Transformatiejaar 2015 is voor drie West-Friese gemeenten ook het startpunt voor hun ambtelijke samenwerking, en zaakgericht werken. De automatisering komt sinds een jaar vanuit een regionaal shared service center. “Een 10 zou de waarheid geweld aan doen.”
In het gemeentehuis aan het Raadhuisplein van Hoogkarspel gaat burgemeester Rob van der Riet van Drechterland om de tafel met gemeentesecretaris Robert Reus van Enkhuizen en projectleider Hugo van Driel van de SED Organisatie, de ambtelijke fusie in West-Friesland.
De mannen komen lachend zitten. “Je was te bescheiden”, is te horen. Burgemeester Van der Riet, ook voorzitter van het dagelijks bestuur van de SED, heeft de recente fusie tijdens een raadvergadering een voldoende gegeven. Net voor de vergadering heeft hij de toevoeging ‘ruime’ doorgestreept.
“Een 10 zou de waarheid geweld aan doen”, aldus Van der Riet in de raadsvergadering en hier ook weer. “Toch kan ik het werk van de ambtelijke fusie al zeker een voldoende geven.”
Voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland is 2015 nog een spannender jaar dan elders in het land. Die drie transities zijn werk genoeg, zou je denken, maar nee. Ook voor de SED Organisatie wordt het startschot gegeven. Verder is er nog de Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom, voor de ict van deze drie gemeenten, te samen met Opmeer, Medemblik en Koggenland. Vanaf april moet worden begonnen met zaakgericht werken.
Kan dit alles wel? En hoe is het zo ver gekomen?
Ambtelijke samenwerking
Al in 2010 wordt de inzet van de brandweer gezamenlijk georganiseerd. Dat gaat lekker, wat ruimte gaf voor samenwerking op andere terreinen. Leerplichtambtenaren vroegen zich bijvoorbeeld hardop af waarom ze niet in de andere gemeenten konden werken.
“Op een gegeven moment kregen we de vraag waar het naartoe zou gaan met die samenwerkingsprojecten”, zegt gemeentesecretaris Reus, ook algemeen directeur van de SED.
Een herindeling? De ambtenaren van de gemeenten zien dat wel zitten, maar juist de bestuurders vinden het beter om daar niet voor te kiezen. Tijdens een tocht met een boot vol bestuurders uit de regio is ooit te horen dat heel West-Friesland een gemeente kan worden. Het doel van de huidige organisatievorm is evenwel om Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland met hun eigen colleges en gemeenteraden sterke voeling te laten houden met een gemiddelde van 20.000 inwoners per gemeente.
“Wij willen dichtbij de mensen blijven”, zegt voorzitter Van der Riet.
Voorbeelden
In 2013 wordt gemeenteambtenaar Hugo van Driel de projectleider voor de toekomstige ambtelijke fusie. Uiteraard werd gekeken naar bekende voorbeelden zoals de BEL- en OVER-gemeenten. Toch wordt naar eigen zeggen vooral op gevoel gekozen voor de eigen SED-constellatie met een algemeen en dagelijks bestuur. De voorzitter en directeur van deze roulerende besturen komen altijd uit verschillende gemeenten.
Eén directeur van de ambtelijke organisatie voor meerdere gemeenten zou te veel macht krijgen, is het idee. Directeuren van gemeenschappelijke regelingen zouden naar de smaak van de West-Friese bestuurders te veel op afstand staan.
Twee keuzen vallen op. De driekoppige directie van secretarissen blijven in dienst van hun eigen gemeenten. Verder werken deze directieleden als locosecretaris in elkaars gemeenten. “Dit doen we structureel”, zegt Reus, die het principe in de praktijk brengt. “De duurzaamheid van ons model hangt af van de chemie onderling.”
Zelfde loongebouw
De SED Organisatie moet dus niet worden bestuurd door een kapitein met te veel afstand tot de bemanning van het schip. Hij of zij komt uit de zogenoemde latende gemeente. De huidige algemeen directeur wordt gedetacheerd vanuit zijn gemeente Enkhuizen. “Zo blijft het loongebouw hetzelfde”, geeft Reus zelf als voordeel van deze beslissing.
Ook projectleider Van Driel komt niet van buiten. Als circa 100 ambtenaren van de gemeenten in 10 werkgroepen aan projecten bouwen, als opmaat naar de samenwerking, was ook aanvoerder Van Driel bij één van hen in dienst. “Dat helpt mee.”
Tijd en geld
Op een deur in de gang van het gemeentehuis hangt nog een poster met uitleg over de werkgroepen en de weg naar de SED Organisatie. Ook de tijd en kosten staan erbij. Het proces heeft bijna 7 ton gekost. Alle manuren bij elkaar is ongeveer 22 arbeidsjaren in de fusie gestoken. “Niet mis natuurlijk”, zegt Van der Riet. “Maar in het bedrijfsplan van 2013 konden we als stip aan de horizon beloven dat we jaarlijks 1,4 miljoen euro zouden besparen.”
De gemeenten gingen van 19 naar 7 afdelingshoofden in de nieuwe organisatie. Andere medewerkers hadden een baangarantie. In het regelende segment van het personeelsbestand is de grootste bezuiniging gevonden; efficiënter werken moet de rest doen. “We gaan meer naar resultaten werken”, zegt Reus.
Lessen
Vanuit de nieuwe klantcontactcentra moet dit jaar zaakgericht worden gewerkt. Ook hier zullen de Bijzondere Ondernemingsraad en de klankbordgroep vanuit de drie raden bij betrokken zijn. Hoe deze groepen hebben geholpen bij het proces van onderop en welke lessen tijdens deze jaren geleerd zijn, zullen morgen op Gemeente.nu aan bod komen in het vervolg van dit tweeluik over de West-Friese fusie.
Eerder verschenen:
Geef een antwoord