Wat is het geheim van organisaties die zichzelf voortdurend vernieuwen? Aan de hand van Amsterdamse ervaringen zijn zeven aanbevelingen te doen.
– VISIE –
Frans Solleveld
Er is een belangrijk verschil tussen “problemen oplossen” (terugkijken naar het negatieve) en “ambitie hebben” (vooruitkijken naar het positieve). Een organisatie die voortdurend problemen oplost, wordt daar weliswaar handig in, maar krijgt een achterstand en zit dan gevangen in het wegwerken daarvan.
Echte ambitie doet problemen versmelten omdat het toewerkt naar iets wat de organisatie wilt in plaats van wat het wilt vermijden. Problems cannot be solved by thinking within the framework in which the problems were created, zei Albert Einstein al.
We moeten regelmatig boven onze dagelijkse manier van werken uitstijgen, maar hoe? Morgen volgen nog drie concrete stappen. Vandaag doen we alvast zeven aanbevelingen voor innovatieve ambtenaren:
1) Focus op wat van belang is
Investeren in de vernieuwing van een organisatie is noodzakelijk onderhoud. Wat houdt je nog tegen? Urgentie!Wany the urgent drives out the important, is een veelbetekenende uitspraak van Henry Kissinger.
Hij bedoelt dat belangrijke dingen nog wel eens worden verward met urgente dingen. ‘Belangrijk’ betekent hier dat je moet investeren in structurele verbeteringen en dat voorkomt urgentie. Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van werkprocessen, investeren in relaties en lange termijn visies ontwikkelen.
Advies: Kijk niet alleen naar het laaghangend fruit. Focus op verbeteringen in een bredere context. Kijk op langere termijn of op een hoger (schaal)niveau. Dat is het andere niveau wat Einstein bedoelt. Maak een bewuste keuze tussen de pragmatische oplossing of een duurzamere oplossing.
2) Leer samen van fouten
Innovatie is een proces van nek uitsteken en risico’s nemen en dus ook fouten maken. Fouten zijn om van te leren en gewoon noodzakelijk om als organisatie vooruit te komen.
Advies: Gebruik fouten om te leren. Geloof in doorzettingsvermogen, durf en openheid.
3) Maak ruimte voor leiderschap
Verschil tussen leiderschap en management is: ‘de goede dingen doen’ en ‘de dingen goed doen’. Dat zit elkaar niet in de weg, integendeel, het is allebei belangrijk. Professor Thijs Homan heeft onderzocht waarom er vaak geen vooruitgang wordt geboekt bij organisaties. Hij spreekt van een “gevestigde orde” in een organisatie, die niet graag macht uit handen geeft. Iemand die het bij deze gevestigde orde anders voorstelt “heeft het nog niet begrepen”.
Advies: leiderschap zit niet alleen “bovenin”. Ook mensen zonder een hoge positie kunnen leiderschap vertonen op aspecten doordat ze iets “doorzien” en daarin gedreven zijn.
4) Ken de werkwijze van innovatie
Niet geschoten is zeker mis, de aanhouder wint. In de succesverhalen heeft degene die aanhoudt meestal, naast kennis en ervaring, een krachtige visie, passie en intuïtie en is daardoor ook nog bereid door roeien en ruiten te gaan.
Een echte innovatie die niet eerder is vertoond, heeft daarom een heel eigen werkwijze. En dat is vaak meer improvisatie dan projectmatig. Daar is geen vastomlijnde procedure voor. Er is wel een logische opeenvolging van te nemen stappen. Een plan mag daarom zeker worden gemaakt, al was het maar om die logica met elkaar te delen en gaandeweg te verbeteren.
Advies: Neem niet zomaar genoegen met de eerste oplossing die aan komt waaien!
5) Oordeel niet te snel
Albert Einstein zei: If at first an idea is not absurd, then there is no hope for it. Oordeel niet te snel dus. Vernieuwing dwingt tot loslaten van het vertrouwde en ruimte geven aan het onbekende. Het schijnbaar onhaalbare verdient een kans. Ga maar na hoe het ging met uitvindingen en ontwikkeling van wetenschap.
Advies: Blijf uitnodigen om te vernieuwen en sta open voor bijzondere onbekende oplossingen. Durf als het goed voelt.
6) Eerst denken, dan doen
Bij daadkracht hoort verstand, hart en ziel. Daar is behalve doen ook denken voor nodig en meer dan dat. Wij hebben meer mooie eigenschappen dan het verstandelijk denken, zoals gevoel en intuïtie.
Natuurlijk moeten besluiten worden uitgevoerd. Ambitie van het bestuur betekent echter niet dat we alleen naar afmakers of zelfs doordrukkers moeten zoeken. De personeelsselectie is er wel vaak op gericht. De valkuil van doeners is dat ze de neiging hebben om het denken over te slaan. Ze willen aan de slag, ook al is het hakken met een botte bijl. En natuurlijk hebben denkers de omgekeerde neiging: uitstellen. Ook dat kan verkeerd gaan.
Advies: Eerst denken, de bijl goed slijpen voordat je gaat hakken. Voorkom dat je halverwege je opdracht pas ontdekt wat je meteen had moeten weten, want anders is er nodeloos tijd en geld verloren. Een scherp bijltje begint met een visie.
7) Denk ook creatief
Het stellen van de juiste vragen en creatief nadenken over de aanpak is essentieel.
Wees gerust, je hoeft niet alles zelf te bedenken. Een mooie vorm van creatief denken is “elegant stealing”. Dit is bijvoorbeeld iemand van een kaasfabriek die in een rubberfabriek gaat kijken hoe ze rubber snijden en de techniek gewoon overneemt, omdat kaas vergelijkbare eigenschappen heeft. (Dit is waar gebeurd). En ook dat is vernieuwen. Je moet er wel opkomen. Vooral bij de overheid mogen we ideeën stelen van elkaar; graag zelfs.
Advies: Ook als er al genoeg ideeën zijn, vraagt de keuze en de invulling ervan nog steeds creativiteit. Laat los dat je organisatie alles zelf moet bedenken, laat je inspireren door wat er elders is bedacht en geef bij het zoeken naar inspiratie ook het toeval een goede kans.
________________________________________________________________________________________________________________
Frans Solleveld is Senior adviseur “Beleid & Expertise” bij Gemeente Amsterdam Ruimtelijke Sector. Een langere uitwerking van zijn artikel (bijlage) verscheen eerder binnen het digitale platform van Ambtenaar 2.0.
Geef een antwoord