Innovatie gaat lastig samen met strenge aanbestedingsregels. Hoe stel je bij het inkopen de juiste vraag als je niet weet wat er op de markt is? De gemeente Tilburg bedacht een oplossing.
Als leidinggevende van de adeling Juridische Zaken van de gemeente Tilburg heeft Vincent Simjouw geregeld te maken met aanbestedingen. “De regels en procedures rond zo’n traject zijn omvangrijk en complex. Maar het probleem begint al eerder, namelijk bij de vraag: wat wil ik precies inkopen? Nieuwe technologie en trends volgen elkaar razendsnel op. Probeer dat maar eens te volgen zonder een duur en tijdrovend traject van marktconsultatie in te zetten. Meestal formuleren we de inkoopvraag daarom op basis van datgene wat we al kennen. Dat sluit innovatie voor een groot deel uit. Want hoe vind je iets als je niet eens weet dat het bestaat?”
Vraaghetdemarkt.nl
Dat moet anders kunnen, dacht Simjouw. En hij vond een partner in internetbureau Freshheads, dat al eerder tegen de muren van de aanbestedingsregels was gebotst. “Zij wilden inschrijven op de ontwikkeling van een website van de overheid. Dat kon niet, omdat zij niet aan de eis ‘minimaal twee websites voor de overheid gemaakt’ voldeden. Niet erg innovatief zo’n eis, want je doet de deur op slot voor nieuwe spelers en dus voor nieuwe ideeën.
Het was illustratief voor het vraagstuk waar ik mee zat.” Dat vraagstuk was helder: hoe brengen we de overheid en markt bij elkaar op het gebied van inkoop? Het antwoord was net zo helder. Creëer een platform waarop gemeenten advies kunnen vragen aan de markt en waarop marktpartijen zichzelf als potentiële partner kunnen profileren. Het resulteerde in Vraaghetdemarkt.nl, dat nu draait als pilot. “Je kunt de oplossing zien als een pre-marktconsultatie die richting geeft aan je vraag, waardoor je niet zo’n brede, dure marktverkenning hoeft te doen. Het is snel, transparant en simpel.”
Voor de ontwikkeling van Vraaghetdemarkt.nl is gekozen een soort stappenplan, waarbij het draait om snel valideren. “We zijn begonnen om bij ondernemers in de regio te toetsen of zij het probleem herkenden”, aldus Simjouw. “Die herkenning bleek er te zijn en ook vanuit de gemeente kwam bijval. Toen zijn we gaan bouwen. Niet meteen een compleet product met alle toeters en bellen, maar een eerste, simpele basis. Dat is getoetst bij diezelfde ondernemers en op basis van hun reacties is verder gebouwd.”
In november vorig jaar is de oplossing van de gemeente Tilburg toegevoegd aan de Pilotstarter van de VNG. Vincent Simjouw daarover: “Dat platform geeft dit initiatief een enorme boost. Het is het platform waarmee we de pilot bij alle gemeenten kunnen pluggen. Collega’s kunnen meedoen en meedenken. Daarnaast wordt de pilot geplugd in allerlei gremia die er belang bij kunnen hebben, van MKB Nederland totaan het ministerie van Economische Zaken. Daar laat ik het los met de bedoeling dat het ergens landt.”
Geen middelen, maar oplossingen
In korte tijd is het Tilburgse initiatief geland in elf gemeenten. Bijvoorbeeld in Schiedam, Haarlem en Breda. “Ik noem dat onze kopgroep. Door hun ervaringen gaan we zien of het werkt. Het eerste wat opvalt is dat het best lastig is om je vraag goed te formuleren. Mijn advies is om jezelf zo min mogelijk te beperken door je vraagstelling toe te spitsen op middelen. Dus niet: ‘ik wil de beste bureaustoel inkopen’, maar ‘ik wil de beste zitoplossing inkopen’. Wie weet wat er dan voor adviezen loskomen. Misschien zijn schommels wel een goed idee of moeten mensen helemaal niet zitten. Dat leidt tot innovatie! En het mooie is dat een gemeente aan de andere kant van het land die met diezelfde vraag zit wellicht ook geholpen is met het advies. Want iedereen kan alle vragen en oplossingen bekijken. Alles is openbaar, alles is transparant. Wanneer de pilot een succes is? Als heel Nederland aansluit.”
Geef een antwoord