De ambtenaar wordt steeds meer een regisseur van gegevens, waarin hij samenwerkt met burgers en met partners als de rijksoverheid of zorgverzekeraars. Dat betekent dat hij die gegevens moet delen zegt gegevensmanager Wim Stolk: “Dat is de toekomst waarin we nu al zitten. Daarom is het tijd om serieus met gegevensmanagement aan de slag te gaan, ook al is het vakgebied pril. Elke stap is een stap vooruit. Afwachten kan niet meer, want al die data zijn straks niet meer van jou.”
Stolk houdt zich er vanuit ‘professionele passie’ volop mee bezig: gegevensmanagement. “Want in een veranderende maatschappij en een veranderende gemeentelijke organisatie, wordt de kwaliteit van gegevens steeds belangrijker.” In zijn werk bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch en het ministerie van Justitie heeft Stolk het belang van een goede gegevenshuishouding leren kennen.
“Ben je bij Justitie bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het dossier van een asielzoeker, jeugddelinquent, verdachte of veroordeelde, dan kom je voor een hele reeks vragen te staan. Welke gegevens mág ik doorgeven, welke gegevens moét ik doorgeven en aan wíe van de verschillende partners kan ik wélke gegevens doorgeven. Daarnaast heeft elk van die partners weer een andere status, waardoor er verschillende eisen zitten aan gegevens. Vaak moet je de gegevens ook nog verrijken of ordenen. Dat maakt dat er dat onderweg iets fout kan gaan. Het belang van het goed managen van die informatie is daarom niet te onderschatten.”
Risico op fouten
Hoe logisch Stolks constatering ook klinkt, er bleek tot voor kort nauwelijks belangstelling te zijn voor gegevensmanagement. “Rond 2012, toen ik er serieus over na ging denken, kon ik er nauwelijks studies of literatuur over vinden. Laat ik het dan zelf maar gaan doen, dacht ik. Liefst samen met de gemeenten. Elke gemeente heeft te maken met het implementeren van de basisregistraties, en weet om hoeveel gegevens dat gaat en om hoeveel partners. Weet dus ook hoeveel risico op fouten dat met zich meebrengt. Denk aan gegevens van burgers die op straat komen te liggen of in handen van een verkeerde partij terecht kunnen komen. Denk aan de schade die dat kan opleveren. Ik wist daarom zeker dat er bij gemeenten meer mensen zouden zijn die het vak van gegevensmanagement verder wilden brengen.”
Op de kaart gezet
Stolk had gelijk en samen met zes gemeenten en KING ontwikkelde hij in 2013 de eerste Handreiking Gegevensmanagement, gebaseerd op voorbeeldprojecten van gemeenten. Er rolde een definitie uit die nog steeds gehanteerd wordt: ‘Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken’. “Daarmee zetten we het vakgebied op de kaart. Ik was erg blij dat KING het omarmde en de koppeling heeft gemaakt met GEMMA, de GEMeentelijke Model Architectuur. We hebben de handreiking daarna doorvertaald naar een tactisch katern met als doel gegevensmanagement in te richten in de gemeente. In september 2016 volgde het eerste symposium Gegevensmanagement. We hadden honderd gemeenteambtenaren uitgenodigd en het was in no-time uitverkocht. Er zijn dus in elk geval honderd professionals die het belang van gegevensmanagement snappen.”
Sterren
Het symposium had vooral de insteek om kennis en ervaringen te delen. “Niet via lange verhandelingen, maar in de vorm van workshops waarin we aan de slag gingen met gegevensmanagement en verkend hebben hoe we het vak inhoudelijke verder kunnen brengen. We willen een gegevensclassificatie ontwikkelen op basis van sterren. Data met 1 ster is bijvoorbeeld de spreadsheet met informatie over een buurtfeest. Data met 5 sterren is volledig foolproof, bijvoorbeeld medische informatie. Daartussenin kun je je voorstellen dat voor een stad als Amsterdam de Airbnb-registratie klasse-2-informatie is. Handige informatie voor de brandweer, want gekoppeld aan de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) weet je dan bij brand dat er meerdere mensen in een pand kunnen zijn.”
Scorecard
Nog een belangrijk onderdeel is de doorontwikkeling van de scorecard, een ‘meetlat’ waarmee gemeenten kunnen vaststellen waar ze staan in het organiseren van gegevensmanagement. “Dat is een kwestie van vragen invullen, bijvoorbeeld of je als gemeente wel of niet een gegevenswoordenboek hebt ingericht. Ook tijdens het symposium hebben we feedback op de scorecard gevraagd zodat we op basis daarvan kunnen doorontwikkelen naar de scorecard 2.0. Dat is wat we via de Pilotstarter ook willen doen.”
In het kader van de Digitale Agenda 2020 is dit artikel onderdeel van een serie waarin gemeenten/organisaties vertellen over hoe zij denken over, en samen met andere gemeenten aan de slag gaan met, innoveren in dienstverlening en informatievoorziening. De Pilotstarter is het digitale platform voor het delen van en samenwerken aan ideeën om de gemeentelijke informatievoorziening te vernieuwen.
Geef een reactie