Sturen door vertrouwen in professionals, de front office-medewerkers de leiding geven en dat met echt moderne middelen. Organisatieactivist Jaap Peters ziet slechts heil in de oplossingen van de 21ste eeuw.
De problemen ziet hij zeker, de organisatieactivist. “Ik ben wel bang dat ze te veel op hun bord hebben”, zegt Peters, bekend van boeken als Bij welke reorganisatie werk jij? en Intensieve menshouderij. Schaalvergroting, bezuinigen en de extra taken met betrekking tot de wmo.
Het is ook wat, maar is het te doen voor gemeenten?
Jawel, stelt Peters, maar alleen als je deze uitdagingen te lijf gaat op een manier van de 21ste eeuw. Dus geen projectgroepjes, een stukje lean, et cetera. “Los dit samen op”, adviseert Peters.
Hoe dan?
“Wil je dat ook nog weten”, lacht Peters.
Ja.
“Goed. Het begint bij het terugbrengen van het vertrouwen naar de medewerkers en dat met de juiste tools.”
Ict?
“Dat is van essentieel belang, ja. We zien te vaak professionele organisaties met hopeloos verouderde systemen. Dat kan echt niet meer. De iPad is bijvoorbeeld niet alleen geschikt voor leidinggevenden. Juist front office-medewerkers kunnen hier ontzettend veel aan hebben.”
Vertel eens…
“Je hebt overal verbinding, bent mobiel. Dan kan je naar de burger toe. Dan is een gemeentehuis ook niet meer nodig.”
Niet?
“Nou, mogelijk een klein gebouw. Of een steunpunt waar burgers documenten kunnen afhalen, maar liever zie ik de ambtenaar op pad gaan om een paspoort af te leveren, bijvoorbeeld. Zeker in kleine gemeenten kan dit goed, en zo houd je ook contact met je inwoners.”
Gebeurt dit al?
“Ja, ik heb gemeenten begeleid in hun contact met de buitenwereld.”
Met succes?
“Uit enquêtes onder burgers bleken ze erg tevreden, ja. En dat blijvend.”
Maar waarom is dat belangrijk?
“Mensen reageren normaal gesproken op hun directe werkomgeving. En dat is dus wat anders en een andere werkelijkheid dan in de buitenwereld. Ze moeten dus letterlijk uit hun dagelijkse omgeving worden gehaald om het contact met de wereld daar buiten niet te verliezen.”
En, hoe werkt dat dan?
“Een simpel voorbeeld uit de praktijk: een dakkapel. Waarom wil iemand die uitbouw aan zijn huis? Dat is de vraag. Anders is het slechts een product, maar er zit een verhaal achter. Er is gezinsuitbreiding op komst, bijvoorbeeld. Het oudste kind gaat op zolder slapen. Door een simpele dakkapel als meer dan een product te zien, ontstaat daadwerkelijk een band met inwoners, wat mogelijk wat soft klinkt maar daadwerkelijk gebeurt hoor.”
En leidinggevenden moeten die niet bang zijn dat hun medewerkers te persoonlijk worden?
“Dat is geen probleem. Regels blijken vooral principes te zijn, die je kan interpreteren. Juist de mensen in het veld moeten deze regie krijgen. Zij moeten de backoffice aansturen, maar het gaat nu meestal precies andersom. Als je de beste medewerkers de wijk instuurt, geef je het zo vaak genoemde Nieuwe Werken pas echt handen en voeten, door verbindingen te maken met de buitenwereld.”
Heb je ook een idee over gemeentelijke samenwerking?
“Het klinkt mogelijk een beetje gek, maar je kan samenwerken op alle terreinen die burgers niet boeien. Ik denk bijvoorbeeld niet dat het veel mensen interesseert waar hun paspoort is gemaakt. Of welk ict-systeem wordt gebruikt om de gemeentelijke website in de lucht te houden. Op die gebieden kan je dus heel goed samenwerken.”
En waar juist niet?
“Het vreemde is dat gemeenten hun groenvoorziening vaak hebben uitbesteed, bijvoorbeeld. Dit terwijl dat nu juist een zaak is die burgers enorm interesseert. Het is een voorbeeld waarvan ik denk dat je dit juist dichtbij de mensen moet regelen.”
Ter afsluiting: wat is de kern van jouw verhaal?
“Geef het organisatieproces terug aan de professionals. In 1911 pakte efficiencydenker Taylor het af van de medewerkers. Circa 100 jaar van organiseren door managers hebben we nu dus achter de rug. Het is tijd voor meer vertrouwen.”
Grote Dag van de Kleine Gemeenten:
| Organisatieactivist Jaap Peters is plenair spreker tijdens de 6e Grote Dag van de Kleine Gemeenten. Ook geeft hij een workshop over zijn kijk op de zaak >> |
|---|
Is wat voor de gemeente Overbetuwe. De gemeente wil een nieuw gemeentehuis maar bijna de hele bevolking is tegen. Vooral omdat het zoveel geld moet kosten.
Het is het ‘nieuwe werken’ in het huidige ‘nieuwe werken’ die zeker de moeite waard is om je gedachten over te laten gaan ………. als dit geen uitdaging is !?