Opinie Gun jezelf als raad goede ondersteuning

Twintig jaar geleden, begin 2002, belandde formeel de griffier in de Gemeentewet. Anno 2022 zou je verwachten dat elke gemeenteraad wel doordrongen is van het belang van een goede en optimale ondersteuning. Maar helaas, een goed bezette griffie is nog geen gemeengoed. En ook de rekenkamer slaapt nog – of wéér – in menig gemeente.

In het prille begin van 2002 kwam het veelvuldig voor dat een gemeenteraad weinig budget en menskracht inzette voor de griffie – en daarmee in feite voor zichzelf. Colleges konden er in die tijd ook wat van: een begroting indienen met een schraal budget voor de griffie bijvoorbeeld, en soms zelfs geen enkel budget voor de lokale rekenkamer. Griffie en rekenkamer werden beide verplicht voor elke gemeente, als gevolg van de Wet dualisering gemeentebestuur.

Kost alleen maar geld

De griffier werd wel gezien als een veredelde postbus en de rekenkamer bleef op veel plekken het liefst een slapend orgaan. Want: ‘Gemeenten hebben al zo weinig geld.’ En: ‘Wat stelt zo’n griffie nou voor?’ Of: ‘Die rekenkamer kóst alleen maar geld.’

Met andere woorden: we kunnen het zelf wel. Een uitspraak die nooit is weggeweest, en die nu weer lijkt op te leven.

Jammer, want anno 2022 zou je mogen verwachten dat elke gemeenteraad wel doordrongen is van het belang van een goede ondersteuning. Helaas is een goed bezette griffie nog steeds geen gemeengoed. Ook die andere nieuwe telg, de lokale rekenkamer, komt nog niet overal geweldig goed uit de verf.

Werkt zich te pletter

Dit jaar worden nieuwe gemeenteraden gekozen. Een deel van de huidige raadsleden zal niet meer op de lijst staan. Raadslid zijn is meer werk dan gedacht en valt tegen voor velen. Vooral in kleine gemeenten is de ondersteuning van de raad en daarmee een raadslid niet altijd optimaal. De onderbezette griffie werkt zich te pletter en kan lang niet alles doen wat gewild of nodig is.

Raadsleden met een iPad en vergaderapp: dat helpt zeker. Niet meer bergen mails in je mailbox. De griffie valt je niet lastig met alle post die binnenkomt maar maakt daarin een schifting door alleen de voor jou relevante zaken op de lijst van ingekomen stukken te zetten. De griffier houdt de landelijke- en regionale zaken in de gaten voor de raad. Kortom, de griffie kan een raadslid zodanig faciliteren dat de volksvertegenwoordiger zich kan concentreren op die zaken die die voor hem of haar, en daarmee voor de inwoner, van het grootste belang zijn.

Actuele informatie

We investeren in allerlei systemen. Natuurlijk, voor de raadsleden zijn de vergadersystemen een aanwinst en ze besparen de postkamer werk. Alleen, deze systemen vullen zich niet vanzelf. Het is de griffie die zorgt dat het systeem zo optimaal mogelijk benut kan worden en de meest actuele informatie beschikbaar is.

En niet voor elke gemeenteraad is het efficiënt en effectief een systeem volledig te benutten. Voor sommige zal het benutten van delen al voldoende zijn.

Efficiënt en effectief zijn dé termen waar de rekenkamer zich om bekommert. Een rekenkamer kan zichzelf dubbel en dwars terugverdienen. Maar zoals wel vaker, gaat ook hier de kost voor de baat uit.

Hetzelfde geldt voor de griffie. De werkzaamheden op de griffie zijn te vangen in een grove tweedeling.

Voor deze verdeling heb je een verdeling over mensen nodig. Een goede griffier verdient een redelijke schaal én takenpakket met nadruk op de adviserende rol. Een griffiemedewerker heeft andere kwaliteiten en een lagere schaal voor de uitvoerende taken. De hoeveelheid in te zetten uren hangt af van de gemeenteraad. Niet eens zozeer de omvang als wel de ambitie van de raad telt hierbij.

Gun jezelf ondersteuning

Mijn standaard advies voor een goede bezetting van de griffie, efficiënt en effectief, is: een griffier, een plaatsvervangend griffier, en een griffiemedewerker. Afhankelijk van de hoeveelheid werk die een raad te verstouwen krijgt, is deze formatie voltijd of parttime. De plaatsvervangende griffier kan desnoods een ambtenaar zijn. Soms is dat de enige en beste uitkomst voor een bruikbare achtervang.

Raadsleden denken soms dat zij het werk van de griffie zelf wel kunnen doen. De praktijk laat zien dat juist een goede ondersteuning raadsleden helpt hun ambitie waar te maken, en dat zaken behapbaar blijven. Gun jezelf als raad een goede ondersteuning. Dan neem je je taak pas echt serieus. Voor de uitvoering van alle wensen zijn er mensen nodig. Mensen op niveau, om de wensen echt te kunnen realiseren.

Els Boers is interim-griffier en adviseur voor lokaal bestuur. Ze schreef onder meer de gratis digitale publicatie Democratie en de griffier, 2020.