Opinie Bijna het oudste beroep ter wereld

Na eeuwen staat het contractmanagement nog steeds in de kinderschoenen. Waarom nemen gemeenten dit niet serieus?

– COLUMN – Special Inkoop en Aanbesteden –

Het ontstaan van het schrift is in Mesopotamië voortgekomen uit de behoefte administratieve zaken bij te houden. Dat begon met een eenvoudige boekhouding en werd gevolgd door het in toenemende mate afsluiten van contracten. De verdere ontwikkeling van het schrift en de behoefte aan zakelijke overeenkomsten hebben elkaar in de oudheid enorm gestimuleerd.

Alles werd uitgewerkt op kleitabletten. In zijn tijd was de kleitablet een enorme vooruitgang. Eerder is er in de bijbel sprake van de bekrachtiging van een overeenkomst door het afstaan van een sandaal. De kleitablet was een stuk informatiever, heel praktisch te bewaren en een stuk hygiënischer. Hiermee ontstond tegelijkertijd contractmanagement. Na prostitutie zou contractmanagement dus wel eens het op één na oudste beroep ter wereld kunnen zijn.

Wat is er dan met contractmanagement gebeurd in al die eeuwen? Iedere inkoopprofessional is het erover eens dat contractmanagement anno 2010 nog in de kinderschoenen staat, of moeten we hier spreken over sandalen?

Onderzoek
Een onderzoek van DPA Supply Chain laat zien dat van alle onderdelen van het inkoopproces binnen de overheid, contractmanagement het grootste verbeterpotentieel heeft. Terwijl er inhoudelijk niets is veranderd. Een overeenkomst is net als vroeger een afspraak tussen minimaal twee natuurlijke personen of rechtspersonen over wat ze met elkaar of voor elkaar zullen gaan doen of laten.

De Mesopotamiërs begrepen al vrij snel dat het bewaren van contracten van groot belang was en bouwden prachtige bibliotheken, zoals de bekende bibliotheek van Nineveh. Ondanks alle high tech IT-oplossingen in combinatie met geacclimatiseerde archiefruimtes, vind je tegenwoordig bij een contractenanalyse op zijn best de helft van alle actieve contracten terug. Medewerkers en organisaties van nu zien het belang van contractbeheer niet in. In het Nineveh uit de oudheid werd dit kennelijk beter begrepen.

Het is nog niet te laat om ons nog alsnog te onderscheiden van de Mesopotamiërs! Voor hen was contractmanagement een operationele, administratieve bezigheid. Met de kennis van vandaag weten wij dat contractmanagement voor iedere organisatie grote strategische waarde heeft. Onvoldoende management op contracten leidt tot slechte relaties met klanten en leveranciers, onbenutte schaalvoordelen en grote risico’s in termen van aansprakelijkheid, toelevering, financiën en intellectueel eigendom.

Maximaliseren
Kortom, tot suboptimalisatie van mens en middelen. Het bouwen van een bibliotheek om contracten te bewaren is slechts een basisvoorwaarde. Contractmanagement gaat over het maximaliseren van de toegevoegde waarde van inkoop. Daarmee is het een essentieel onderdeel van de verdere professionalisering van inkoop.

Het wordt tijd dat de overheid contractmanagement echt serieus neem. Bij ons schort het eraan dat overheden onvoldoende inzien wat er te winnen valt en dat zij onvoldoende voelen wat er verloren wordt. Overheden moeten eens wat aan die administratieve vrijblijvendheid doen. In Mesopotamië werd vaak het hele bezit, inclusief vrouw en kinderen, in onderpand gegeven op de afgesloten contracten. Dat leerde hen snel de betekenis van goed contractbeheer en compliancy. Misschien een idee voor de overheidsinkoop?

Marc Prins is senior consultant bij DPA Supply Chain.

Volg Gemeente.nu op Twitter.