• Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Contact
  • Nieuwsbrief

Gemeente.nu

Nieuws voor gemeenten

  • Bedrijfsvoering
    • Aanbestedingen
    • Belastingen
    • Big data
    • Burgerzaken
    • Communicatie
    • Digitalisering
    • Financiën
    • Ondernemersbeleid
    • Organisatie
    • Privacy
    • Vergunningen
  • Sociaal
    • Bijstand
    • Decentralisatie
    • Integratie
    • Jeugdzorg
    • Onderwijs
    • Ouderen
    • Schuldhulp
    • Sport
    • Werk
    • Wmo
  • Veiligheid
    • Boa
    • Cybersecurity
    • Evenementen
    • Handhaving
    • Ondermijning
    • Openbare orde
  • Ruimte & Milieu
    • Afval
    • Bodem
    • Bouw
    • Duurzaamheid
    • Energie
    • Infrastructuur
    • Leefomgeving
    • Omgevingswet
    • Smart city
  • Loopbaan
    • Cao
    • Integriteit
    • Leiderschap
    • Mobiliteit
    • Ontwikkeling
    • Pensioen
  • Bestuur
    • College
    • Gemeenteraad
    • NIEUW Raadsledennieuws
    • Participatie
    • Samenwerking
  • Partners
    • Wagner
    • Centric
    • Loyalis
    • OSR juridische opleidingen
    • Segment
    • Sdu VIND Handhaving
    • Sdu VIND Inkoop en Aanbesteding
  • Whitepapers

Opinie Burgers en ondernemers verdienen groter online team

22 maart 2018 door Pieter Pinxten

Hoe komt het eigenlijk dat burgers of ondernemers bij de overheid vaak geen prettige online klantcontactervaring hebben? Laten we voor het antwoord op die vraag eens een paar feiten op een rij zetten.

Het volgende gebeurt regelmatig:

  • Het is vaak lastig om direct het juiste antwoord te vinden / krijgen op je vraag.
  • Je kunt bij best veel overheden nog steeds niet op een vanzelfsprekende manier online een product of dienst aanvragen.
  • Laat staan een vlot en correct antwoord krijgen op je simpele vraag via een contactformulier, mailtje of chat.

Er zijn talloze onderzoeken die bovenstaande zaken helaas bevestigen.

Nu ik al een tijdje in deze wereld rondloop en voor meer dan honderd gemeenten heb mogen werken, dan denk ik één van de belangrijkste factoren wel te kunnen benoemen die vaak onderbelicht blijft.

Klantcontacten versus medewerkers

Stel je een middelgrote gemeente voor. Deze gemeente heeft een volgende verdeling van klantcontacten:

  • 270.000 websitebezoeken per jaar
  • 15.000 vragen via live chat / WhatsApp
  • 70.000 telefoontjes per jaar
  • 40.000 baliebezoeken per jaar

Als je puur kijkt hoeveel medewerkers werken per klantcontactkanaal voor de frontoffice, dan zie je het volgende plaatje:

  • Website/webcare – 3 medewerkers
  • Telefonie – 14 medewerkers
  • Balie – 12 medewerkers

Wat klopt hier niet?

Zoals je ziet, er werken naar verhouding nogal weinig collega’s aan het leveren van een mooie online ervaring ten opzichte van de andere kanalen.

Natuurlijk is het zo dat je voor het bieden van online klantcontact minder personen nodig hebt dan voor het leveren van diensten via de telefonie of balie. Het is niet voor niets dat veel bedrijven meer dan 90 procent van het klantcontact inmiddels via online kanalen verzorgen.

Amper tijd

Maar de verhouding tussen het aantal medewerkers van het online team ten opzichte van het aantal klantcontacten is en blijft veel te scheef. Ik heb regelmatig met mijn opdrachtgevers bij gemeenten te doen. Je hebt al weinig online collega’s en bent zo’n beetje verantwoordelijk voor alle facetten van online communicatie en dienstverlening. Er komt voor deze medewerkers van een online team vaak zoveel op ze af. Hierdoor houden zij amper tijd over om feitelijk te werken aan het realiseren van een mooie(re) online klantervaring.

[tabs]
[tab title=”Sdu VIND”]Iedere gemeente wil inwoners, ondernemers en organisaties zo goed mogelijk van dienst zijn. Met VIND beschikt iedereen binnen en buiten uw organisatie altijd en overal over de meest actuele informatie. [/tab]
[/tabs]

Nog een observatie. Het is teleurstellend dat het erop lijkt dat teams misschien wel meer inkrimpen dan uitbreiden. Zo hoorde ik recent een manager nog trots zeggen: ‘We gaan op basis van toptaken werken. Dan kunnen we veel content schrappen en hebben we minder webredactiewerk.’

Modieuze term

‘Toptaken’ is namelijk een modieuze term die niet goed wordt begrepen door 80 procent van de mensen die hem gebruiken of ermee om de oren worden geslagen. Het betekent in feite dat je op basis van de wensen van je gebruikers online informatie, producten en diensten aanbiedt. Waarbij je de meest belangrijke taken van bezoekers de meeste aandacht geeft.

De gemiddelde taken krijgen minder aandacht en de kleinere taken nóg minder. Wat je vervolgens doet, is het optimaliseren van taakprestaties op basis van data. Start hierbij met ‘toptaken’, maar optimaliseer ook je gemiddelde taken en kleinere taken. En ja, dat kost natuurlijk juist méér in plaats van minder tijd.

Het doel moet zijn dat je op basis van feiten in plaats van meningen opereert. En ik vind dat er bij gemeenten in ieder geval veel grotere online teams moeten komen. In mijn volgende blog meer hierover.

