Gemeenten willen steeds meer processen aansluiten op de Berichtenbox, de persoonlijke postbus van mijn.overheid.nl. De service wordt steeds vaker ingezet rondom belastingaanslagen, ID-bewijzen of uitkeringsspecificaties. Lelystad en Noordoostpolder presenteren een aantal voorbeeldcases.
-blog- Frits de Jong
Sinds begin april is Lelystad (ruim 76.000 inwoners) een van de gemeenten die is aangesloten op de Berichtenbox. “Daardoor kunnen we nu herinneringen met betrekking tot verlopen ID-bewijzen en rijbewijzen digitaal versturen”, aldus Ton Laumen, ICT-adviseur met onder meer Digikoppeling en MijnOverheid Berichtenbox in zijn portefeuille. Voor Lelystad was er een drieledige reden om aan te sluiten. “Als NUP-bouwsteen was de Berichtenbox ‘verplicht’. Daaraan hebben we ons geconformeerd. Daarnaast past het digitaliseren van de post binnen het algemene beleid van onze gemeente. De derde reden was financieel van aard. Het digitaal versturen van post bespaart geld, waarbij de besparing tussen de 1,00 en 1,20 euro per brief is.”
Aansluiten op landelijke ontwikkelingen
Ook de gemeente Noordoostpolder (circa 46.000 inwoners) maakt er gebruik van. Hierbij gaat het om processen zoals verlopen reisdocumenten, het verzenden van belastingaanslagen, de verminderingen hierop, de herinneringen op belastingen, aanmaningen en terugboekingen. Voor de gemeente Noordoostpolder werd de keus voor aansluiten met name ingegeven door de wens om aan te haken op landelijke ontwikkelingen. “Op die manier konden we ook mooi meeliften op acties van de landelijke Belastingdienst”, zo schetst Arno Schaafsma, projectleider Informatie en Dienstverlening bij de gemeente Noordoostpolder.
Verlopen ID-bewijzen
‘Verlopen ID-bewijzen’ is een van de processen die Noordoostpolder deels laat lopen aan de hand van de Berichtenbox. Schaafsma daarover: “In onze optiek was dit proces de meest eenvoudige, eentje die buiten de backofficeapplicaties omging. Als we het hebben over verlopen ID-bewijzen, dan gaat het op jaarbasis om circa achtduizend transacties. Op dit moment schommelt de dekkingsgraad voor de Berichtenbox tussen de 10 en 12 procent.” Vanwege de relatieve eenvoudigheid werd ook in Lelystad het proces van de verlopen ID-bewijzen (en rijbewijzen) gelinkt aan de box. Ton Laumen vindt het lastig in te schatten om hoeveel transacties het exact gaat. “Met name omdat niet inzichtelijk is hoeveel burgers zich hebben aangemeld en daarbij ook nog eens hebben aangegeven dat ze mail van gemeente Lelystad willen ontvangen.”
Wel aan te geven is hoeveel brieven de gemeente Lelystad jaarlijks verstuurt in het kader van verlopen ID-bewijzen en rijbewijzen. “Dan gaat het om ongeveer 15.000 brieven per jaar. Als deze allemaal digitaal verstuurd zouden kunnen worden, dan heb je alleen voor dit proces al een groot volume te pakken en dito besparing.” Arno Schaafsma vindt dat de gemeente Noordoostpolder nog te kort is aangesloten om nu al iets te kunnen zeggen over besparingen.
Aansluitingsproces
Voordat een proces, zoals dat met de verlopen ID-bewijzen, kan worden aangesloten op, is het noodzakelijk dat er verschillende fases worden doorlopen. Die ervaring heeft ook Ton Laumen. “Zo is een Digikoppeling-implementatie noodzakelijk, een ‘universele stekkerdoos’, die je backoffice applicatie erop aansluit. Ook is het van belang dat je nagaat hoe het huidige proces van brieven generen gaat. Dit bepaalt de start van het digitaal kunnen versturen van de brieven. Een andere fase is dat je, als het de initiële aansluiting op de Berichtenbox betreft, een (pre-)productie aansluiting moet aanvragen bij Logius. Dat proces zul je moeten doorlopen, net als het aanvragen van productie en het overleggen van een testrapport. Een fase is dat ook niet digitaal te versturen brieven alsnog op papier moeten worden verstuurd. Hierover moeten afspraken met een repro en/of postcentrum worden gemaakt. Tot slot moeten burgers warm worden gemaakt om er gebruik van te gaan maken.”
