“De complexiteit van processen vereist een gezamenlijk referentiekader over definitie en gebruik van gegevens”, staat in de handreiking voor het gegevensmanagement van gemeenten.
Het gaat om de bedrijfsmatige sturing en koppeling van data. Gegevensmanagement wordt ingedeeld in vier aandachtsgebieden, schrijven de kenners van KING en de VNG:
- Het gegevenslandschap. Deze kaarten zijn te koppelen aan bestaande informatiearchitecturen en applicatielandschappen;
- Vervolgens is het de bedoeling dat gegevenscatalogi tot stand komen. Hierin worden specifieke aspecten van de uit te wisselen gegevens beschreven;
- Het gemeentebreed verbeteren van kwaliteit van de gegevens is een duidelijk toegevoegde waarde van gegevensmanagement en tevens het derde aandachtsgebied;
- De gemaakte afspraken over levering van gegevens en verbeteren van gegevens is het vierde aandachtsgebied.
Dat het geen een-tweetje is, het op orde krijgen van de informatiehuishouding, blijkt wel uit de collega’s die volgens de handreiking nodig zijn om hiervan een succes te maken. “We onderscheiden deze functies en rollen: gegevensarchitect, regisseur gegevensmanagement/informatiemanagement, bronhouder, kwaliteitscontrole, portefeuillehouder gegevensmanagement, broneigenaar, afnemer, applicatiebeheerder, distributeur en gegevensmakelaar.”
Vragen
Voor het overzicht van basis- en kernregistraties zijn de volgende vragen relevant:
- Welke gegevens zijn voor welke processen relevant?
- Wie heeft het overzicht over waar welke gegevens zich bevinden?
- Wie helpt bij het organiseren en realiseren van gegevensuitwisseling?
- Welke afspraken moeten daarvoor worden gemaakt?
- En hoe moeten die worden vastgelegd?
- Wie zorgt ervoor dat de kwaliteit van de gegevens kan worden gegarandeerd? En hoe doe je dat?
- Wat moet er gebeuren bij calamiteiten? Wie zorgt ervoor dat daarover is nagedacht?
Door het koppelen van gegevens is het organiseren van data van steeds groter belang. Denk aan het eenmalig uitvragen van gegevens, het benutten van de verschillende basisregistraties, het verbeteren van de kwaliteit van data, de uitwisseling met andere partijen, et cetera. Maar eerst, voor de zekerheid, “gegevensmanagement is niet: de uitvoering van het beheer van gegevens in specifieke bedrijfsapplicaties of centrale gegevensmagazijnen”.
NORA-architectuur
Een schema, op de negende pagina van de handreiking, toont aan dat gegevensmanagement alle lagen van de NORA-architectuur raakt. Een checklist en praktijkvoorbeelden moeten gemeenten verder helpen om dit voor elkaar te krijgen.
De handreiking is hier te vinden >>
