‘Geheim genootschap’ over ambtelijke fusie

Ambtelijk fuseren. Efficiënter werken. Hoe gaan die gemeenten dit regelen? “Onze gemeenschappelijke vijand helpt mee.”

Transformatiejaar 2015 is voor drie West-Friese gemeenten ook het startpunt voor hun ambtelijke samenwerking, was gisteren op deze website te lezen in het eerste deel van dit tweeluik over de SED Organisatie.

In het gemeentehuis aan het Raadhuisplein van Hoogkarspel is gesproken met burgemeester Rob van der Riet van Drechterland, gemeentesecretaris Robert Reus van Enkhuizen en projectleider Hugo van Driel van de ambtelijke fusie in West-Friesland. Opvallend aan het proces naar de fusie toe is de benadering van onderop en de inzet om het eigen karakter van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland te behouden.

En ict-perikelen. Dat ook, ja.

“Die gemeenschappelijke vijand van haperende automatisering heeft ons eigenlijk wel geholpen bij de culturele kant van het verhaal”, zegt Reus, ook algemeen directeur van de SED.

Vanaf begin wordt de automatisering vanuit Gemeenschappelijke Regeling SSC DeSom geregeld. Verder is het ambtenarenapparaat dan wel een geheel, de huisstijl van de verschillende gemeenten blijft zoals die was. “Uiteindelijk is het mensenwerk”, zegt Van der Riet, ook voorzitter van het dagelijks bestuur van de SED.

Een briefje in de gang van het gemeentehuis geeft een knipoog naar het werk in uitvoering. “Wat als alles echt zou werken?” staat te lezen.

Wat wel?

In West-Friesland is ervoor gekozen om de medewerkers sterk te betrekken bij het fusieproces. Vanuit 10 verschillende werkgroepen krijgt de SED vorm met Van Driel aan het roer, al voor en na het verschijnen van een bedrijfsplan voor de samenwerking in 2013.

Projectleden mogen bepaalde stukken vaak onder embargo lezen. De Bijzondere Ondernemingsraad zit bovenop de arbeidsvoorwaarden. Zeker de leerplichtambtenaren geven indertijd zelf aan dat ze het werken binnen de eigen gemeentegrenzen niet logisch vinden.

“Vraag was nog wel hoe we de gemeenteraden konden betrekken bij deze ambtelijke organisatie”, zegt Van der Riet in zijn burgemeesterskamer. “Daar hebben we de klankbordgroep voor opgericht.”

Vier raadsleden van de drie verschillende gemeenten gaan structureel om tafel met de voorzitter van het algemeen bestuur (Van der Riet), de algemeen directeur van het dagelijks bestuur (Reus) en projectleider Van Driel. Ook de griffiers zijn hierbij aanwezig.

Een pragmatische kijk op de zaak helpt mee. De termijnkalender van de organisatie laat al zien dat de personele inzet vrij soepel wordt verdeeld waar hij nodig is. “Dan gaan we dus niet discussiëren over uren.” Maar is het dan allemaal koek en ei hier hoog in Noord-Holland?

Wat niet?
Naast de uitdagend te noemen automatisering moet het zaakgericht werken van drie klantcontactcentra zijn vorm nog krijgen. Een document bij een andere gemeente halen, is nog toekomstmuziek. Toch zijn de bestuurders enthousiast, wat niet betekent dat ze alles wel best vinden.

“We gaan nog evalueren, maar voor mij is het werk van kwartiermakers wel een leerpunt geweest”, zegt directeur Reus bijvoorbeeld. “Vanaf september 2014 gingen we aan de slag met nieuwe afdelingshoofden. Vier maanden later is het Uur U daar en dan zie je toch verschillen. Wat is af? Daar wil je toch meer zicht op hebben.”

Een volledig externe plaatsingscommissie begeleide de plaatsing van de medewerkers. Dat heeft dan ook veel geld en tijd gekost. Dan heb je toch weinig regie, zegt de een. Je zit achter in de bus, zegt de ander.

“Dat had anders gekund”, denkt Reus hardop. “Door te kiezen voor een onafhankelijke voorzitter met eigen mensen, bijvoorbeeld.” Doordat het zo lang duurde om medewerkers aan te stellen is de deadline “met veel hijgen” gehaald. Het goede nieuws: het werk van de commissie heeft tot slechts tot 6 bezwaren geleid, wat minder is dan 2 procent.

“Breng snel in kaart wat je met de automatisering wil doen”, is het advies van de projectleider. “Welke pakketten heb je nodig en welke vooral ook niet.” Verder is het van groot belang op het tijdspad voor de besluitvorming te letten, “om zo te voorkomen dat een zware druk op de organisatie wordt gelegd”.

Wat nu?
Burgemeester Van der Riet kreeg ooit na een raadsvergadering bericht dat er tonnen moesten worden gevonden binnen de SED Organisatie, terwijl hij in zijn eigen gemeente nog bezig was met een vergadering over dat onderwerp. “Toen werd het wel spannend, ja. Vlak voor middernacht heb ik maar even gebeld om te zien of we samen op één lijn konden komen.”

Dat is gelukt. Toch blijft het snijden in de kosten uitdagend. De ene gemeente wil in 2016 beginnen met bezuinigen; de ander wil tot 2017 wachten. De derde zegt: nog even niet.

Aan de overkant van de burgemeesterskamer wordt het nieuwe gemeentehuis in het centrum van Hoogkarspel gebouwd. Daar gaan de ambtenaren aan de slag met Het Nieuwe Werken. Er is genoeg beweging in deze hoek van het land.

Geheim genootschap
Het doel is de burgers zo weinig mogelijk te laten merken van de veranderingen, hoewel een verbetering van de gemeentelijke dienstverlening natuurlijk wel opgemerkt mag worden. Daar wordt op de achtergrond hard aan gewerkt. De loketten zijn al langer open sinds de ambtelijke fusie.

“We zijn weleens een geheim genootschap genoemd”, zegt Van der Riet. “We denken simpelweg dat onze inwoners geen boodschap hebben aan de interne gang van zaken.”