Maak bestuurders verantwoordelijk voor het slagen of falen van inkopen. Laat de professional leidend zijn tijdens het proces en de financieel manager het bestuur ondersteunen en controleren. Hoe werkt dit advies in de praktijk?
– VISIE – Special Inkoop & Aanbesteden
Het creëren van maximale waarde (‘best value for tax payer’s money’) staat voorop, wat iets anders is dan slechts de laagste prijs. Kennisnetwerk NEVI ziet verder dat goed inkopen gebeurt in een actieve dialoog met de markt. Het aanbesteden is daarbij onderdeel van hun inkooppraktijk, zodanig dat de markt levert wat voor de doelen en bedrijfsvoering het meest economisch is.
Doelmatigheid
De aanbestedende diensten (of organisaties) handelen daarbij in relevante mate gedifferentieerd en steeds proportioneel, transparant en niet discriminerend. Op deze manier wordt doelmatigheid gekoppeld aan de verplichte rechtmatigheid van het proces. Andersom geldt, dat bij het ontwerpen van de regelgeving op het gebied van inkoop en aanbesteding voortdurend getoetst moet worden of deze de doelmatigheid van inkoop- en aanbestedingsbeslissingen ten goede komt.
Het kernbegrip is hier ‘public governance’: het hele complex van zorgvuldig bestuur, intern toezicht, verantwoording, deskundigheid, openheid en communicatie dat nodig is voor de effectieve besturing van overheidsorganisaties. Het is voor overheden essentieel de doelmatigheid en doeltreffendheid te dienen door vanuit professioneel opdrachtgeverschap te handelen.
Cruciaal
De positionering van de inkoopfunctie binnen overheidsorganisaties is momenteel echter onvoldoende. Om dit te veranderen, is het cruciaal om in te zien dat overheidsbestuurders primair verantwoordelijk en aansprakelijk zijn voor de inrichting van besluitvormingsprocessen op het gebied van behoeftestelling en inkoop, de aansturing van deze processen en het uitvoeren van inkoop binnen de wetten en regelgeving die voor de overheid van toepassing zijn.
De inkoopprofessionals en aanbestedingsjuristen kunnen hierbij niet meer dan een ondersteunende rol (als staf functionaris) vervullen, maar kunnen gezien hun beperkte mandaat niet verantwoordelijk worden gesteld voor het opdrachtgeverschap en inkoopproces binnen de overheid. De verantwoordelijke bestuurders dienen hierop primair te worden aangesproken. Hetzelfde geldt het toezicht op de naleving van de gemaakte contractuele afspraken door de diensten waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Samengevat:
– Bestuurders zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor de inrichting en handhaving van een professionele procurement governance binnen de algemeen geldende governance regels voor hun organisatie.
– Inkoopverantwoordelijken zijn vervolgens verantwoordelijk voor de inrichting van in de praktijk te hanteren regels en voorschriften met betrekking tot inkoop binnen de eigen organisatie.
– Financieel verantwoordelijken dienen vervolgens erop toe te zien dat de betrokken regels en voorschriften door de desbetreffende overheidsbestuurders ook daadwerkelijk worden gehanteerd.
– Gedrieën vormen deze managers de 'Public Procurement Driehoek' binnen het overheidsbestuur.
Om tot innovatieve aanbesteding te komen is betrokkenheid van inkoopprofessionals in de specificatiefase van projecten van groot belang. De inkoopprofessional kan ‘market intelligence’ inbrengen, door kennis van de marktmogelijkheden en korte lijnen met die markt om de gewenste specificaties uit te zetten tegen de mogelijkheden.
Inbedding
Een adequaat niveau om de inkoopfunctie goed vorm te kunnen geven, is niet één op één aan een (inkoop-)opleiding gekoppeld. Zoals ook bij andere disciplines gebeurt, is zij-instroom van professionals die in een andere vakgebied en / of functie de nodige ervaring en strategisch inzicht hebben opgedaan, een goede zaak. Een goede inbedding van de inkoopfunctie in de organisatie, zorgt vanzelf voor de behoefte aan meer kennis, onderzoek en hogere opleiding binnen het inkoopvak.
Dit is de uitwerking het tweede advies van NEVI. Woensdag staat het derde en laatste advies op Gemeente.nu. Wim Dressel is voorzitter van het kennisnetwerk.
Beste Wim,
Dank voor je heldere uiteenzetting, in grote lijnen herken ik je verhaal. Ik mis echter de rol van inhoudelijke experts in het inkoopverhaal. In de inkoopprocessen waarbij ik betrokken ben geweest, merk ik dat het vaak mis gaat bij het juist beleggen van het inhoudelijk probleem en dat de andere professionals ?f op elkaars stoel gaan zitten ?f dat deel niet oppakken. Herken je dat?
Mvg, Bartvan der Meij