Aanbevelingen en goede wil zijn mooi. Maar het gaat er om dat je de eerste stappen zet om je organisatie innovatiever te maken.
– VISIE –
Frans Solleveld
Na de zeven aanbevelingen voor een innovatieve organisatie volgen vandaag drie concrete stappen naar dit doel:
1) Samen doen werkt beter
De leiding moet het voorbeeld geven, ook in de manier waarop wordt samengewerkt. Vertrouwen is daarin het basisbegrip en dat vraagt soms investeringen. Je bent zelf effectiever door met anderen een vertrouwensbasis op te bouwen en samen te werken.
Er is nog wel eens angst dat een andere dienst of afdeling er met het werkpakket vandoor gaat. Competitie kan op deze manier verlammend werken en moderne bedrijven gaan er niet meer zo mee om. Een aannemer van de Spoorzone Delft verwoordde het in een mooie oneliner: “Alleen ga je het snelst, maar samen kom je verder”.
Advies: Bouw vertrouwen op met afdelingen of andere organisaties. Laat hen zien dat samenwerking ook voor hen een meerwaarde oplevert.
2) Laat talenten samenwerken
Talenten zijn complementair en mensen zijn niet zomaar uitwisselbaar. Een creatieve manager laat mensen hun talenten gebruiken en ziet ook hoe ze elkaar aanvullen.
Professor Gerard Puccio, auteur van Creative leadership, bedacht hoe je het beste innovatieteams kunt samenstellen. Hij zegt dat voorkeuren van mensen wijzen op hun talenten. De Puccio heeft een test ontwikkeld, waarin de voorkeuren worden blootgelegd.
De voorkeuren koppelt hij aan de stappen in het innovatieproces: verduidelijken, creatief, ontwikkelen en uitvoeren. Daarnaast is er een “integrator”. Dat is iemand die op alle niveaus ongeveer gelijk scoort, en daarmee in staat is om de verbindingen te leggen. Dit is van belang bij het stroomlijnen van het proces. Belangrijk voor het welslagen van het team is dat er evenwicht is in de talenten die worden gebruikt.
Ieder talent heeft de neiging om door te schieten in zijn of haar eigen talent. Respectvolle feedback is daarom belangrijk. Deze methode heet “Foursight” en leidt tot teamgeest en bewustwording over hoe talenten elkaar aanvullen.
Advies: Er is maar één goede oplossing: samenwerken in plaats van vermijden. Heb je iemand die “haaks” denkt: de beste manier om daarmee om te gaan is blijven doorvragen en samen onderzoeken waar het over gaat en waar iemands kwaliteit zit. Wees je bewust van verschillen en maak er gebruik van.
3) Combineer kritisch en creatief
Vernieuwing is een zoekproces. Het vinden van een idee is een kwetsbaar proces en vereist een eigen denkvorm.
Bij de innovatieve organisaties wordt relatief meer aandacht gegeven aan de startfase. De reden is dat een goede voorbereiding nodig is om te voorkomen dat in een latere fase onvoorziene problemen ontstaan. Gebeurt dit niet door behoefte aan snel resultaat, dan loop je een groot risico dat je later veel tijd en geld verliest. Bovendien ontstaat er dan urgentie, wat het nog erger maakt.
Beter is dus eerst een basis stevig neer te zetten, door een goede afwisseling van creatief uitnodigen en kritisch beoordelen. De uitvoering is dan relatief soepel, omdat het doordacht is.
Tegenstelling
Maar pas op: in de uitvoering kan veel verloren gaan van wat eerder is bedacht. Een klassiek voorbeeld is de tegenstelling tussen ontwerper en civiel ingenieur. Van de ontwerper wordt creativiteit verwacht en van de civiel ingenieur een kritische houding. Maar waarom zo’n strikte rolverdeling? Laat ze samen de ideale oplossing bedenken. Ze moeten vanuit het perspectief van de ander meedenken.
In de 10 lessen van de Noord-Zuidlijn is een belangrijke les: “zoek tegenspraak”. En daarbij: “bestrijd Groupthink”.
Groupthink is het vermijden van onderlinge conflicten in een groep, waardoor bewustzijnsvernauwing optreedt. Een belangrijk gevolg van groupthink is dat individuele creativiteit en onafhankelijk denken verloren dreigen te gaan.
Feedback
De gemeente is platter georganiseerd, maar toch nog steeds hiërarchisch. Een oplossing van een hoger geplaatst persoon is niet per definitie de beste oplossing. Hij wordt wel vaak gekozen. Een goede leider wil juist stevige feedback hebben. Gevoeligheid voor status mag geen rol spelen bij het zoeken naar de beste oplossing. Elke oplossing moet worden doorgezaagd ook al komt het van de directeur of wethouder.
Een brainstorm is prima, maar zie het als een onderdeel van het creatieve proces. Het is één methode om gebruik te maken van de creatieve capaciteiten. Ideeën kunnen op meer manieren ontstaan en daar is inmiddels veel over bekend. De overheid kan daar veel meer gebruik van maken. In het proces van convergeren speelt kritiek zeker een belangrijke rol.
Het moet een zoekproces zijn naar de beste en niet naar de eerste oplossing.
Advies: zorg voor meer oplossingen en voor het steeds verbeteren van een oplossing. Stimuleer het creatieve proces, doe aan open innovatie, vergroot daarmee de kans op de beste oplossing voor de overheid. En wat daarbij helpt: zorg voor zoveel mogelijk diversiteit onder medewerkers.
______________________________________________________________________________________________________
Frans Solleveld is Senior adviseur “Beleid & Expertise” bij Gemeente Amsterdam Ruimtelijke Sector.
Een langere uitwerking van zijn artikel (bijlage) verscheen eerder binnen het digitale platform van Ambtenaar 2.0.
Geef een reactie