Waar men zou denken dat elektronisch factureren in Zuid-Europa nog toekomstmuziek is, geven de overheden van Spanje en Italië flink gas en maken zij e-facturatie zelfs verplicht om in 2015 met de publieke sector zaken te kunnen doen. Waarom?
Column
– Jeanpaul Jonker
In Italië is de deadline voor elektronisch factureren aan de overheid recent nog naar voren geschoven (31 maart 2015); in Spanje is deze zelfs gesteld op 15 januari jongstleden.
Om in eigen land te beginnen: wat is de Nederlandse situatie? Na een veelbelovende start met elektronisch factureren aan de overheid en het opzetten van Digipoort zijn ‘wij’ momenteel zeker niet meer het beste jongetje van de klas. Digipoort blijkt voor veel partijen een complexe aangelegenheid wat de adoptiegraad afremt. Ook de inzet van een website om handmatige facturen ‘in te kloppen’ zal hier geen grote verandering in brengen.
Met de invoering en uitwerking van de Europese richtlijn voor Business to Government (B2G) e-facturatie zijn Italië en Spanje in ieder geval een stuk vooruitstrevender dan Nederland, Portugal (2016) én Frankrijk die 2017 als datum voor e-facturatie door grote bedrijven (en 2020 voor MKB-leveranciers van de overheid) nastreeft. Het is altijd afwachten hoe hard de overheid het uiteindelijk spel speelt wanneer het gaat om afdwingen van elektronisch facturen, maar de eerste voortekenen zijn serieus te noemen.
Waar de Nederlandse overheid bijvoorbeeld een doelstelling van 10% inkomende e-facturen wel mooi vond en daarna de teugels liet vieren, spreekt men in Italië concreet over het niet meer in behandeling nemen van binnenkomende ‘papieren’ facturen.
Eerder verschenen:
Voor leveranciers aan de publieke sector in deze landen betekent dit dat er serieus haast moet worden gemaakt met de implementatie van elektronisch facturen. In verhouding tot Nederland is de technische invulling van e-facturatie echter wel een stuk complexer. Zo is er in beide landen sprake van verplicht gebruik van een gecertificeerde digitale handtekening, waarbij in Italië de XML-factuur zelf getekend moet worden (en PDF-facturen met digitale handtekening niet voldoen).
Gelijk aan Nederland dient er gekoppeld te worden aan een centraal verbindingspunt via webdiensten die de facturen naar de verschillende overheidsentiteiten verstuurt. In Nederland is dit Digipoort, in Italië Sogei, en in Spanje kunnen dat meerdere connectiepunten (FACe) voor verschillende overheidsorganen zijn.
Italië: deadline e-facturatie vervroegd naar 31 maart
Per 6 juni aanstaande is e-facturatie verplicht voor facturatie aan onder meer Italiaanse ministeries en de Belastingdienst met een drie maanden durende overgangsperiode. Overige publieke instellingen en hun leveranciers zijn uiterlijk per 31 maart aanstaande verplicht elektronisch facturen uit te wisselen. Deze deadline was eerder ook gesteld op 6 juni 2015.
De Italiaanse overheid stelt een aantal eisen aan de elektronische factuur dat verder gaat dan wat er door overheden in de Benelux of Scandinavië wordt vereist. Bepaald is dat de factuur aan de volgende vereisten moet voldoen:
- De factuur dient in FatturaPA XML-formaat opgemaakt te zijn (andere formaten worden niet geaccepteerd)
- De authenticiteit en integriteit moet gewaarborgd zijn door een gecertificeerde, elektronische handtekening. Hierbij dient de XML-factuur voorzien te zijn van een digitale handtekening
- De bestandsnaam moet voldoen aan een specifieke opbouw die onder meer bestaat uit een landcode, verzendercode en een progressieve, unieke bestandscode
- De facturen dienen aangeboden te worden bij één centraal ontvangstpunt (Sogei).
Naast de technische implicaties zelf zit hier een paar addertjes onder het gras. Recentelijk is een nieuwe versie van het FatturataPA XML 1.1 opgeleverd, die per 2 februari 2015 verplicht is. Echter, de oude versie is de enige die officieel voldoet. Dat die versie niet afdoende werkt, blijkt uit het feit dat bijna 30% van de elektronische facturen aan de overheid wordt afgewezen omdat die niet voldoen aan de vereisten qua inhoud en formaat. Daarnaast zullen leveranciers, die tot nu gebruik maakten van PDF-facturen voorzien van digitale handtekening, nu een apart proces moeten implementeren om ook een XML (voorzien van handtekening) naar de overheid te sturen.
Spanje: Vanaf 15 januari 2015 verplichte e-facturatie B2G
In Spanje is de deadline voor e-facturatie aan de overheid al in op 15 januari jongstleden ingegaan. Als vereisten aan de e-factuur wordt gesteld:
- Eén uniek factuurformaat (Facturae XML 3.2.1)
- Aanleveren van facturen via een overheidshub (FACe)
- Gebruik digitale handtekening
- Traceerbaarheid van facturen.
Knelpunten in Spanje zijn, naast welke versie van Fakturae er gebruikt dient te worden, vooral naar wie en waar de factuur verstuurd moet worden. Elke nationale, regionale of lokale publieke instelling in Spanje mag haar eigen koppelpunt ontwikkelen, mits die voldoet aan technische standaarden. In theorie zou dit kunnen betekenen dat men straks aan een tiental Spaanse ‘Digipoorts’ moet afleveren als men met verschillende publieke instellingen zaken doet.
De toekomst van e-facturatie in Nederland…
Betekent dit nu dat Nederland definitief achterop raakt op het gebied van B2G e-facturatie? Het antwoord is simpel: nee. Eind 2013 hebben een vijftiental e-invoicing providers en leveranciers van financiële software de handen ineengeslagen. Hierbij is een platform opgezet waarbij op basis van een standaard factuurformaat en uitwisselingsprotocol facturen kunnen worden verstuurd en ontvangen. Project SimplerInvoicing komt op stoom en biedt ook een oplossing om aan de overheid te kunnen factureren.
De eerste gemeenten en overheidsinstanties hebben al serieuze interesse getoond om hierop aan te sluiten. Wellicht een nieuwe start van B2G-facturatie in Nederland.
Leveranciers die zijn aangesloten bij Basware kunnen direct gebruik maken van Basware’s Europese netwerk. Naast de koppeling met alle belangrijke Europese overheidsplatformen heeft Basware ook meer dan tachtig connecties naar partner e-factuurplatformen waardoor Europese leveranciers en klanten bereikt kunnen worden. Basware ondersteunt B2G e-facturatie in heel Europa en beschikt reeds over koppeling naar onder meer overheidsplatformen in Finland, Denemarken, Noorwegen, België, Zweden, Spanje, Italië en Nederland.
En de overheid zelf?
Indien de overheid als grote factuurverzender ook elektronische facturen ging versturen en bijvoorbeeld aansloot op SimplerInvoicing, zou dat de gehele markt voor e-facturatie in Nederland in een zeer grote stroomversnelling brengen.
Jeanpaul Jonker is e-invoicing specialist bij Basware.
Geef een reactie