Mooi nieuws: Het Nieuwe Werken zou ruim 20 procent van kosten van ondersteuning kunnen besparen. Te mooi om waar te zijn?
“Nee”, stelt Ton Monasso van onderzoeksbureau Zenc. “Toch is dit wel de ideale situatie. Het gaat om een greenfields-berekening. Dan moet je alle maatregelen nemen en dat goed doen. In dat geval is die kostenbesparing op termijn te halen.” Monasso legt uit dat gemeenten ook bepaalde keuzen kunnen maken, een mindere besparing te realiseren, maar op die manier wel stappen te zetten naar een soort eindmodel van Het Nieuwe Werken (HNW).
Top 3
Goed. Een top drie van eenvoudig door te voeren maatregelen? Het eerste advies: koop smartphones en laat meer medewerkers zelf hun afspraken maken. Volgens de berekening van Monasso kan een voltijd werkende secretaresse zich dan inzetten voor niet 15 maar 25 medewerkers. “Dat scheelt natuurlijk veel geld.”
Het tweede advies: wacht een jaartje langer als je van plan bent laptops aan te schaffen. Bij veel gemeenten is het vaste prik om de computers na een bepaald aantal jaren te vervangen. HNW vraagt om laptops, die je ook thuis kunt gebruiken. Nog niet in staat die laptops te kopen? Laat die pc’s dan nog even draaien. “Besluit vandaag wat je morgen wil doen”, verklaart Monasso die praktische keuze.
De laatste, niet moeilijk te realiseren, besparing komt voort uit het scannen van de post. Dat scheelt veel intern geschuif met paperassen en het is ook beter voor het milieu. Door zo veel mogelijk papierloos te werken, kunnen heel wat printers de deur uit. Uiteindelijk moet iedere medewerker genoeg hebben aan een meter kastruimte.
Weerstand
Die meter kastruimte is een voorbeeld van veranderingen die weerstand kunnen oproepen. Toch is het vaak een kwestie van tijd om te wennen. “Ook bij ons op het kantoor hebben we dit ingevoerd. En ja, ook ik moest wennen toen een kastje van mij werd meegenomen.” Ervaringen met het invoeren van de andere werkwijze leert er bestuurlijk en onder de hoge ambtenarij grote interesse bestaat voor de maatregelen.
In de gemeente Utrecht wordt Het Nieuwe Werken geïntroduceerd. Vooral door nieuwbouw van de gemeentelijke werkplek is het mogelijk veel praktische kwesties op te lossen, waarmee de bezuiniging op de kosten van ondersteuning met ruim 20 procent uiteraard nog niet is bewezen. In de private sector heeft HNW wel een vlucht genomen. De maximale besparing kan vooralsnog niet in de boeken, maar het scheelt wel een hoop kosten.
Outputsturing wordt dan wel het adagium van de “nieuwe manager”
Door HNW komen de technische, financieel-economische en sociale component van een organisatie bij elkaar. Bij het nadenken over HNW zijn een aantal dingen van belang:
– het is geen project, de organisatie gaat een traject in van continue verandering en verbetering,
– HNW is een middel, geen doel,
– voor iedere organisatie is het ideaalplaatje anders. One size fits nobody!
Vanuit organisatiedoelen gedacht, met mensen en middelen aan een betere organisatie werken! Dat is waar HNW voor ingezet kan worden, ??n van de drie otntwikkelen is verspilling. Integraliteit is de sleutel!
Arjan Verhoeven is adviseur bij Berenschot
zie voor interessante artikelen http://www.berenschot.nl/hetnieuwewerken
Een hele mooie besparing is ook: Stoppen met klokken. Scheelt al snel ??n FTE aan het nakijken ervan. Reken mensen af op hun functioneren, niet op het aantal uren die ze aanwezig zijn.
Zijn tevreden medewerkers (hogere productiviteit & lager ziekteverzuim) niet een hele mooie besparing? Misschien niet direct in geld uit te drukken… maar denk niet alleen aan ICT en andere technische hulpmiddelen!