Vorige artikel
Minister grijpt niet in bij sluiten bibliotheek
Volgende artikel
Eén nerd per college zou een mooi begin zijn

Tags: gemeentewebsite, online dienstverlening Categorie: Bedrijfsvoering, Blog, Communicatie, Digitalisering, E-overheid

Lees Interacties

GERELATEERD

Toegankelijkheid

Handreiking voor nieuwe regels digitale toegankelijkheid

Het jaar van de waarheid is aangebroken voor digitale toegankelijkheid. Vanaf 23 september moeten alle gemeentelijke websites aantoonbaar te gebruiken zijn voor mensen met een beperking. Een handreiking van het ministerie van Binnenlandse Zaken legt uit wat hiervoor nodig is. De wettelijke verplichting die op gemeenten afkomt, geldt ook voor sites waarbij de lokale overheid... lees verder

Digitale toegankelijkheid is ondermaats

Websites en apps van Nederlandse gemeenten zijn vaak onduidelijk en slecht bereikbaar. Van alle 355 gemeentewebsites voldoet minder dan een kwart (23 procent) van de homepagina’s aan de vastgestelde toegankelijkheidsrichtlijnen. Gemeenten in Friesland en Limburg zijn het minst toegankelijk, de sites van gemeenten in Drenthe, Flevoland en Zeeland scoren het best, meldt bureau Stuurlui dat... lees verder

Opinie Vijf cruciale rollen voor een online dreamteam

Eerder schreef ik over de problemen van een te klein online team. Nu ga ik je vertellen hoe gemeenten succesvolle online dienstverlening kunnen organiseren, met vijf cruciale rollen. Er zijn veel gemeenten die worstelen met het realiseren van goede online dienstverlening en communicatie, schreef ik mijn vorige blogs (deel 1 en deel 2). Maar weinig... lees verder

Reacties

  1. Ton Tol zegt

    11 juni 2018 op 23:28

    Ha Pieter, goed initiatief.

    Ik woon naast een horeca bedrijf welk extreem expandeert, met veel overlast voor mij.
    Ik zie in de krant staan dat de gemeente vergunning heeft verleend voor festiviteiten daar
    welke pál naast mijn huis gaan afspelen. Ik maak bezwaar bij de gemeente.
    Krijg een ontvangstbevestiging en een uitnodiging om e.e.a. te bespreken op t gemeentehuis.
    Festiviteiten zijn vergund voor 13 juli, 20 juli, 27 juli, en nog veel meer data.
    Ik word uitgenodigd voor bespreking/gesprek hierover; bezwaar toelichten dus, op 30 juli !!!
    Over mosterd na de maaltijd gesproken !!

    Beantwoorden
  2. Wim van der gugten zegt

    1 april 2018 op 22:02

    Beste pieter , heel goed om eens aandacht aan te besteden wat er allemaal
    Misgaat in de communicatie tussen ambtenarij en bedrijfsleven .
    Af en toe krijg ik het gevoel dat er bij sommige ambtenaren een aangeboren haat is
    tegen ondernemers . Waar door er zoveel als mogelijk schade aan de ondernemer toegebracht dient te worden . Dat is niet goed voor de communicatie .

    Beantwoorden
    • Pieter Pinxten zegt

      3 april 2018 op 21:50

      Hoi Wim,

      In mijn blog bedoel ik niet zozeer de relatie tussen ondernemer en de overheid als opdrachtgever. Ik bedoel de overheid als dienstverlener. Ondernemers moeten ook online geholpen goed worden. Als je het hebt over opdrachten en de werkwijze van een tool als ctm solutions en aanbestedingsprocedures dan is dat een ander topic wat mij betreft. Al zou daar misschien ook wel meer aandacht naar mogen hoe dat beter kan 🙂

      Beantwoorden
  3. Andre Plat zegt

    26 maart 2018 op 21:10

    Toptaken lijkt mij prima. Nieuw werk start en inzet ambtenaren gaat te traag. Net als terugnemen van capaciteit als niet meer nodig.

    Beantwoorden
    • Barbara zegt

      27 maart 2018 op 12:52

      Beste Pieter,

      Hear, hear! Kom maar op met die volgende blog!

      Beantwoorden
      • Pieter Pinxten zegt

        3 april 2018 op 21:47

        Hoi Barbara, die komt er maandelijks aan!

        Beantwoorden

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Primaire Sidebar

TOPVACATURES

Docent Burgerzaken (gegevens & privacy) – Segment

Teammanager Administratie – Gemeente Den Haag

Assistent rioolbeheerder – Gemeente Gouda

Uw Topvacature op Gemeente.nu

Meer vacatures

LAATSTE ARTIKELEN

Rotterdam loopt voorop met digitale balie

14 januari 2021

Zonnepanelen op bedrijfspanden mogelijk lokaal verplicht

14 januari 2021

‘Financiële situatie gemeenten onhoudbaar’

14 januari 2021

Mogelijk pas in voorjaar duidelijkheid over datum Omgevingswet

14 januari 2021

Nieuwe scan voor impact Brexit

13 januari 2021

Footer

Snel naar

  • Aanbestedingen
  • Big data
  • Financiën
  • Handhaving
  • Integriteit
  • Leefomgeving

Meer Gemeente.nu

  • Nieuwsbrief
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Events

Help

  • Adverteren
  • Contact
  • Spelregels

Powered by Sdu

SDU

 

Het laatste nieuws van Gemeente.nu in je mail?

Meld je aan voor de algemene nieuwsbrief of een van de themanieuwsbrieven van Gemeente.nu.

Aanmelden

×