Er was eens een prima bezuinigingsplan. Dat ging niet door; gemeenteambtenaren voelden zich door het plan bedreigd.
Ik moet er vaak om gniffelen. Nieuwe bestuurders met grote plannen. Vaak relatief jonge mannen en vrouwen met behoorlijke ambities die de theorie uit de schoolbanken fris in hun hoofd hebben zitten. Ze komen “vers” binnen, analyseren het probleem, maken een plan van aanpak en gaan fanatiek aan de slag. Zij gaan het totaal anders doen! Ik wed dat je bij het lezen van het voorgaande een voorbeeld in je hoofd kreeg. Een reorganisatie, de implementatie van één of ander ERP-systeem, een besparingsproject, een lean-traject of nog een andere hype…
Laatst hoorde ik een verhaal over een wethouder. Hij had zijn gemeentesecretaris opdracht gegeven “de laatste cent uit inkoop te knijpen.” Het water stond de gemeente tot aan de lippen, dus dan moet je wat. Het zwembad was al geprivatiseerd, het aantal buurthuizen gehalveerd en logopedie op de basisschool was ook al afgeschaft. Er gold al een jaar een vacaturestop en alle externen waren er al uitgezet. De wethouder had goede verhalen gehoord over inkoopbesparingen bij omliggende gemeenten (het gras bij de buren…). Dus waarom niet bij hen?
Budget
De inkoopcoördinator had zijn handen er al vrij vlot van afgetrokken. “Als je geen budget hebt, kun je ook niet besparen,” luidde zijn argument. Trouwens, hij had het hier veel te druk voor. Wel kwam hij met het lumineuze idee om een consultant in te huren op no-cure, no-pay basis. “De kost gaat voor de baat uit” was geen optie meer, bij gebrek aan cash. Met de aanstaande decentralisaties (en bijbehorende financiële onzekerheid) voor de deur, vond de gemeentesecretaris dat een aantrekkelijk idee. De inkoopcoördinator had nog net tijd om een externe inkoopdienstverlener aan te besteden.
De consultant kwam binnen, werkte een besparingsplan uit, kreeg goedkeuring van het College van B&W en ging met een team van de gemeente aan de slag. Goede projecten die veel geld op zouden leven. Ethisch verantwoord, dus niet simpelweg het mes op de keel van een paar grote leveranciers zetten. Ook niet van het niveau van de “tien procent brieven”. Wel moesten er keuzes gemaakt worden. In een aantal werkgroepen trok de consultant met ambtenaren op om de besparingen binnen te harken. Flink geld, dus daar zou iedereen wel voor warmlopen…
Bedreiging
Niets bleek minder waar. De ambtenaren gingen stevig met hun hakken in het zand staan. Ze voelden de operatie als een enorme bedreiging. Besparingen realiseren zou betekenen dat ze zelf jarenlang te veel geld hadden uitgegeven. Wat ook zo was. Dat moest (letterlijk) koste wat kost voorkomen worden. Dus stonden ze niet open voor nieuwe ervaringen. Wilden ze niet leren hoe het beter kon. Het besparingsplan werd gaandeweg het verhaal van de tien kleine negertjes. De tegenwerking van de ambtenaren bleek sterker dan de implementatiekracht. Het College van B&W – en de consultant – bleven achter met lege handen.
Kort geleden hoorde ik de wijsheid: Culture eats strategy for breakfast. En ik vrees dat het waar is. Als je de cultuur niet mee hebt, vergeet je verandering dan maar. Rationele en meetbare gegevens leggen het af tegen emotie en onderhuidse spanningen. Als de cultuur tegen zit, berg je dan maar!
Bekend verhaal! Je kan er een boek over schrijven…
Zie ‘De overheid als Veelkoppige Leeuw’
De kracht van de adviseur zit hem in naar mijn opvatting in het versterken van het aanwezige talent in de eigen organisatie. Mijn ervaring is dat veel medewerkers binnen gemeenten getuigen van veranderingsgezindheid en denkkracht. Maar vooral nadenken op welke wijze de burger het best ondersteund c.q. geholpen kan worden en daarin het perspectief van de verandering plaatsen. Zo komt de overheid het best tot haar recht.
Oeroud voorbeeld van consultancy-valkuil. Dus wat zegt dit?
In hoeverre is de wethouder hier zélf effectief, of zelfs onderdeel van het probleem?
Maar vooral, waar is de betrokkenheid van de gemeenteraad?
Allebei een beetje gelijk. Bedenk de veranderingen samen. De externe als degene, die vanuit een andere invalshoek onbevooroordeeld naar zaken kan kijken en de ambtenaren, die als geen ander weten hoe t beter en goedkoper kan, omdat ze weten hoe t in elkaar zit !
Wat een leuk beeld weer geschetst van de ambtenaar die maar niets wil. Gelukkig zijn mijn ervaringen anders en innoveert de gemeente (en vele andere) waar ik werk volop en zie mijn collega’s bedenken, meedenken en participeren. Waar zijn toch die gemeenten die op conform bovenstaande info worden bestuurd en ondersteund? Uit formele en informele gesprekken met collega’s uit andere gemeenten krijg ik steeds geluiden van blijdschap over veranderingen, geluiden van zorg over de eigen baan en geluiden van zorg over wat het betekent voor de burger. Wel is er veel misbaar over de externen die te pas en te onpas worden binnengehaald voor het klaren van een schijnbaar lastige klus waarop men denkt weerstand te krijgen. Hiermee gaat men volledig voorbij aan de denkkracht, de veranderkracht en de werklust van de eigen ambtenaren. Puntje van aandacht voor de wethouder? gebruik je eigen organisatie voor het bedenken en doorvoeren van veranderingen, u zul waarschijnlijk schrikken van de bijval die u ontvangt. En dhr Nieland? wat had u willen bereiken met uw column?