Ook Arno Schaafsma kent het fenomeen fases. “Door middel van Digikoppeling moet er bijvoorbeeld verbinding worden gelegd met MijnOverheid. Verder moet bekeken worden of de processen of applicaties geschikt zijn voor ontsluiting naar de Berichtenbox. Bij negentig procent van de applicaties werken we met workarounds om aansluiting te realiseren. Dat vergt tijd. Je kan natuurlijk ook wachten op de leverancier(s), maar dan heb je geen zeggenschap over de doorloop. Je bent dan afhankelijk van wanneer de leverancier de voorziening in de applicatie realiseert. Daarnaast moet ook het proces rondom het verzenden van post worden aangepakt. Zo komt de post van mensen die niet aangesloten zijn op MijnOverheid als uitval op het netwerk te staan. Daar zal coördinatie op moeten plaatsvinden.”
Hobbels
Wat betreft het aansluiten van verschillende processen ziet Arno Schaafsma wel een aantal ‘hobbels’. “Dat heeft er ook mee te maken dat de processen binnen gemeenten vaak anders zijn ingericht. Dat maakt het voor leveranciers ook lastig om iets uniforms te bouwen. De techniek is er in feite. Het is dan aan je zelf om die techniek te vertalen naar het eigen proces. Op die weg kom je de nodige hobbels tegen.”
Ook Ton Laumen verwacht de nodige hobbels tegen te komen. “Absoluut. Zeker bij het inrichten van de gehele keten voor (pre-)productie, zal vermoedelijk niet alles in één keer goed verlopen. Er kunnen bijvoorbeeld certificaatissues ontstaan, dus is het raadzaam iemand bij de installatie bij de hand te hebben die daar verstand van heeft. Ook het bij de hand hebben van een firewallbeheerder is erg aan te raden bij de installatie en zo zijn er meer van dat soort zaken”, aldus Laumen.
Volgende stappen
In Lelystad wordt inmiddels volop nagedacht over volgende processen die kunnen worden aangesloten. “Het eerstvolgende proces dat we als gemeente Lelystad willen aansluiten, zijn de belastingen”, aldus Laumen. “In het bijzonder de WOZ-beschikkingen. Wat daarna komt is ook een beetje de zaak van de business. Zelf zou ik een voorkeur hebben voor vergunningen en vervolgens voor het sociale domein. Kortom: er ligt nog genoeg werk.” Wat betreft volgende stappen rondom de Berichtenbox is de gemeente Noordoostpolder momenteel in projectfase bezig met de uitkeringsspecificaties. Schaafsma verwacht dat ook daar “een enorm potentieel” ligt.
Over de auteur Frits de Jong schrijft (namens Onelevel) voor overheid, onderwijs, zorg, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties
Lijkt allemaal heel leuk en aardig, alleen is het zo ontzettend jammer dat je als burger verplicht wordt om de berichtenbox te lezen en te beheren en dat Logius geen mail naar je eigen mailadres stuurt, althans dat niet garandeert. Waarom zou ik regelmatig in de berichtenbox van Mijn Overheid kijken? Wat is mijn voordeel als burger? Elk bedrijf stuurt gewoon mail aan mijn mailadres. Wat heeft Logius bewogen om dat niet te garanderen?
Voor mij een reden om vooralsnog niet mee te doen: de overheid is er voor mij (het is ‘mijn overheid’, toch?) , niet ik voor de overheid. Logius geeft je als burger alleen maar plichten en geen rechten (recht op een goede dienstverlening bijvoorbeeld!)