Opinie Digitale duurzaamheid op het bordje van bestuurders

Binnen overheidsorganisaties zien we een snelle verschuiving van analoge naar digitale informatievoorziening. Sociale media, Zaakgericht werken, systemen voor regievoering in het sociaal- of het werk en inkomen domein zijn volledig ingeburgerd. De informatie wordt daardoor steeds vluchtiger. Dat stelt bestuurders ook voor nieuwe vraagstukken: welke verantwoordelijkheden dragen zij en op welke wijze kunnen zij daaraan voldoen?

-COLUMN-

De digitale informatiestroom is op dit moment al vele malen groter dan de papierenstroom. Daardoor zijn er ook veel verschijningsvormen bijgekomen: digitale documenten, databases, e-mails, digitale kaarten, audio- en videobestanden en vele vormen van sociale media bestanden. Deze bestanden worden via een enorme diversiteit van apparaten ontsloten: desktops, laptops, tablets, smartphones en allerlei andere geheugendragers.

Een belangrijk aandachtspunt bij digitale bestanden is dat deze minder duurzaam zijn dan papieren documenten. Bestandsformaten wijzigingen, software pakketten worden verder ontwikkeld of verdwijnen van de markt en beheerpartijen komen en gaan. Daarnaast wijzigt en ontwikkelt de inhoud van digitale informatie ook voortdurend. Als er geen maatregelen genomen worden gaat relevante, kostbare informatie verloren en kan de authenticiteit en betrouwbaarheid van digitale informatie niet aangetoond worden.

Uitdaging

De steeds toenemende vormen en volumes van digitale informatie en de snelheid waarmee deze zich ontwikkelt stellen bestuurders binnen de overheid voor een belangrijke uitdaging: hoe zorgen zij ervoor dat de informatie die benodigd is in de bedrijfsprocessen en voor verantwoordingsdoeleinden duurzaam toegankelijk is en blijft. Daarbij moeten we kunnen aantonen dat digitale informatie vanaf het moment van het ontstaan tot de daadwerkelijke vernietiging authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar is en blijft.

In de papieren wereld hebben we veel ervaring met duurzaam bewaren Dat geldt nog niet voor de digitale wereld. We hebben nog geen of weinig ervaring met het duurzaam bewaren van digitale informatie voor een periode van tientallen jaren of langer. We moeten nu dan ook een aantal stappen zetten om digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden.

Risico’s

Slechts een beperkt aantal overheidsinstellingen heeft een actueel informatie beleidsplan met voldoende aandacht voor digitale duurzaamheid. Slechts een handjevol instellingen heeft daarnaast een adequaat duurzaamheidsplan. Deze overheidsorganisaties lopen grote risico’s met het duurzaam toegankelijk houden van informatie.

Dat zien we ook op het gebied van het samenwerken door overheidsinstellingen met verbonden partijen. Hoewel de overheidsorganisatie in de meeste gevallen zorgdrager blijft worden er geen of onvoldoende afspraken gemaakt om de digitale duurzaamheid te kunnen garanderen. Overheidsinstellingen en haar bestuurders kunnen een belangrijke eerste stap nemen in het reduceren van risico’s door het informatie beleidsplan te actualiseren en te starten met het opstellen van een duurzaamheidsplan.

Duurzaamheidsplan
In het duurzaamheidsplan moeten tenminste de volgende vier onderwerpen uitgewerkt worden:

Hoe ziet de samenstelling van de digitale informatievoorziening eruit?

Daarbij dient onder meer in kaart worden gebracht:

• welke software en bestandsformaten er gebruikt worden;
• wat is de omvang van het gebruik en beheer van de digitale informatie:
• wat zijn de bewaartermijn van de verschillende bestanden en
• welke kenmerken moeten worden toegekend om ze blijvend vindbaar te houden.

Het is daarbij aan te raden om gebruik te maken van het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) dat is ontwikkeld door het Nationaal Archief en KING (Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten).

