Er is een antwoord te geven op de vraag wanneer contractmanagement rendabel is.
Wat is normaal en wat abnormaal? Normen zijn cultureel bepaald. Is een boer laten onbehoorlijk of is het juist een teken dat het eten lekker is? Dat hangt af van het land waar je bent. En van de context: bij een studentenvereniging ‘klinkt’ een boer anders dan in het Concertgebouw. In het algemeen geldt echter wel dat boeren laten in Nederland ongepast is. Als je twijfelt, kun je je prima vasthouden aan deze norm. Ook al zijn nuances mogelijk.
Ik geef toe, het is een bijzondere brug: van boeren naar contractmanagement. Toch maak ik hem. Er zijn in de laatste jaren legio onderzoeken uitgevoerd naar de nut en noodzaak van contractmanagement. Allemaal tonen ze aan dat de business case positief is. De baten-kant van de casus wordt meestal in geld uitgedrukt (want dat is makkelijk en eenduidig te duiden) en in de softere termen van rechtmatigheid, kwaliteit en innovatie. Afhankelijk van de type organisatie (en organisatiecultuur), wordt de business case gestalte gegeven.
Kosten contractmanagement
De kosten-kant is wat eenduidiger: contractmanagement kost geld (onder andere voor systemen, mensen, processen en scholing). Per organisatie zet de inkoper (of wie het dan ook doet) de te verwachten baten af tegen het bijbehorende kostenplaatje. Die vergelijking is nodig om van de directie een akkoord te krijgen op de investeringskosten. De kost gaat in dit geval altijd voor de baat uit. En op dat punt wordt het nog wel eens lastig. De kosten zijn zeker, de baten onzeker. In ‘vaktermen’ ook wel het kip-en-het-ei dilemma genoemd. Want hoeveel moet je als organisatie investeren in contractmanagement als de opbrengsten onzeker zijn?
Is daar een norm voor?
Samen met Niels Alting (student aan de Haagse Hogeschool) ben ik op zoek gegaan naar een norm waaraan je je kunt vasthouden. Waarmee je kunt bepalen hoe groot een verantwoorde investering in contractmanagement mag zijn. Wetende dat dit heel genuanceerd ligt en dat er veel afhankelijkheden zijn die het antwoord beïnvloeden. We beperkten ons in ons onderzoek tot de publieke sector, waarin we bestaande literatuur bestudeerden, honderdvijftig enquêtes verzamelden en vijftien interviews afnamen. Op basis daarvan bepaalden we de volgende vuistregel: één FTE contractmanager op honderdtwintig beheerde contracten. Neem deze norm als uitgangspunt en zoek van daaruit eventueel de nuance op.
Onderzoek
Begin juni publiceren we het onderzoeksrapport. Hierin beschrijven we de factoren die van invloed zijn (positief en negatief) op deze algemene contractmanagementnorm. Omdat er, net als bij boeren, op zo’n generieke norm altijd nuances aan te geven zijn.
Geef een reactie