Organisaties kunnen printerloos werken. Dit blijkt uit de handreiking die Agentschap NL presenteert, met praktische handvatten, tips en trics voor organisaties bij het invoeren van printerloos werken.
Met het verminderen van de milieudruk in de papierketen in het vizier heeft Agentschap NL in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu het nut en de haalbaarheid van printerloos werken laten onderzoeken en dit vervolgens zelf in de praktijk getoetst.
Met de nieuwe generatie tablets komt printerloos werken een stap dichterbij. De meeste documenten kunnen vanaf een tablet gelezen en bewerkt worden, dat maakt printen steeds meer overbodig. Uit een proef die Agentschap NL heeft uitgevoerd, bleek dat bij het invoeren van printerloos werken veel komt kijken. Ook vergt het voor een grotere organisatie voorbereiding om de overgang naar volledig digitaal werken met documenten ingebed te krijgen in de infrastructuur en de bestaande werkprocessen.
Agentschap NL heeft de resultaten van de proef gebundeld in een handreiking. Door hiervan gebruik te maken krijgen organisaties inzicht in de mogelijkheden van printerloos werken. De handreiking biedt een stappenplan. In een uitgewerkte business case komen de kosten en baten aan bod.
Resultaten pilot
Agentschap NL heeft gedurende een half jaar 35 medewerkers van een iPad voorzien. Het resultaat was per medewerker zeer verschillend. Het kostte de meesten enige tijd om een tablet goed te leren kennen en te gebruiken. Ook het vinden van geschikte apps is een lastige zoektocht, omdat de informatie over de gebruiksmogelijkheden van een app vaak summier is. Enkele medewerkers werkten na drie maanden printerloos. Gemiddeld was het aantal prints na zes maanden met 40 procent afgenomen.
Ook gingen medewerkers met een tablet meer buiten kantoortijden werken. Doordat een tablet zowel voor het werk als voor privé tal van praktische en leuke toepassingen biedt, wordt deze thuis ook afwisselend voor werk en privé gebruikt.
Het Agentschap concludeert dat het printerloos werken is nog niet voor alle medewerkers haalbaar. Een tablet is nuttig is voor werknemers die veel onderweg zijn en met regelmaat vergaderen. Zij weten de voordelen van een tablet ook snel en goed voor het werk te benutten.
De verwachting is dat een daling van 90% van het totaal aantal prints mogelijk is. Deze daling is in de pilot op individueel niveau al gemeten..
op linkedin ben ik op een groep papierloos vergaderen begonnen speciaal voor ambtenaren.
Hier kun je je eigen ervaringen delen, en tips van anderen lezen mbt dit onderwerp. Doelstelling is om niet zelf het wiel te hoeven uitvinden maar te starten met ervaringen van anderen. Leuk en effici?nt .
Ik nodig iedere ambtenaar van harte uit om via linkedin deel te nemen.
M vr Gr. Frank Huybregts
Url:
https://www.linkedin.com/groups/Papierloos-vergaderen-3887472?trk=myg_ugrp_ovr&_mSplash=1
Goed initiatief. Wil ik ook wel. Wie heeft goede tips voor kersverse ipad-bezitter?
Hetzelfde ministerie eist van gemeenten dat brondocumenten nog steeds op papier beschikbaar zijn. Digitaal tekenen mag niet. Daar is dus nog veel winst te behalen.
Ik zou ook wel printerloos willen werken maar voordat dat er bij ons doorkomt ben ik waarschijnlijk met pensioen
(hoewel “pensioen” wat is dat, kun je dat eten)
Als strateeg bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch werk ik inmiddels vanaf april dit jaar papierloos. Bewust omgaan met wat ik doe en een iPad maken dat mogelijk. Voordien verbruikte ik circa9.000 A4’s per jaar. Ik bedoel maar.