De kwaliteit van gegevens is onlosmakelijk verbonden met de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Is er iets mis met de gegevens, dan is de kans groot dat er iets fout gaat in dit proces. “Dat is nooit in het belang van de burger”, aldus Eduard Witteveen, gegevensbeheerder bij de gemeente Súdwest-Fryslân.
Wat wordt bedoeld met kwaliteit van gegevens? Witteveen: “Consistentie, dat is de belangrijkste voorwaarde voor kwaliteit. Een simpel en herkenbaar voorbeeld: Burgerzaken is de eigenaar van de persoonsgegevens van burgers (BRP), de BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) is dat voor de gegevens over adressen. Wanneer iemand gaat verhuizen komen die twee bij elkaar. Dan is het de vraag of de adresgegevens hetzelfde zijn als op de plek waar ze beheerd worden, bij de eigenaar. Dat is punt één: zijn gegevens overal gelijk? Punt twee is de duiding van gegevens. Bijvoorbeeld, een woning staat geregistreerd als tien vierkante meter. Kan daar wel iemand wonen? Consistentie is een optelsom van de correctheid van gegevens en de juiste interpretatie daarvan.”
Praktijk telt
Dit klinkt behoorlijk theoretisch, maar voor Witteveen is het vooral de praktijk die telt. “Als je dagelijks gegevens met elkaar vergelijkt, bijvoorbeeld het adres gebruikt in de BRP, kun je snel zien of er iets is veranderd. Groeit je uitvallijst dan is dat een signaal. Als je altijd op 99 procent zit en ineens zakt dat percentage naar zeg 98 procent, dan is er iets mis. Misschien in de techniek, of misschien in het proces. Er is een school in gegevensmanagement die denkt vanuit de processen en op die manier naar gegevenskwaliteitsverbetering kijkt. Voor ons zijn juist de resultaten van de kwaliteitsvergelijkingen het startpunt. Verandert er wat in die resultaten, dan is er blijkbaar iets veranderd in het proces. Dat zoeken we uit en pakken we op. Misschien dat die kijk op de zaak het gevolg is van onze nuchtere Friese aard.”
Trend ombuigen
“We denken vanuit het resultaat”, vervolgt Witteveen. “Waar maken we de burger blij mee? Met het feit dat we onze gegevens op orde hebben en houden. Onze dienstverlening leunt immers voor een belangrijk deel op die gegevens. Waarbij ik nadrukkelijk stel dat de administratieve wereld niet belangrijker mag worden dan de echte wereld. Voor de adressen in de BRP wil je helemaal niet op honderd procent zitten. Stel, er is een huis gesloopt en de bewoner heeft daar tijdelijk een caravan geplaatst totdat zijn nieuwe huis op dezelfde locatie wordt gebouwd. Dan klopt dat niet meer met het systeem, maar is dat erg? Nee, zeggen wij. Er is pas iets aan de hand als de uitvallijst, zeg maar de foutenlijst, groter wordt; als je percentage zakt. Dat is een trend die je om moet zien te buigen. Als wij zo’n trend zien, gaan we praten met functioneel beheer en rapporteren we aan het management. De oorzaak van de trendbreuk moet achterhaald worden.”
Gegevensvergelijker
Zoals vele gemeenten maakte Súdwest-Fryslân voor het maken van de gegevensvergelijkingen gebruik van de i-Spiegel tool van KING. “Wat ik daar vooral geweldig in vond was de vergelijking met andere gemeenten. Dat is enorm motiverend, want je wilt natuurlijk niet onderaan hangen qua kwaliteit. We vonden de i-Spiegel wel wat traag en om vergelijkingen te draaien moest je de gegevens eerst exporteren in een nieuw bestandje, met als risico dat je niet met de meeste actuele gegevens aan de slag ging. Met onze functioneel beheerders en techneuten hebben we daarom zelf een gegevensvergelijker ontwikkeld die deze hindernissen wegneemt. Wel bleven we daarnaast de i-Spiegel gebruiken voor de benchmark met andere gemeenten.”
Resultaten delen
En toen kwam KING met de nieuwe versie i-Spiegel 2.0. Witteveen: “Daar is de benchmark uit verdwenen, waardoor de tool voor ons geen meerwaarde meer heeft. Jammer, want het vergelijken met andere gemeenten vinden wij heel waardevol. Je krijgt dan onder meer een beter beeld van hoeveel inspanning reëel is om in de kwaliteit van gegevens te investeren.
Wat is de minimale kwaliteitseis? Is er een gemeenschappelijk kader, is er een standaard? Wat is überhaupt goede kwaliteit? Daar willen wij graag met andere gemeenten over in gesprek. Binnen Súdwest-Fryslân gaat het goed met onze eigen gegevensvergelijker. Die resultaten wil ik delen. Daarom organiseren we op 20 december een bijeenkomst die aansluit op het project op de Pilotstarter. Voor elke gemeente is het interessant om te horen en inzicht te krijgen in waar je staat op het gebied van gegevensmanagement.”
In het kader van de Digitale Agenda 2020 is dit artikel onderdeel van een serie waarin gemeenten/organisaties vertellen over hoe zij denken over, en samen met andere gemeenten aan de slag gaan met, innoveren in dienstverlening en informatievoorziening. De Pilotstarter is het digitale platform voor het delen van en samenwerken aan ideeën om de gemeentelijke informatievoorziening te vernieuwen.
