De 4 Succesfactoren voor innovatief inkopen

Innovatief inkopen ontwikkelt zich langzaam in de publieke sector. Er blijft echter veel onduidelijkheid over, hoe doe je het nu toch goed?

Overheidsinkopers beschikken over een uitgebreide gereedschapskoffer met inkooptools. Afhankelijk van het afwegingskader dat voor elke aanbesteding opnieuw wordt vormgegeven, kiest hij de best passende methodiek. Overheidsinkopers zijn bovendien nieuwsgierig naar nieuwe methoden en leergierig, zo blijkt uit onderzoek dat Aeves in maart 2015 uitvoerde.

De 70 ondervraagde inkoopprofessionals benoemen in de interviews een aantal belangrijke succesfactoren voor innovatief inkopen:

1. Rugdekking
   
   Allereerst moet er rugdekking vanuit de interne organisatie zijn. Inkopers moeten zich vrij voelen om voor een alternatieve, en daardoor risicovollere (zeker in de perceptie) methode te kiezen en te experimenteren. Het management zorgt voor ondersteuning; inkopers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering. Ook de top-down benadering kan dus aanzetten tot innovatief inkopen. De overheidsinkoper wordt van bovenaf aangestuurd om alternatieven te kiezen. De inkopers kunnen ook rugdekking krijgen door te leren van ervaringen van andere overheidsorganisaties en door het delen van kennis met elkaar. Door kennis en ervaringen uit te wisselen (wat werkt wel en wat werkt niet), neemt de kans op succes bij innovatief inkopen fors toe.
2. Tijd
   
   Daarnaast moet er voldoende tijd beschikbaar zijn om innovatief inkopen toe te passen. Zeker bij vormen als Best Value Procurement en concurrentiegerichte dialoog is er meer voorbereidingstijd voor het traject nodig. Bij concurrentiegerichte dialoog moet de inkoper bovendien marktkennis opbouwen. Verder nemen de beoordelingsrondes bij Best Value Procurement aanbestedingen, de prijsvraag en het dynamisch aankoopsysteem meer tijd in beslag dan bij traditionele methodieken.
3. Meerwaarde van diversiteit
   
   De derde succesfactor die bijna alle overheidsinkopers benoemen is het bundelen van expertise. Er zijn verschillende mensen nodig om ontwikkelingen tot stand te brengen. De overheid, het bedrijfsleven en de markt vormen samen een basis waar vraag en aanbod op elkaar aansluiten. Die aansluiting zorgt voor een reductie van risico’s; er ontstaat een win-win situatie voor opdrachtgever en opdrachtnemer.

   De bundeling van expertise sluit aan op de ‘value-in-diversity’ stroming die zegt dat functionele diversiteit goed is voor organisaties. Deze stroming baseert zich vooral op de meerwaarde van diversiteit voor creativiteit, het sterke vermogen van diversiteit om kennisproblemen op te lossen. Met andere woorden: een divers samengesteld team met mensen van verschillende specialismen is beter in staat om complexe problemen op te lossen en maakt daarbij gebruik van een verhoogde creativiteit. (van der Wolk, 2008)

4. Vertrouwen
   
   De vierde succesfactor is vertrouwen. Goede communicatie met marktpartijen en het vertrouwen in de deskundigheid van de leverancier, dragen bij aan innovatief inkopen. In situaties waar de inkoper zich bijvoorbeeld in een later stadium in het proces te veel bemoeit met het project, gaat hij aan het doel van innovatief inkopen voorbij.

Cultuuromslag

Bij traditionele vormen van inkopen is er een grote afstand tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Er is sprake van een ‘wij-zij gevoel’ waarbij de opdrachtgever (de overheid) ‘in the lead’ is. De overheidsorganisatie geeft in het programma van eisen een gedetailleerde uitwerking van de criteria die aan het product, de dienst of het werk zijn gesteld. De opdrachtnemer kan beperkt zijn expertise tonen. Dit heeft als gevolg dat de opdrachtnemer krijgt wat hij vraagt en daarmee het risico loopt innovatieve oplossingen van de opdrachtnemer mis te lopen.

“Het ‘wij-zij gevoel’ tussen de overheid en het bedrijfsleven moet verminderen, stelt het onderzoek. De verbinding leggen tussen markt en organisatie staat hierbij centraal. “Daarbij moet de overheid zich als professionele opdrachtgever opstellen en de rol van katalysator op zich nemen. Door de opdracht resultaatgericht uit te vragen, kan de markt zijn expertise tonen. Creatievere en meer innovatieve oplossingen krijgen hierdoor meer ruimte. De opdrachtgever neemt een stap terug in de controlerende rol en is bereid om de verantwoordelijkheid meer over te dragen aan de opdrachtnemer.”

Ontwikkeling van kennis

De overheidsinkopers zijn volgens het onderzoek nieuwsgierig naar alternatieven methodieken en ziet de toegevoegde waarde ervan in. “Hij wil wel, maar kan de ontwikkelingen soms niet meer bijhouden.” Er is dus behoefte aan competentieontwikkeling, die bijdraagt aan een match tussen wat de organisatie vraagt en wat de medewerker wil en kan. De HR afdeling kan (samen met de leidinggevende) inspelen op de behoefte van de inkopers om hen zo breed mogelijk kennis te laten maken met innovatief inkopen.