Welke keuzes maken we in het bepalen van de duurzaamheidsstrategie?

Vragen die hierbij een rol gaan spelen zijn onder meer:

• Voor welke doelgroepen willen we informatie beschikbaar houden?
• Hoe snel moet de informatie voorhanden zijn?
• Welke strategie of strategieën willen we hanteren voor duurzaamheid zoals emulatie, migratie en conversie?

Op welke wijze realiseren we digitaal duurzame opslag?

Treffen we zelf technische voorzieningen om digitale informatie duurzaam op te slaan en toegankelijk te houden in de toekomst of sluiten we aan bij bestaande initiatieven?

Een van de ontwikkelingen die we zien is de opkomst van e-depots. Dit zijn voorzieningen op regionaal e/o landelijk niveau waar naast het kunnen opslaan van gegevens ook de duurzaamheidsstrategie vormgegeven en uitgevoerd wordt.

Interessant is daarbij dat in de strafrecht- en vreemdelingenketen gekozen is voor een e-depot dat volledig ontwikkeld is binnen de overheid. Alle aangesloten organisaties plaatsen hun informatie een versienummer 1.0 en hoger in het e-depot. De gedachte daarachter is dat alle documentatie met juridische bewijskracht binnen de keten gedeeld moet kunnen worden en daarbij onder één uniforme metadaterings- en bewaarstrategie dient te vallen.

Ook in gemeenteland zien we bewegingen: Op dit moment zijn de Zeeuwse gemeenten, provincie, waterschap, GGD en het Zeeuws Archief bezig met het organiseren van een gezamenlijke marktuitvraag rond e-depots met als doel toe te werken naar een uniforme aanpak.

Wie wordt waarvoor verantwoordelijk?:
Bij het kiezen van de strategie voor digitale duurzaamheid, zeker wanneer dit in collectief verband gebeurt, moeten verantwoordelijkheden worden bepaald en vastgelegd. Wie is verantwoordelijk voor de opzet en (door)ontwikkeling van de duurzaamheidsstrategie, de beveiligingsaspecten, koppelingen tussen systemen en e-depot(s) en de wijze waarop alles gefinancierd wordt?

Voor wat betreft de financiering kunnen verschillende modellen gehanteerd worden. De meest voorkomende varianten zijn dat elke aansluitende partij hetzelfde bedrag betaalt of er wordt betaald naar de omvang van de opslag of de intensiteit van het gebruik. Het is uiteraard van belang om hier vooraf duidelijke afspraken over te maken.

Tenslotte is het van belang om goede afspraken te maken over eventuele toekomstige ontbinding van de samenwerking. Op welke wijze is dan gegarandeerd dat betrokken kunnen beschikken over hun eigen data en informatie, in welke vorm zijn deze beschikbaar en in welke tijdspanne. In het geval gewerkt wordt met commerciële oplossingen is het verstandig een zogenaamde escrow regeling te treffen. In dat geval is gegarandeerd dat alle data en informatie ook beschikbaar is en blijft in het geval van surseance van betaling of faillissement van de leverancier.

Conclusie en aanbeveling:

Veel overheidsorganisaties werken steeds meer digitaal en maken gebruik van veel verschillende vormen van digitaal werken. Zij lopen echter onbewust grote risico’s met digitale duurzaamheidsvraagstukken. Wij pleiten ervoor dat gemeenten hun informatiebeleidsplan actualiseren en toewerken naar een digitaal duurzaamheidsplan en deze implementeren. Nadenken over hoe je omgaat met vluchtige digitale informatie en het duurzaam bewaren. Het is een uitdaging die op bestuurlijk niveau geadresseerd moet worden, zodat je als overheidsorganisatie kan blijven beschikken over de juiste en volledige en tijdig beschikbare informatie zowel voor je bedrijfsprocessen als voor het afleggen van verantwoording.

Tagged With: duurzaamheid, informatievoorziening, regie, social media, TMLO Filed Under: Bedrijfsvoering, Blog