidsorganisaties is hiervoor een speciale procedure beschreven die ook bekend staat als “de waiverprocedure”.
Waiverprocedure
Deze procedure beschrijft onder welke specifieke condities toch kan worden afgeweken van de vervelende aanbestedingsrichtlijnen. De inkoopfunctionaris belast met het toekennen of afwijzen van zo’n intern verzoek, moet stevig in zijn/haar schoenen staan omdat veel argumenten eigenlijk uiteindelijk neerkomen op onkunde en/of onwetendheid bij de opdrachtgever met betrekking tot het aanbestedingsproces.
Het gemis aan ervaring met overheidsinkopen voedt de angst bij de opdrachtgever voor de eindsituatie waardoor gezocht wordt naar handvatten om in controle te blijven. Met als gevolg dat de het meest een beroep wordt gedaan op het argument “spoed” ofwel “eigenlijk heb ik de inkoopafdeling te laat betrokken”.
In de dagelijkse praktijk blijken daarnaast ook alternatieve, minder officiële procedures voorhanden te zijn om maar te ontkomen aan de aanbestedingsrichtlijnen. Menig leverancier wijst de opdrachtgever maar al te graag op het bestaan van deze procedures omdat daarmee veel administratieve rompslomp kan worden voorkomen.
Artikel 5 en 10
Deze alternatieve procedures zijn in de wandelgangen beter bekend als ‘artikel 5’ en ‘artikel 10’ procedure. Bij het toepassen van artikel 5, de lichtste procedure, houdt men “één volle hand voor de ogen” en bij het toepassen van de zwaardere procedure houdt men “beide handen voor de ogen” ofwel “artikel 10”. Beide artikelen, (niet bekend in de wet) vertonen een sterke gelijkenis met de bekende aapjes “Horen, Zien en Zwijgen” waarmee Confucius benadrukt: “Kijk niet naar, luister niet naar, spreek niet uit en richt je niet op wat in strijd is met welvoeglijkheid”
Niet (willen) naleven van de voorgeschreven inkoopregels bij de overheid komt vaak voort uit onwetendheid en onbekendheid bij opdrachtgevers en daarvoor is maar één oplossing….leren en ervaren. Het is in mijn ogen de taak van de professionele overheidsinkoper om alle ervaringen te delen en de opdrachtgevers te begeleiden in het aanbestedingsproces zodanig dat angsten worden overwonnen.
Professioneel
De Europese aanbestedingsrichtlijnen dienen een hoger doel, een doel dat ingezet moet worden ter ondersteuning voor de zakelijk ingestelde overheidsinkoper die beseft dat er veel meer professioneel kan worden ingekocht in plaats van professioneel uitgegeven. Het is immers ook jouw geld!
Marc Brugman is directeur van Inquest Publiek.
