Voorschoten was halverwege april een van de eerste gemeenten waar de beëdiging van een wethouder plaatsvond tijdens een online vergadering. Griffier Bert Jan Urban: ‘Zo snel een wethouder aan de slag hebben in deze tijd, draagt bij aan een sfeer van doorpakken.’
Op 16 april werd Erika Spil beëdigd als wethouder van Voorschoten. Daarmee is de gemeente een van de eerste in de geschiedenis waar de beëdiging van een wethouder plaatsvond tijdens een online vergadering. Theo Lemmen werd in Grave een dag ervoor online beëdigd en in Hilversum werd, ook op 16 april, Gerard Kuipers digitaal benoemd. We vroegen griffier Bert Jan Urban hoe het er in Voorschoten aan toeging.
Jullie zijn een volleerde digitale raad?
‘Zodra duidelijk werd dat we niet meer als raad voltallig bij elkaar konden komen, heeft de raad ervoor gekozen alles digitaal te doen. Constructies met een minimaal aantal aanwezige leden, het quorum, en geforceerd bewaken van de meerderheid van de coalitie waren daarmee niet nodig. Sommige zaken worden in een schriftelijk vragenrondje behandeld, om de druk van de agenda af te halen. Verder doen we alles in digitale vergaderingen.’
Hoe bevalt het?
‘Natuurlijk moesten we wat koudwatervrees overwinnen. Het is een nieuwe manier van werken, de voorbereidingstijd was heel kort en de techniek voor veel mensen onbekend. Toch blijkt vergaderen op deze manier goed mogelijk. Vergaderen op afstand dwingt tot gestructureerd vergaderen, wat een voordeel is voor de effectiviteit.’
Waar lopen jullie in de praktijk tegenaan?
‘Je mist online een deel van de non-verbale communicatie, wat voor gevoeliger punten lastig is. Daarnaast laat de techniek soms nog wat te wensen over. Maar dit is allemaal heel relatief als de omstandigheden meezitten. En dat is in Voorschoten zo: de raad werkt constructief en flexibel en de ICT-ondersteuning is fenomenaal.’
Maar een wethouder online beëdigen..?
‘Zodra de tijdelijke wet over digitale besluitvorming in aantocht was, hebben we de raadsvergaderingen voor de benoeming van een nieuwe wethouder gepland, de week na de beoogde publicatiedatum. Hoewel het technisch wat behelpen was, overheerst een positief gevoel. Zo snel een wethouder aan de slag hebben in deze tijd, draagt bij aan een sfeer van doorpakken. De beëdiging liep goed. Natuurlijk misten we de warme lach, het bloemetje en handdrukken, maar de situatie schept ook een band: we maken met elkaar iets bijzonders mee. En het bloemetje van de raad is de dag erna op haar thuisadres bezorgd.’
Wat zijn de randvoorwaarden?
‘Houd het simpel. Het is mogelijk complexe procedures op te zetten, verordeningen aan te passen en bodes op pad te sturen met briefjes en stembussen. Wij hebben ervoor gekozen om zo eenvoudig en pragmatisch mogelijk te werk te gaan.
‘Eenvoudig door een proces met heldere stappen: beraadslaging op woensdagavond, op donderdag overdag stemmen, op donderdagavond uitslag van de stemming en beëdiging. En pragmatisch door een simpele stemprocedure. Alleen deze was schriftelijk, zoals dat volgens de wet moet. Dat betekende bij de griffie een handtekening zetten zodat aantal en identiteit van de stemmers bekend is, een anoniem stembriefje invullen en in de stembokaal doen.’
Geef een antwoord